Så använder Microsoft Adkar för att driva förändring i praktiken

– Först när vi började fokusera på den mänskliga sidan av förändring, såg vi verklig effekt.

Han delar ett exempel: efter ett tre dagar långt adoptionsprogram ökade användningen med över 450 procent. Det var startskottet för att skala upp förändringsledningsförmågan inom hela Microsoft.

Valde Adkar

Microsoft använder Prosci-metodiken som grund. Adkar-modellen är central i allt förändringsarbete inom företaget. Modellen används för att förstå var människor befinner sig i sin förändringsresa – och vad som behövs för att ta nästa steg.

– Det handlar inte om att följa en sekvens slaviskt, säger Steve Green. Det handlar om att veta vad vi vill uppnå, identifiera var det finns hinder – till exempel Desire eller Ability – och agera där det behövs.

Prosci-metodiken ger en strukturerad och flexibel ram för att hantera den mänskliga sidan av förändring. Adkar-modellen har fem tydliga byggstenar – Awareness, Desire, Knowledge, Ability och Reinforcement – som gör det möjligt att arbeta systematiskt med både motivation och beteendeförändring.

– Det är ett språk som alla kan förstå, säger Steve Green. Oavsett om du jobbar i IT, HR eller försäljning kan du använda Adkar för att se var människor står och vad de behöver för att komma vidare.

Certifierar instruktörer

För att göra modellen levande har Microsoft certifierat interna instruktörer, som utbildar medarbetare världen över. Både vanliga klassrumsutbildningar och e-learning används – och man utgår alltid från konkreta projekt.

I början riktades utbildningsinsatsen till cirka 600 personer. Men intresset växte snabbt, både internt och externt. Idag har över 50 000 personer inom Microsoft tagit del av förändringsledningsprogram baserade på Prosci.

Genom att kombinera utbildning och datadriven uppföljning kan Microsoft idag följa hur förändringar faktiskt landar i organisationen. Enkäter, feedback och användningsdata används för att se var insatser fungerar – och var de behöver förstärkas.

– Vi får en 80-procentig svarsfrekvens på våra förändringsprogram. Det visar att människor vill bidra och utvecklas, säger Steve Green.

Samtidigt har ett internt nätverk hos Microsoft byggts upp för att stötta förändring i praktiken. Det handlar om att skapa ett community med utrymme för reflektion, erfarenhetsutbyte och gemensam problemlösning.

Där stärks också den kultur som Microsoft kallar “learn-it-all”. Adkar blir därmed inte bara en modell, utan ett gemensamt tankesätt för kontinuerligt lärande och förbättring.

– Det räcker inte med process. Vi måste humanisera förändringsresan och se till att våra människor får tid och utrymme att lära, utmana och växa, säger Steve Green.

När AI blivit en reell del av vardagen de senaste åren har tempot ökat. Då blev Prosci-metodiken och Adkar-modellen än viktigare. Verktygen gav struktur och språk åt en väldigt snabbt föränderlig miljö.

– AI är en assistent, inte en ersättare. Det kan hjälpa oss att snabba upp arbetet, men förändring handlar fortfarande om människor. Det kräver sponsring, dialog och lokal kontext.

Tre lärdomar för alla som leder förändring

1. Börja med vad du vill uppnå. Att tekniken fungerar räcker inte – mät vad användning och nytta faktiskt innebär.
2. Bygg intern förmåga. Skapa gemensamt språk, utbilda brett och stötta chefer i vardagen.
3. Mät rätt saker. Använd data för att förstå var människor fastnar och vad som krävs för att ta nästa steg.