Fiffigt system för kontroll på kvalitetsarbetet

Intresset för it-baserade stöd för ledningssystem växer sig allt större. Ett av systemen är Qualiware Lifecycle Manager där ett grafiskt och processorienterat verksamhetssystem kan byggas upp och automatiskt publiceras på ett företags intranät.

Qualiware AB är ett av de företag som verkar på den svenska marknaden för stödsystem. Deras huvudprodukt är Qualiware Lifecycle Manager, QLM, som utvecklats sedan 1992 av moderbolaget Qualiware i Danmark. Det är ett system för att grafiskt presentera lednings-, kvalitets- och verksamhetssystem via ett webbgränssnitt.

– Systemet bygger på ett grafiskt och processorienterat synsätt, berättar Susanne Westerberg, vd för Qualiware AB, när vi träffar henne för en demonstration av systemet.

Hon påpekar direkt att QLM inte på något sätt är branschspecifikt utan ett sätt att enkelt rita upp sina processer och system och sedan länka dem till varandra. Tanken är att man som användare bara ska behöva beskriva en process, delprocess eller systemdel en enda gång för att undvika dubbelarbete.

Många funktioner

QLM kan byggas ut med olika moduler. Den stora spännvidd på systemet som härmed uppnås är något som Susanne Westerberg gärna framhåller. Allt kan presenteras i grafiska modeller, man kan välja olika språk och systemet stöder exempelvis remissrundor, revisioner och godkännanden. Systemet stödjer ISO 9001:2000, ISO 14001:1996 och OHSAS 18001.

– QLM passar för alla som arbetar med verksamhetsutveckling och som vill synliggöra verksamheten ur olika perspektiv. Alla beskrivningar lagras och struktureras i en databas, säger Susanne Westerberg.

Genom att man använder webben som gränssnitt kan alla anställda i en verksamhet få tillgång till en gemensam och uppdaterad version av verksamhetssystemet. Det går även bra att begränsa accessen för olika användare.

Lätt att använda

Med QLM bestämmer man själv storlek och färg på de symboler man bygger med och knyter samman. Informationen ligger sedan bakom rutorna och kommer fram när man klickar på dem. Exempelvis kan man beskriva processägare och befattningshavare i verksamheten och koppla samman dessa personer med olika delar i processen. Tanken är att man enkelt ska kunna se vem som har ansvaret.

Regler och policys kan också presenteras liksom i princip alla former av system, mål och strategier. Det går bra att katalogisera och bygga handlingsplaner etcetera.

– När man gör en revision, till exempel enligt kravstandarden ISO 9001, får man ett bra stöd i systemet, berättar Susanne Westerberg. Avvikelser och förbättringsförslag kan registreras och följas upp.

En annan fördel är att textmängden minskas dramatiskt samtidigt som överskådligheten ökar.

Nya tillämpningar

En fördel med QLM är att det ger möjlighet att betrakta ett företags verksamhet ur flera perspektiv. På så sätt får man en mångfacetterad bild och möjlighet att titta på olika enskildheter. Sökbarheten blir också mycket bra med all information samlad på ett ställe.

En ny funktion är att se på det ur Enterprise Architecture-perspektiv, det vill säga att man sätter in de olika modellerna av verksamheten i ett ramverk för att få total överblick.

– Det handlar om att beskriva allt vetande om verksamheten ur olika synvinklar och olika abstraktionsnivåer, förtydligar Susanne Westerberg.

Nyckelord om QLM

– enkelt att bygga

– underhåll effektiviseras

– aktivt och integrerat

– stödjer standards

– visualiserar ur olika synvinklar

– användarvänligt

– anpassningsbart

Rätt system för Schenker

Schenker har valt att satsa på Qualiware Lifecycle Management, QLM. Resultatet har blivit att verksamheten blivit mer överskådlig och att man kunnat få ett merutnyttjande av befintliga kunder.

När Schenker i Stockholm ville få ett mer överskådligt bild av sin verksamhet via ett it-baserat system föll valet på QLM efter att de tittat på ett tiotal andra system.

– Vi valde QLM för att det var enkelt och användarvänligt, berättar Karsten Vidén, ansvarig för verksamhetssystem hos Schenker. Många andra system var väldigt komplicerade och vi är inga hackers.

Introduktionen gick så bra att alla andra distrikt i landet och flera dotterbolag nyss börjat använda eller ska börja använda QLM, dels därför att man får en bra överblick av verksamheten, dels för att det har gett möjligheter till att erbjuda befintliga kunder nya tjänster. Det senare beror bland annat på att man lättare än tidigare kunnat hitta kontaktpersoner för andra kontor och verksamhetsgrenar, något som varit knepigt tidigare då företagets kontor och verksamhet är spridd över landet.

Schenker har döpt sitt system till projekt ISOPEQ och i det finns alla processer kartlagda. I systemet finns också miljöcertifieringen inlagd, liksom kvalitets- och arbetsmiljösystemen och krisplanen.

– Vi ser också stora möjligheter att vidareutveckla QLM, berättar Karsten Vidén.

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.