Frihet under ansvar ger framgångsrikt samarbete

Enligt Alexander Löfgren finns det ett växande samarbetsbehov i samhället som grundar sig i att få – om ens några – verksamheter klarar av att bygga upp sina egna system från grunden. 

– Vi är mer beroende av varandra än tidigare och det är idag fler ekosystem av olika sorters organisationer som krävs för att få det att funka. Samarbetsskickligheten både inom organisationen och mellan organisationer avgör om vi kommer lyckas med stora förändringar, säger Alexander Löfgren.

Missar att inventera

Kraven på samarbetsskicklighet gäller oavsett om förändringen handlar om digitalisering, hållbarhetsomställningar eller AI-implementeringar och andra teknologiskiften. När ett område är outforskat och svårt att greppa behövs den kollektiva intelligensen mer än någonsin, förklarar Alexander Löfqren. Han har en forskarbakgrund på KTH inom industriell ekonomi och organisation. Där skrev han en avhandling om meningsskapande inom organisationer som hanterar komplexa uppgifter och ny teknik. På frågan om hur han ställer sig till att mer mjuka värden har letat sig in på pragmatiska och mätinriktade fält såsom kvalitetsområdet svarar han att det är mer nyanserat än så. 

– Det jag arbetar med är minst lika mätbart, men på ett annat sätt. Tidigare kanske man drog i samma spak hela tiden för att optimera vissa strukturer. Att man inte längre kan dra i samma spakar handlar inte om att vi har fört in mer mjuka värden, det handlar snarare om hur vi behöver organisera oss smartare som människor – för att få struktur och kultur att hänga ihop, säger han.

Den vanligaste fallgropen när ett projekt startar är att deltagarna utgår från att alla har samma förväntningar på arbetsgång och resultat som de själva har. Man vill gå pang på rödbetan och sätta i gång med projektet istället för att först säkerställa att det finns en samsyn på vad man egentligen håller på med. 

– Dessutom saknas ofta de relevanta förutsättningarna som krävs för att möta förväntningarna. Då blir det att vi önsketänker: ”jo men det här funkar nog, vi har säkert det vi behöver för att lyckas”. Via ett iterativt och lärande arbetssätt där vi regelbundet stämmer av förväntningarna mot förutsättningarna undviker vi besvikelser.

Frihet under ansvar

Många människor har blivit präglade från skoltiden att samarbeta genom struktur. Ordning och reda i all ära, men risken är att ett projekt blir sönderstrukturerat om man bara följer färdiga mallar, menar Alexander Löfgren. 

– Vi tenderar att tro att om vi inte har full kontroll har vi ingenting. Det är synd eftersom den inställningen begränsar oss i hur vi kan lösa problem. Om vi i stället hittar en balans mellan det kontrollerade och kreativa perspektivet så optimerar vi våra möjligheter. Först då kan vi få svängrum och använda alla tillgångar vi har inom organisationen, säger han och tillägger att det är lite av ett nybörjarmisstag att strypa all kreativitet till fördel för kontroll. 

Nyckeln är att hitta den magiska mixen. I grunden handlar det om att sätta upp väldigt tydliga ramar för ett samarbete, men innanför de ramarna ska kreativiteten flöda. 

Enligt Alexander Löfgren är det egentligen inte speciellt svårt att implementera nya samarbetssystem om man vågar förenkla och ta fram de viktigaste samarbetsvanorna som gruppen måste slå vakt om. 

– Då kan vi ganska enkelt ta fram ett spelsystem för hur vi ska arbeta tillsammans. Det ska inte vara något komplext system som flyttar fokus från det vi ska jobba med. Tvärtom ska det vara några enkla minnesregler som vi orkar hålla i huvudet och som vi repeterar. Förenkla samarbetet för att kunna maximera tiden då vi hanterar de komplexa frågorna tillsammans!