Less is more – nyckeln till André Sandbergs kvalitet

– McGyver är jättebra. Vi behöver Macgyvers som släcker bränder och löser problem. Men vi kan inte bara ha MacGyvers, för då blir förhållningssättet för reaktivt och samma problem kommer att återkomma, förklarar han.

Å andra sidan vill man inte heller få sådan slagsida åt struktur att det börjar luta åt byråkrati. Ibland behöver man snabb och improviserad problemlösning på plats. Som kvalitetschef strävar André Sandberg mot en balanserad mittpunkt, med plats för både struktur och improvisation. Hans jobb handlar om att skapa grundläggande strukturer som bildar en tydlig bas eller ram, men med utrymme för medarbetarnas egna initiativ. Att inte ”låsa fast” kvalitetsarbetet i alltför detaljerade strukturer har också fördelen att kvalitetssystemen blir mer skalbara och enklare att anpassa till en växande verksamhet.

Playbook ger stöd

För verksamheten växer, den saken är klar. OX2 är ett svenskt företag som utvecklar och säljer vind- och solkraftsparker, ett hett område som breder ut sig. Bolaget är ungt och grundades 2004. Men de senaste tio åren har det expanderat och är i dag verksamt i tio europeiska länder inklusive Sverige, plus Åland som är en självständig region i Finland.

Bolaget både utvecklar, bygger och förvaltar parkerna, och varje gång man går in på ett nytt lands marknad har man nytta av processerna och strukturerna som André Sandberg har tagit fram. Eller ”Playbook”, som han kallar det.

– Vi kallar det för Playbook, inte rulebook, av en tydlig anledning, och det är för att Playbook ger oss tydlighet och beskriver: så här jobbar vi, det här är vår kultur och de här processerna och strukturerna stöttar oss i vårt arbete, förklarar han. Om du behöver vara lite MacGyver i problemlösningen ibland så absolut, det kommer också att behövas, men här hittar du de rutiner och processer som ska stötta dig i ditt arbete och göra det mer effektivt och kvalitetssäkrat.

– Det ger tydlighet, förutsägbarhet och kvalitetssäkring för alla medarbetare, kunder och ägare.

Less is more-metoden

Ytterligare en fördel med att inte ha alltför detaljerade processbeskrivningar från början är också att medarbetarengagemanget ökar, menar han. När människor får tänka och bidra själva så vill de också tänka och bidra själva. Han talar om principen ”less is more” som en stor del av framgången med kvalitetsarbetet.

– Framgångsrikt blir det när man i dialog med andra mappar upp processen med utgångspunkt i det som är användbart. Vad är det vi vill åstadkomma? Vad är nyttan med den här processen? Vilka är våra utmaningar? Låt oss förtydliga det och ställa det mot vad som ska levereras till kund i slutändan, menar André Sandberg.

Med den metoden har man lagt sig på en nivå som är enkel för alla att ta till sig. På den nivån är nyttan tydlig men där finns också utrymme att kontinuerligt lägga till saker man ser behövs och bygga på under resans gång, förklarar han.

– För har jag lärt mig något under min kvalitetsresa så är det att om man försöker mappa upp och göra allt superdetaljerat från start så tappar man folk. Det blir för mycket information, och hälften av informationen kanske inte ens är intressant för användaren eller ens korrekt.

I harmoni med kulturen

För mycket och för komplicerat – det är ett vanligt misstag som många företag har begått genom åren, menar André Sandberg. I sin strävan att förklara allt i detalj med invecklade processer så har många företag gått fel i sin tro att det är vad som menas med struktur och det som krävs för att blir ISO-certifierade. Men värdet och nyttan har glömts bort någonstans på vägen. I slutändan ger det ingen nytta för företaget och det är ingen som följer processerna.

