Kvalitetsjägaren som träffar mitt i prick: ”Viktigt att kunna se sig i spegeln”

Omgiven av Mälaren smälter EOQ:s generalsekreterare in med en blå kostym. Han har gjort ett tillfälligt nedslag i Stockholm och ska snart i väg till sin sons nya lägenhet. Innan det träffar han Kvalitetsmagasinet i bistron på Fotografiska muséet.

Gustavsson delar sin tid mellan hemmet i Malmö, EOQ:s kontor i Bryssel och vart än arbetet kräver hans närvaro. Men snart kommer han landa en något lugnare tillvaro – i alla fall ett tag.

– Jag lämnar rollen som generalsekreterare på EOQ för att gå in på heltid som vd för Qvalify. Det var ett ganska enkelt beslut, vår plan är att fortsätta växa i den takt vi gör idag. Vi har redan vuxit mycket och nu behövs det en vd som är där på heltid för att fortsatta tillväxten. 

Gustavsson är redan engagerad i certifieringsföretaget Qvalify men kommer från början av 2026 att ta sig an uppdraget som koncern vd på heltid. I mitten av oktober gjorde han jobb-bytet officiellt på Linkedin men kommer att sitta kvar på posten som Generalsekreterare tills dess att han går in i sin koncernVD roll på heltid.

– Samtidigt som jag lämnar en kontext där jag befunnit mig i mer än fem år och kommer sakna kollegor och den internationella kontexten ser jag samtidigt väldigt mycket fram emot att ta mig an mitt heltidsuppdrag på Qvalify. 

I början av september besökte han Japan, på hotell Shinjuku Grand i centrala Tokyo samlades några av japans affärstoppar tillsammans med ledare och kvalitetsexperter från hela världen för en konferens om verksamhetsförbättring.

– Vi fick bland annat besöka Subarus bilfabrik och det var otroligt intressant att se hur de jobbar. Bland annat berättade de att de i princip över en natt totalt behövt ändra sin produktion efter att Trump vann presidentvalet.

USA är Subarus största marknad. Under Biden-administrationen värderades hållbarhet, miljö och i förlängning elbilar. När Trump kom till makten skrevs diesel och bensin tillbaka in på agendan.

Här vänder Subaru kappan efter vinden och borstar bort sitt hållbarhetsarbete, gör de avkall på sin integritet?
– Nej, det är en affärsförutsättning. Chefen måste tänka efter om denne, med integriteten i behåll kan äventyra de 1500 personerna som står på fabriksgolvet. Men det är två vågskålar, och det är viktigt att veta vad som finns i båda för att kunna se sig i spegeln efter man tagit beslutet.

Ibland kan jakten på hållbarhet och kvalitet alltså leda åt olika håll. För några år sedan gjorde KM en läsarundersökning som visade att 45 procent av de svarande hade roll som kombinerade kvalitets och hållbarhetsfrågor. Också Ulf Gustavsson känner igen sig i utvecklingen och problematiserar hur rollerna börjat smälta samman.

– Det är så lätt att lägga hållbarhetsfrågorna i knäet på kvalitetschefen utan att förstå att båda roller är egna professioner som kräver spetskompetens. American Society for Quality gjorde nyligen en undersökning som visade att många kvalitetschefer inte längre ser hållbarhetsfrågor som en del av deras ansvar.

Första gången Ulf Gustavsson själv kommer i kontakt med kvalitetsarbete är det inte som student utan som officer i det nu avvecklade regementet I22 i Kiruna

– Dåvarande svenska överbefälhavaren Owe Wiktorin pekade med hela handen och sa att samtlig personal skulle genomgå en Bredd-Q utbildning. Som nyutnämnd officer fick jag vara med och utbilda mina äldre kollegor i kvalitetsarbete, säger han och fortsätter:

– Sen arbetade vi såklart med förbättringar. Vi tittade bland annat på varför det tog så lång tid för regementet att svara på remisser från högkvarteret. Genom att måla upp processen kunde vi se vilka saker som vi kunde plocka bort och därmed skära bort hälften av tiden.

Att jaga kapp i förbättringspotentialen är därmed synonymt med att gå rakt på sak, enligt Ulf Gustavsson.

