Inga produkter i varukorgen.
Fem tips: Så hittar du synergierna när du integrerar ledningssystemen
Ledningssystem Iso-systemen gör det lätt att integrera sina ledningssystem – men hur får man det att fungera i praktiken? Var finns de stora synergierna och när är det smart att satsa på integrering? Johannes Valencia på Railify delar med sig av sina bästa råd.
Johannes Valencia, senior konsult inom ledningssystem, Railify.
Det finns många olika anledningar till att man vill integrera sina ledningssystem. Det är inte ovanligt att under åren ha byggt upp separata system för exempelvis miljö, kvalitet och arbetsmiljö och kommit till ett läge då det blivit för tungt att rodda flera olika system.
Någonting är fel
Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Kvalitetsmagasinet premium
Läs vidare – starta din prenumeration
Redan prenumerant? Logga in och läs vidare.
Men det kan också handla om att ta in flera perspektiv när man ändå ska göra en satsning. Att Iso-standarderna idag följer samma struktur är också en stor fördel.
– För de allra flesta ter det sig enklare att ha ett system istället för tre eller flera och det är en trend vi sett länge – man vill gärna ha en struktur som belyser helheten, Johannes Valencia, senior konsult inom ledningssystem på konsultföretaget Railify.
Att det numera ställs krav på att kravstandarder för ledningssystem har ett tillägg om att beakta klimatförändringar har också drivit på intresset. Liksom den nya cybersäkerhetslagen som trädde i kraft i januari.
– Många som överväger att införa ett ledningssystem för informationssäkerhet, Iso 27001, vill knyta ihop det med kvalitetsledningen så och se över sina processer så att de får in säkerhetstänket i det dagliga arbetet, säger Johannes Valencia.
Ett årshjul istället för tre?
Var hittar man då de största synergierna i ett gemensamt ledningssystem för standarder som omfattar allt från kvalitetsledning till miljö och informationssäkerhet?
De bitar som är enklast att integrera är de som beskriver organisationen, medan de största synergierna finns i det dagliga arbetet, konstaterar Johannes Valencia. Några områden som man kan titta lite extra på är:
- Intressentanalys, interna förutsättningar, rollbeskrivningar och ledningens ansvar.
- Interna revisioner, ledningens genomgång.
- Implementeringen i det dagliga arbetet.
– Den viktigaste frågan är, hur får vi in de olika perspektiven i det dagliga arbetet. Kan vi ha flera perspektiv under samma punkt men med olika krav som vi går igenom? Ett årshjul istället för tre, med 12 olika aktiviteter istället för 30? Då blir det genast intressant, poängterar han.
Hur ska man tänka, ska man börja med exempelvis kvalitetsledningssystemet och koppla på de övriga sen?
– Detta är en av de vanligaste frågorna vi får och svaret är alltid: Integrera från början, det är absolut mest effektivt.
Om man redan har flera system, när är det vettigt att integrera dem till ett gemensamt?
– Om man har tre parallella system och känner att det blivit för tungarbetat och att de inte synkar med varandra. Då är det tydliga tecken på att man bör se över dem.
Enligt Johannes Valencia är det framför allt små och medelstora företag som har störst intresse av integrerade system. Det vanliga är att man saknar dedikerad personal för att jobba med ledningssystemen, vilket innebär att detta är ett arbete som ska ske vid sidan av det dagliga arbetet – då behöver man också hitta sätt att jobba smartare.
Att integrera systemen har stora fördelar – men det gäller att veta vad man gör innan man drar igång.
– En vanlig fälla är att man överarbetar ledningssystemet och gör det för stort, poängterar han.
Hitta den röda tråden
Innan man drar igång är det därför viktigt att klargöra syftet – varför vill vi ha ett integrerat ledningssystem?
Det kan finnas många olika svar på den frågan – kanske vill man förenkla så att arbetet med ledningssystemen blir mer effektivt. Eller göra dokumentationen tunnare, om man har ett stort och omfattande system som blivit tungarbetat.
– Hitta den röda tråden, det gör det enklare under hela processen, tipsar Johannes Valencia.
Se också till att avsätta tid för arbetet. Det finns alltid annat som pockar på uppmärksamhet. Se därför till att ha en kalenderbokning och en tydlig plan för arbetet, tipsar han.
– Och fokusera på implementeringen, hur kan ni göra detta till gemensamma återkommande aktiviteter? Det är där de stora vinsterna kan göras, påminner Johannes Valencia.
Johannes Valencias fem tips för integreringsarbetet
- Sätt målen. Varför vill ni integrera systemen? Är det för att minska dokumentationen, öka effektiviteten eller få bättre tydlighet? Det är en viktig grund för det fortsatta arbetet.
- Gör en plan framåt. Sätt ihop en arbetsgrupp och avsätt tid, exempelvis 90 minuter i veckan då ni jobbar med ledningssystemen.
- Upptäck synergierna. Skapa förståelse för hur olika områden påverkar varandra och se även till att det finns en balans mellan de olika områdena. En vanlig fallgrop är att man lägger mest fokus vid ett område och missar de andra. I en integrerad struktur måste det finnas en likvärdighet mellan de olika områdena.
- Krångla inte till det. Lyft upp arbetet på ramverksnivå och börja där. Gör det enkelt från början och bygg sedan på när behoven uppstår.
- Håll nere dokumentationen. Passa på att rensa – vilken dokumentation har vi bara för att det är bra att ha, vilken har vi verklig nytta av? Försök få in de olika perspektiven i samma rutin där det går.