– Men börjar man med ’less is more’ och fokuserar på att beskriva utmaningarna, vad som är viktigt, användbart, effektiviserar och ger nytta, så kommer medarbetarna sedan själva med kontinuerliga förbättringar kring kvalitetsarbetet och processerna. Då blir det framgångsrikt och ger värde. Kvalitetsarbetet måste vara i harmoni med människorna och kulturen helt enkelt, understryker han.

Hans egen kvalitetsresa startade med studierna på Luleå tekniska universitet. Han växte upp i Kalix och när det var dags att plugga vidare sökte han sig till utbildningen som civilingenjör med inriktning mot industriell ekonomi. Direkt efter studietiden började han på Skanska Industrial Solutions där han fick sätta sina kunskaper i arbete.

Från Kalix

– Jag arbetade med olika projekt gällande strukturer, ledningssystem, ordning och reda, processer och tydlighet. Vi byggde upp arbetssätt för interna revisioner och tog fram grunden till ledningssystemet på Skanska Industrial Solutions, berättar han.

Dessutom jobbade han med att säkerställa tydlighet och utveckling i det viktiga projektverktyg som användes.

Därefter flyttade han vidare till Skanska Sverige och fick ansvar för ledningssystemet för hela Skanska inklusive Industrial solutions och andra dotterbolag.

– Det var en jättelärorik erfarenhet där jag fick se alla olika delar inom Skanska i Sverige.

Han arbetade mycket kring digitalisering och hur man kan använda digital teknik för att göra arbetssätten enklare, tydligare och mer lättillgängliga på till exempel en byggarbetsplats.

– I stället för att behöva springa in i en byggbod och sitta där vid datorn, så fokuserade vi mycket på hur vi kunde underlätta för projekten, genom att arbeta med smarta digitala verktyg som man kommer åt ute på bygget via en platta eller en mobil. Vi kikade också en del på AI-lösningar som stöd i beslutsfattande och planering. Det handlade mycket om att ta fram olika lösningar som är enkla och effektiva för att stötta verksamheten helt enkelt, säger han.

Nytt ledningssytem på ett år

Efter åtta år på Skanska blev André Sandberg kvalitetschef för Sodexo Norden. En helt annan bransch och med ansvar för verksamheter i olika länder, på olika språk. Men ganska snabbt insåg han att utmaningarna för hans yrkesroll var ungefär desamma, oavsett företag, bransch eller land.

Vad som däremot var nytt när han kom till OX2 från Sodexo var att komma till ett ungt och expansivt bolag. Skanska och Sodexo var redan mogna koncerner med kvalitetssystemen på plats i någon form. André Sandberg beskriver uppdraget på dessa företag som att ”vrida på en oljetanker”, att justera inställningarna för att skapa förbättringar i ett redan etablerat system.

På OX2, som kvalitetschef för hela bolaget, var han med om att ta fram ett helt nytt ledningssystem som implementerades under hans första år på företaget. En springande start i ett företag som växer, anställer nytt folk och bygger upp verksamheter i nya länder. Hans uppgift blev att införa nya proaktiva och skalbara processer och arbetssätt som inte vilar på MacGyver-typer som släcker bränder. Med skalbara processer menas att de enkelt går att ”jacka in” i nya länder och teknologier, utan att man ska behöva uppfinna hjulet på nytt varje gång.

Verksamhet i flera faser

En komplicerande aspekt av verksamheten är att man arbetar med flera olika stadier av att skapa och driva en sol- eller vindkraftpark. I utvecklingsfasen jobbar man med att hitta lämpliga platser för parkerna – för en vindkraftpark behöver man till exempel en plats där det blåser mycket – och samtidigt väga in biologisk mångfald, tillstånd och många andra aspekter. Tillstånd ska sökas samtidigt som regelverk och byråkrati skiljer sig mellan olika länder.

– I nästa fas kan man enkelt uttrycka det som att projektet ska paketeras och säljas till finansiella köpare. Ofta är dessa pensionsfonder och andra stora institutioner, berättar André Sandberg.