– Det stämmer överens med hur jag är som person. Att utmana mig själv. Sätta mig i den verkliga situationen och bara göra det. Det var inget snack om att bara stanna som observatör.

Efter att ha lämnat officerarollen i början av 00-talet börjar han spänna sträng efter sträng på sin lyra genom åren. Han startar det egna konsultbolaget Dependum AB som förenklar företagsprocesser, blir ordförande i Svenska Förbundet för Kvalitet (SFK), strategi och utvecklingschef på telecomjätten Millicom och klättrar inom den blågula kronjuvelen Ikea samt blir styrelseordförande på Qvalify och generalsekretarerare på EOQ.

När det kommer till att träffa en verksamhet mitt i prick är mitten på måltavlan alltid på samma ställe för Ulf Gustavsson – trots olika branscher

– En tydlig vision och värdeord är grunden. Utifrån värdeorden tolkar vi vår omvärld och skapar en attityd som genom beteenden leder till en organisations kultur. Beskriv er affärsidé, er mission och vilka värdeord som representerar det ni vill. 99 procent av de frågor jag ställs inför som chef kan jag enkelt svara på för att denna grund finns på plats och det ger samtidigt en tydlig väg framåt.

Hans gyllene regler kan därmed sammanfattas i frågorna ”vart är vi på väg?” och ”vad ska vi åstadkomma?”. Reglerna blir dessutom allt relevantare allteftersom utvecklingen accelererar och skapar behov för en tydlig riktning för att undvika stiltje. Här behövs dock en modig ledare som kan ta besluten enligt Gustavsson.

– I vår snabba omvärld går det inte att till hundra procent sitta på alla svaren. Jag har inte dem och du har inte dem. Som följd måste vi våga ta beslut och göra förändringar även med den överhängande risken att det kan bli fel eller dåligt. Här måste man kunna luta sig tillbaka på sin självkänsla och våga.

Hur skapar man en organisation som är modig?
– Man måste plocka bort rädslan för att göra fel, det måste få vara tillåtet att göra misstag. Sen handlar det också om involvering, det är A och O. Återigen, ifall alla vet var organisationen är på väg arbetar vi gemensamt mot ett mål vilket skapar samhörighet och trygghet.

För att kunna involvera alla sina medarbetare krävs dock en livsviktig insikt:

– Som ledare har jag inte alla svaren – men jag vet hur jag får fram dem, tillsammans med andra. Även om någon gör ett misstag måste jag kunna lita på att personen lär sig av det och kan göra ett bättre jobb nästa gång. Med andra ord att ett misstag inte leder till ett misslyckande. Jag måste också möta människorna där de befinner sig och anpassa mitt ledarskap efter det.

Den danska poeten Sören Kierkegaards dikt ”Till eftertanke” sammanfattar enligt Ulf Gustavsson hans filosofi om ett ödmjukt, genuint och äkta ledarskap.

”Om jag vill lyckas med att föra en människa
mot ett bestämt mål, måste jag först finna denne
där hon är och börja just där.
När hon tror att hon kan hjälpa andra
den som inte kan det lurar sig själv”
– utdrag ur ”Till eftertanke” av Sören Kierkegaard.

Under pandemiåret 2021, strax efter att Ulf Gustavsson klivit in bakom rodret på EOQ, intervjuade KM den nytillträdde generalsekreteraren. Då var högsta prioritet att öka kännedomen om organisationen och göra den ”top of mind” när det kom till kvalitet. Ett mål som enligt Ulf Gustavsson inte är helt uppfyllt men på god väg.

– Inom kvalitetsprofessionen, oavsett om jag är i USA eller Asien eller i Europa, är vi en organisation med bra rykte med en lång tradition och ett bra arv. När jag tillträdde såg jag en möjlighet att bredda vårt erbjudande, som länge fokuserat på kompetenscertifiering. Sen 1999 har det alltså inte utvecklats en enda ny produkt. Så vi behövde skapa mer värde, vilket vi nu gjort.

I Kvalitetsmagasinets artikel från 2021 beskriver skribenten hur en Googlesökning på ”EOQ” inte genererade en länk till organisations hemsida förens flera sidor in. Idag ligger den på första sidan.

