Bli mötesledaren som svetsar samman gruppen

Stäm av läget

Börja mötet med att fråga om någon har något att ta upp eller fråga innan ni börjar. Det kan till exempel ha hänt saker före mötet som alla sitter och funderar på, eller finnas rykten som du behöver bemöta för att sedan kunna gå vidare.

När du ställer frågan, visa att du bryr dig om vad medarbetarna kan vilja ta upp. Gör en lång paus så att alla märker att du vill höra om det är något. Många behöver en stund för att reflektera och formulera det de ska säga. Avbryt inte det med onödiga kommentarer om att de är långsamma eller att det tydligen inte finns något att ta upp.

Att ta en stund för eftertanke höjer också uppmärksamheten och får gruppen att känna att frågor är välkomna och inte ses som något som saktar ner mötet.

Var närvarande

Självklart ska du komma på mötet, men tänk också på att verkligen vara där, att se vad alla är på för humör när de kommer in i rummet och fortsätt att vara uppmärksam på deltagarna under hela mötet.

Om du är förberedd på vad det är ni ska ta upp så behöver du inte lägga kraften på att tänka på det. Se också till att inte vara kvar i något du gjorde före mötet utan var öppen för vad som händer i rummet.

Visa empati

Är du uppmärksam på medarbetarna så tolkar de det som att du bryr dig. Lyssna, ställ närvarande frågor och undvik att göra flera saker samtidigt. Titta definitivt inte på mobilen eller datorn.

Led samtalet medvetet

Se till att få gruppens förtroende att styra upplägget av diskussionen. Inför regler som att:

• Undvika att använda datorer och mobiler.
• Att inte störa, varken verbalt eller icke-verbalt.
• Lyssna och respektera den som pratar.
• Bjuda in andra att prata.

Ge tillräckligt med tid

Ha hellre få punkter på agendan som ni hinner diskutera ordentligt än att bara rusa igenom en mängd med frågor.

Försök få alla att delta

Håll koll på vilka som pratar och om någon börjar dominera. Det behöver inte vara en regel att fördela ordet jämnt, men försök styra det så att alla får komma till tals.

Bjud in människor vänligt i diskussionen. Det ska kännas att du bjuder in, inte att du försöker styra vem som ska prata eller tvinga någon.

Vem behövs i vilken diskussion

Till sist, fundera på vilka som särskilt behöver komma till tals i olika frågor och bjud in dem särskilt i samtalet så att det inte missas. Här är vad du kan tänka på:

• Vem passar att inleda just diskussionen om det här ämnet?
• Vem påverkas av det ni diskuterar och behöver få komma till tals?
• Vem har troligen en avvikande mening?
• Vem är erfaren nog att se om ni är på väg att missa viktiga bitar eller fatta fel beslut?

Kom ihåg: Att vara med andra på ett uppmärksamt och omtänksamt sätt skapar en känsla av att vi sitter i samma båt och ror tillsammans. Att lägga till det i möten kan ta lite extra tid, men det är värt det.

Källa: Harvard Business Review