I fas nummer tre ska parken byggas, där OX2 oftast är projektledare för olika underentreprenörer. Och den fjärde fasen handlar om förvaltning. Är ägaren till exempel en pensionsfond vill de sannolikt inte själva driva vind- eller solkraftparken, så OX2 tillhandahåller även denna tjänst.

Med andra ord är det en växande verksamhet som omfattar flera olika teknologiska produkter i olika länder och kulturer, i ett entreprenöriellt företag som helt nyligt var tillräckligt litet för att beslut och planering kunde ske genom mer informella samtal, och där fokus låg på affären och att ta hand om personalen. I projekten visste man vad som krävdes, och ekonomiavdelningen hade sina egna processer.

Vågen tippar över vid 150

Men med en växande verksamhet kom insikten att existerande processer behövde utvecklas och helt nya skapas, och att ett effektivt ledningssystem behövde komma på plats.

– Jag kom in i rätt tid, menar André Sandberg. Bolaget hade passerat en magisk gräns i fråga om antal medarbetare. Vi var inte längre en by eller stam där alla kan prata med varandra i korridorerna, utan vi hade vuxit till en stad.

Han förklarar att den magiska siffran ligger kring 150 anställda.

– Då tippar det över, man pratar inte med varandra i korridoren utan måste sprida informationen på annat sätt, förklarar han. Det fanns ett sug i verksamheten när jag kom in, det var en gräsrotsrörelse, där hela verksamheten hade ett behov och det underlättade mitt arbete. De flesta insåg nyttan med vad jag ville göra och ville delta i arbetet.

Prioritera rätt

En skillnad mellan en oljetanker som Skanska eller Sodexo och ett ungt och expansivt företag som OX2 är att det blir ännu viktigare att prioritera rätt, menar André Sandberg. Det handlar inte bara om att justera och skapa förbättringar i befintliga system, utan att avgöra vad som är de viktigaste behoven just nu. Vad gör störst nytta långsiktigt, och hur ska de tillgodoses i linje med verksamhetens mål och strategier?

– Man kanske börjar med de mest lågt hängande frukterna, men försöker se det utifrån vilka behov och strategier som finns så att vi inte utvecklar något som går på tvärs med strategin, säger André Sandberg.

Han beskriver ett pussel där man tittar på vad som kan bidra till något annat, eller hur en process ska kunna växa och anpassas för skillnader som finns mellan olika länder och marknader, så att man inte måste göra om processen för ett nytt sammanhang. Ibland kan det vara så enkelt som att inte satsa på en process som drar åt fel håll.

– Säg att vi vill ta fram ett IT-stöd för att arbeta med risker i aggregerbara system i stället för i Excelfiler. Jättebra och viktigt – men om vår strategi samtidigt är att leveranserna ska växa till vissa platåer av megawatt, så är det kanske skalbara verktyg för rekrytering och onboarding som är viktigast, inte huruvida vi använder Excelfiler, förklarar André Sandberg.

– Det gäller att hålla tungan rätt i munnen, så att processerna vi utvecklar går hand i hand med hur verksamheten vill växa.

Få med sig medarbetarna

Därutöver är det viktigaste att få med sig medarbetarna på tåget. Utan engagemang, inget fungerande kvalitetsarbete. André Sandberg poängterar också vikten av att vara ödmjuk och respektfull i möten med andra. Det är i det gemensamma arbetet, samarbetet, som både individen och ett bolag får den största nyttan.

– Det viktigt att komma ihåg att vi är alla olika, har olika erfarenheter och bakgrunder, och kanske till och med har varit med om något den senaste tiden, understryker André Sandberg.

– Allt detta påverkar interaktioner. Och då är det viktigt att man är respektfull och positiv i bemötandet och inte för snabb med att tolka det som sägs på ett negativt sätt, även om det kan låta så. Håller man detta i minnet kan man få till fantastisk förändring tillsammans.