– Vi har uppnått mycket, vi har minst ett webbinarium i månaden och EOQ kongressen. För att sätta Europa på kartan har vi introducerat produkten European Quality Trademark. Så i många avseenden är vi top of mind när det kommer till kvalitet. Men det vore såklart förmätet att säga att vi är klara. Saker kan alltid förbättras.

Det är för EOQ som Ulf Gustavsson genomfört det enligt honom bästa förbättringsarbetet han gjort i sin karriär. Tidigare hade EOQ:s kompetenscentrum (som hanterar arbete relaterat till Kompetenscertifieringen) ett invecklat system för att ta fram certifikat.

Det gick till som följande:

– Våra center skickade ett mejl till en medlemsorganisation i Spanien. Sedan fick vi tillbaka en bekräftelse att de har mottagit meddelandet. De lade in det i sin databas, och skickade tillbaka en bekräftelse på detta. Sedan skickade de informationen tillbaka igen för att kolla att allt stämde. När certifikatet väl hade kommit in i systemet gick det i väg till en byrå som printade ut certifikaten. De skickades sedan tillbaka till den spanska organisationen via post som placera det i ett kuvert och skickade till den berörda kompetensorganisationen. Det kunde vara en process på fyra till sex veckor.

Nu har processen digitaliserats.

– Idag loggar du in, trycker på en knapp och allting blir uppladdat så som det ska. Två sekunder senare har du alla certifikat digitalt. Från sex veckor till två sekunder.

Vad tar du med dig nu när du lämnar din roll i EOQ?
– Hela förbättringsresan som vi gjort. Vi har jobbat för att göra organisationen mer global genom att till exempel fördjupa samarbetet med andra internationella organisationer. Förutom det är jag väldigt stolt över vår stärkta produktportfölj och de radikala förbättringar vi gjort.

Från Lapplands skogar till EOQ:s kontor i Bryssel, från regementets remisser till att digitalisera utskick av certifieringar – gemensamma nämnaren är Ulf Gustavssons nemesis som ständigt lurat bakom nästa pappershög och mejltråd.

– Jag ser byråkrati som en av de största utmaningarna. Mitt mål är att ta bort det som inte skapar värde och ersätta det med enkelhet. Med det sagt ska man inte vara slarvig, men ofta är det ju tvärt om – vi skriver ett långt mejl för att vi inte har tid att skriva ett koncist. 

Ulf Gustavsson kommer fortsätta sitt gerillakrig mot byråkratin men hans prioriteringslista rymmer även fler saker. På Qvalify kommer de fortsätta att jobba med med ”ansvarsfull tillväxt” och skapa en tydligare struktur mellan bolagen i koncernen.

– På Qvalify har vi fastställt att det inte bara räcker med att mäta tillväxt via de ekonomiska nyckeltalen. Det handlar också om att vara den bästa tänkbara arbetsgivaren. Vi ska växa på ett sunt och bra sätt tillsammans och det kallar vi ansvarsfull tillväxt. 

På frågan vad Ulf Gustavsson har mer kvar att uppnå skiner han upp och håller upp en ring med ett ingraverat tecken som visar sig vara loggan på hans företag Gustavum Group.

Han förklarar hur man ska tolka den snirkliga gravyren:

– Det här är loggan för Gustavum Group, det är en blandning av ett ”G”, ”U”, ”T” och ”M”, ser du? Jag skulle vilja bygga företaget vidare så att det någon gång i framtiden kan bli ett familjeföretag. Det hade varit fantastiskt om vi kunde arbeta tillsammans – familjen, barn och barnbarn.

Framöver ser han hur digitalisering och AI kommer att förändra verksamhetsutvecklingen i grunden. Tempot ökar, förväntningarna förändras och för att hinna i kapp måste vi bli modigare. Men för Gustavsson är kärnan densamma som när han stod i uniform på 1990-talet: att möta människor och organisationer där de är, skapa en tydlig vision och ta sig framåt tillsammans.

– Det är i grunden det verksamhetsutveckling handlar om. Utan människor, utan involvering, utan en gemensam riktning spelar inget annat någon roll.

Och även om Ulf Gustavsson själv saknar idoler, menar han att en ledare alltid är en förebild.

– Hur en ledare beter sig visar vilka värderingar denne står för. Det är genom mitt agerande som chef som jag visar vägen för verksamheten.