Förbättra medarbetarsamtalet!

Resultatet av drygt 100 enkätintervjuer, åtta djupintervjuer och videoinspelningar av medarbetarsamtal på ett företag i Mellansverige förvånade forskarna från Karlstads Universitet som analyserat allt från de anställdas kroppsspråk, ordval och beteenden i samtalet. Det visade sig att medarbetarsamtalet med chefen satte den anställde i ett underläge och försvårade för medarbetaren att prata om upplevd stress.

Omedvetet använde cheferna samtalstiden till att befästa dolda normer kring hur en god arbetare ska fungera på arbetsplatsen, detta trots att företaget hade en uttalad strävan om att verka för ett gott samtalsklimat och möjligheter att lösa problem kring balans mellan arbetsliv och privatliv.

Medarbetarna å sin sida gled från att våga berätta om sina problem till att släta över det som kommit fram, till exempel genom utsagor som: det är bara just nu jag är stressad, det är bara tillfälligt jag känner mig trött.

– Det krockar när man vill framstå som stresstålig och arbetsbenägen, och i nästa andetag säger att man är stressad och inte kan få livspusslet att gå ihop, säger Erica Sandlund, lektor i engelska och samtalsforskare.

Hon menar att chefer, hur välvilliga de än är, måste bli medvetna om sin maktposition och bli bättre på att lyssna. Finns det problem i organisationen är det på lång sikt skadligt och oekonomiskt för företaget om dessa inte kommer fram.

Ny forskning på väg

Tidigare forskning där faktiska medarbetarsamtal analyserats är begränsad. Forskargruppen som verkar inom projektet Jämväxt har därför fått två års fortsatt stöd till att undersöka hur andra former av medarbetarsamtal kan fungera. Gruppsamtal är en form de ska titta närmare på, men än så länge finns inga givna svar vad som kan göras för att hindra chef och anställd från att falla in i dåliga mönster.

– Vi har identifierat ett problem: det innebär en risk för individuella medarbetare att uttrycka upplevd stress eftersom man samtidigt vill passa in den bild av en god medarbetare som pratas fram i organisationen. Men vi har inte alla lösningar, säger Erica Sandlund.

Hon tycker det är viktigt att resultatet av de granskade samtalen tolkas på rätt sätt.

– Skräckscenariot är om chefer skulle läsa om vår forskning och tänka att medarbetarsamtalen enbart är dåliga och ta bort dem. Meningen är att de ska vilja förbättra dem och kanske hitta nya former som skapar förutsättningar för ett mer jämställt och hållbart arbetsliv.

Chef = makt

Bli medveten om att ett samtal om arbetssituationen inte är oproblematiskt och att det står flera saker på spel för medarbetaren. Han eller hon ska både marknadsföra sig som den gode medarbetaren som löser alla problem, och samtidigt vara ärlig med eventuella svårigheter att lösa dessa. Tänk på din maktposition och rannsaka dig själv: på vilket sätt påverkar du den anställde genom ditt eget sätt att prata om medarbetarskap, arbete och balans i livet? En anställd kan känna sig orolig för att uttryckta problem ska påverka lönesättning och andra karriärmöjligheter.

Lär dig lyssna

Vill du verkligen lösa problem? Då gäller det att vänta in medarbetaren och lyssna mer än du pratar själv. Skapa utrymme för att medarbetaren ska kunna uttrycka sig. Ställ öppna frågor som bjuder in till en allmän diskussion, till exempel: hur kan vi skapa en mindre stressande arbetsmiljö? Istället för: känner du dig stressad? Tänk också igenom ifall de frågor du ställer leder till önskat resultat. Vad är viktigt på företaget? Du som chef måste ha klart för dig vilken typ av arbetsgivare du vill vara för att kunna behålla och rekrytera kompetens.

Undvik att befästa normer

Var vaksam med hur du själv pratar om stress. Säger du: vi har ett högt tempo och ett stressigt klimat här, det är så det är, får det konsekvenser för vad medarbetare känner att de kan uttrycka. Bekräfta medarbetarens rätt att uppleva stress som negativt, inte bara perspektivet på stress som prestationshöjande. Ställ följdfrågor om den anställde tvekar, backar eller inte ger ett fullgott svar. Fundera över om frågor som rör arbetsbelastning och stress passar bättre att lyftas i grupp istället.

Glöm inte jämställdheten!

Tänk på att både kvinnor och män har ett livspusselsansvar och att män kanske behöver uppmuntras att prata om frågor som rör balans mellan arbetsliv och familjeliv.

Variera mötesmodellen

Testa att ha gruppdiskussioner där man lyfter strukturella frågor som flextid och övertidsarbete från individnivå till kollektiv nivå. Få den anställde att känna sig mindre utsatt, exempelvis genom att låta den personalansvarige och en facklig representant medverka vid mötet. Anonyma enkätundersökningar kan vara en metod för att få svar på känsliga frågor.