Inga produkter i varukorgen.
Chefen som sa upp sig i onödan – så kan ”variation” förändra hur du leder
Kvalitetsarbete Varje dag fattar chefer beslut baserade på data som egentligen inte säger det de tror. Mikael Strömberg, utvecklingsledare i Ulricehamns kommun, menar att kunskapen om variation är en av de viktigaste och mest underskattade delarna av kvalitetsarbetet.
Mikael Strömberg, utvecklingsledare Ulricehamns kommun. Foto: privat, Adobe stock.
Tänk att du jobbar som chef, det senaste kvartalet har siffrorna pekat nedåt och du blir ifrågasatt av ledningen. För att lösa situationen tar du omtag och initierar förbättringsarbeten. Men till slut blir situationen för påfrestande och du väljer att säga upp dig.
Det som ingen visste var att förändringen föll inom normalvariationen och därmed inte hade något att göra med chefens ledarskap.
– Det är viktigt att ha koll på vad variation är. Annars kan vi inte agera korrekt på vår data och riskerar att överstyra. Enkelt uttryckt kommer du att tro att det som är inbyggt i systemet är ett utslag av någonting som egentligen inte finns, säger Mikael Strömberg, utvecklingsledare på Ulricehamns kommun.
Tre fakta om variation alla kvalitetschefer borde veta
Det finns tre saker om variation som alla kvalitetschefer bör känna till, enligt honom. För det första: det finns variation i alla system, även de mest stabila:
Någonting är fel
Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Kvalitetsmagasinet premium
Läs vidare – starta din prenumeration
Redan prenumerant? Logga in och läs vidare.
– I dag mäter vi hur lång en sekund är baserat på den tid det tar för ett visst antal perioder av strålning som utsöndras av isotopen cesium-133 när den byter mellan två energinivåer. Även detta kan skilja sig något vilket innebär att till och med sekunder innehåller variation.
För det andra måste kvalitetschefen känna till skillnaden mellan normalvariation och speciell variation.
– Som sagt finns det alltid variation i alla system, och så länge värdena håller sig inom normalvariationen är förändringen troligtvis utan betydelse. Värden utanför normalvariationen kallas speciell variation och tyder på att något hänt i systemet eller att siffrorna är manipulerade på något vis.
Vad som ingår i normalvariationen räknas ut med hjälp av en beräkningsmodell som tillämpas på organisationens egna data. Till exempel kan det handla om ett företag som mäter antalet sålda produkter, om en mätpunkt överstiger eller understiger normalvariationen vet företaget att något utöver det vanliga har inträffat.
Den tredje saken en kvalitetschef bör känna till om variation är hur man bör svara på normalvariation respektive speciell variation.
– Man behöver inte reagera på normalvariation, så länge man är nöjd med det befintliga resultatet. Speciell variation är däremot annorlunda: i det fallet bör organisationen fråga sig vad som kan ha påverkat resultatet. Är utfallet positivt förstärker ni förändringen och är det negativt ska ni ändra på felet.
Därför har ämnet hamnat i skymundan
Om åtta mätvärden i rad hamnar på samma sida utanför gränsvärdena för normalvariationen så är det ett tecken på att gränsvärdena för normalvariationen och medelvärdet bör räknas om.
– Det tyder på att processen har förändrats. En annan signal vi håller utkik efter är om tre på varandra följande mätvärden ligger närmare kontrollgränsen än mitten. Det kan vara ett tecken på att något hänt i våra processer.
Variation är en av de mest bortglömda delarna av kvalitetsarbetet anser Mikael Strömberg:
– Begreppet variation är inte okänt, i kvalitetsvärlden pratas det om det. Men väldigt få inom offentlig sektor arbetar med statistisk processkontroll. Variation nämns till och med i kvalitetspionjären W. Edwards Demings tänkande, så bristen på implementering beror troligen på okunskap om hur relevant ämnet faktiskt är.
Själv lärde sig Mikael Strömberg om variation genom att läsa in sig på ämnet. När han insåg hur central variation är för kvalitetsarbetet berättade han om det för sina chefer, som sedan gick med på att börja arbeta med statistisk processkontroll.
– Att veta vad som är normalvariation och inte är otroligt viktigt. Vi människor vill gärna utläsa en mening i förändringar som inte alltid finns – går grafen upp vill vi gärna att det beror på oss, och går den ner vill vi helst att det beror på något utanför vår kontroll. Vi vill agera, men kunskapen om variation gör att vi inte agerar på fel signaler.
