8 strategier för effektivare möten

Hur omvandlar du möten från trista plikter till högpresterande samtal? Det krävs små, medvetna förändringar för det. Här följer åtta insikter från MIT SMR:s experter för dig som vill skapa bättre beslut, mer meningsfulla diskussioner och färre men bättre möten.

1. Avfärda multitasking

Jim Detert beskriver i sin artikel ”Are You Being a Nice Jerk?” hur viktigt det är att skapa en teknikfri miljö där deltagarnas fulla uppmärksamhet är avgörande. Han rekommenderar att:

Alla enheter ska stängas av, eller tillåtas endast för specifika ändamål som anteckningar eller när någon ombeds att söka upp något.

Ledaren bör vara beredd att ifrågasätta personer som bryter mot reglerna, eftersom multitasking ofta sker under förevändning att det handlar om att ”ta anteckningar.”

I digitala möten, där det är svårare att kontrollera användning av enheter, kan detta innebära att offentligt ifrågasätta deltagare (”Är du fokuserad på något annat just nu?”) eller ta upp det privat efteråt.

2. Koreografera mötet – improvisera inte

Phillip G. Clampitt beskriver i sin artikel ”Hard Truths About the Meeting After the Meeting” hur ledare kan påverka mötets dynamik genom att tänka igenom sex kritiska faktorer: varför, vem, vad, när, var och hur. Han framhåller att ledare ofta misslyckas med att tillräckligt noggrant överväga frågorna vem, varför och hur.

3. Utse en kritisk granskare

I artikeln ”Why Meetings Need a Constructive Devil’s Advocate” argumenterar Chidiebere Ogbonnaya, Benjamin Laker, Jintao Lu och Kalu A. Nduka för att införa en kritisk granskare i möten. En sådan roll förbättrar dynamiken och ger mer genomtänkta och djupgående diskussioner genom att utmana antaganden, ställa djupgående frågor och säkerställa att alla perspektiv utforskas innan beslut fattas.

4. Förstå verkligheten kring sidokonversationer i digitala möten

Adam J. Copeland diskuterar i artikeln ”Side Chats During Online Meetings: A Minefield for Leaders” hur sidokonversationer kan fungera som en kanal för att testa perspektiv utan att störa mötets flöde. Men om dessa kommentarer aldrig lyfts i huvudmötet kan det leda till negativa subkulturer och frustration bland deltagarna.

5. Ta upp det ingen vågar säga

Enligt Alexander Loudon i artikeln ”Four Ways to Energize Your Dull Team Meetings” är det viktigt för ledare att skapa utrymme för att diskutera svåra ämnen utan att deltagarna känner sig obekväma eller rädda för konflikter. Loudon föreslår att man exempelvis använder symboler som en rosa elefant på mötesbordet för att tydligt signalera när någon vill ta upp något obekvämt.

6. Ställ frågor som uppmuntrar till åsikter

Celia Moore och Kate Coombs påpekar i artikeln ”Five Ways Leaders Can Get People to Speak Up” att generella frågor som

7. Uppmuntra debatt

I artikeln ”Five Tips on Avoiding ‘Terminal Niceness’” förklarar Jim Whitehurst hur han som vd för Red Hat aktivt modellerade öppen diskussion genom att ibland argumentera emot sin egen åsikt. Detta visade teamet att kritik och ifrågasättande var både välkommet och önskvärt.

8. Inför mötesfria dagar

Enligt Benja i artikeln ”The Surprising Impact of Meeting-Free Days” ökade samarbete med 55 procent och minskade stressnivåerna med 57 procent när antalet möten minskades med 60 procent, motsvarande tre dagar per vecka.