Offentlig sektor jobbar fortfarande med manuella data – här är konsekvenser och lösningar

– Skillnaden mellan ambitionen och den verkliga digitaliseringsnivån är generellt rätt stor i den svenska offentliga sektorn om man ser till svaren till vår studie, säger Annika Buckley, försäljningschef inom offentlig sektor på Unit4, och fortsätter:

– Det finns ofta otroligt många backofficesystem på varje myndighet som ska kunna ”prata” med varandra, så att modernisera allt och automatisera tar tid.

Hon menar däremot att Sverige inte nödvändigtvis är långsammare än andra länder men att vi är försiktigare.

– Jag tror att vi gör saker mer noggrant och då tar det längre tid. Vi ligger långt fram i säkerhet och kvalitet, så det kanske är bättre att det tar lite tid.

I Sveriges digitaliseringsstrategi för 2025-2030 står det bland annat att:

 ”Den offentliga förvaltningen ska använda data för att driva innovation, förbättra samhällsnyttan, effektivisera sin verksamhet, stödja datadrivet beslutsfattande och stärka samverkan.”

Är vi på rätt spår för att uppnå målen i strategin?
– Ja det tycker jag. Samtidigt är den en stor procent som svarat att deras data inte är kompatibel med deras backoffice till exempel. Så det finns nog en begränsad möjlighet att nå målen till och med 2030 som det ser ut nu då det krävs en omstrukturering av datalandskapet med gemensamma plattformar och integrerade system.

Är datahantering en prioriterad fråga i din erfarenhet?
– Alla har en digitaliseringsstrategi och de flesta pratar om det här. Å andra sidan är det kanske omkring 30 procent som brukar säga att de faktiskt genomfört eller påbörjat det här arbetet.

Konsekvenserna av manuell datahantering

När data knappas in för hand eller behöver handpåläggning i överföringen mellan system blir ledtiderna längre och risken för fel ökar. Det gör det också svårt att ta fram realtidsdata och kan leda till en sämre analys och förståelse inom verksamheten.

– Det finns även en risk för att data hamnar i silos ifall alla system pratar olika språk och att det dessutom blir svårt att få en helhetsbild av verksamheten. Och i med att arbetet är så tidskrävande blir också medborgarservicen långsammare i förlängningen.

Lösningen

Hur ska vi då lösa det här och på bästa sätt föra in framtiden in i backoffice-systemen? Annika Buckley menar att lösningen kan finnas i att dra ner på ambitionen.

– Det är lätt att vilja ta ett helhetsgrepp och genomföra väldigt stora förändringar samtidigt. Det är däremot bättre att successivt genomföra småskaliga parallella projekt i flera etapper i mindre grupper. Men det kräver naturligtvis att det finns tid och möjlighet för verksamheten att ta sig an arbetet.

På vilken nivå i den offentliga sektorn behöver man ta krafttag, lokalt eller högre upp?
– Jag tror att det handlar om ett arbete som behöver ske mellan verksamheten och leverantören. I organisationerna behövs också bra förändringsledning och utbildning.