Här används hela verksamhetens kompetens – tillit och struktur är framgångsnycklar

Sedan 2013 har Elin Hirschfeldt och Klas Westholm arbetat på Medioteket, som är en enhet inom Stockholms utbildningsförvaltning. Sedan 2015 är de dessutom varandras närmsta kolleger i form av enhetschef och biträdande enhetschef – och det märks. Deras samspel skiner lika starkt som den nyvakna aprilsolen i enhetens skaparverkstad. De kallar sig varandras ”kritiska vänner” som också har oerhört roligt ihop i vardagen.

– Vi har ett väldigt delat ledarskap. Vi vill hålla ihop det ansvar man har för ekonomi och budget med det ansvar man har för medarbetarna, vilket har lett till att jag har huvudansvar för ungefär halva enheten – 25 medarbetare – och Elin för övriga hälften, säger Klas Westholm.

Frihet ger effektivitet

Medioteket erbjuder lärresurser och kompetensutveckling till skolor och förskolor i Stockholm kommun, i form av bland annat litteratur, film och laborationsmaterial. Men här hålls också kurser i allt från programmering och filmskapande till digital undervisning och informationskunnighet.

År 2023 tilldelades Medioteket ”Kvalitetsutmärkelsen” från Stockholms stad, för att ha erbjudit högkvalitativa tjänster med hjälp av ett närvarande och tillitsfullt ledarskap. Just tillit är något vi snabbt kommer in på. Medioteket har varit en platt organisation så länge de två kollegerna kan minnas, och de ser stora fördelar med den typen av organisering.

– Vi blir väldigt mycket mer effektiva tack vare den här uppdelningen än om vi skulle ha en hierarkisk styrning. Om jag skulle rapportera allting till Klas skulle hans tjänst bli helt ohållbar, säger Elin Hirschfeldt.

Det är inte bara sinsemellan de två cheferna som tillit råder. De strävar efter att det ska genomsyra hela verksamheten och att alla ska känna att de ”äger sig eget uppdrag”.

Samtidigt bygger organisationen på en tydlig struktur och en övergripande målstyrning, där transparens är en avgörande framgångsfaktor, förklarar Klas Westholm.

– Det är lätt att gå in i på enhetens digitala samarbetsyta och se var alla är i sina processer. Inte som någon form av kontroll utan för att kunna var insatt i olika förväntade resultat och kunna stötta där det behövs, säger Klas Westholm.

Medarbetarna styr över ”huret”

Utbildningsförvaltningen behöver alltid förhålla sig till den budget som politiken sätter, samt olika typer av nämndmål som är ganska satta inom ramen för verksamhetsplanen. Men utöver dessa mål om exempelvis naturskolor eller biblioteksutveckling, kan Medioteket även driva en egen agens när man beslutar om den interna enhetsutvecklingen. Uppdragsplanen är väldigt formaliserad med tydlig paketering och rubriker, men det övriga innehållet och analyserna gör medarbetarna själva.

– Här vill vi att medarbetarna äger ”huret” för att åstadkomma målen. Styrningen är tydlig och vi följer såklart upp arbetet löpande, men det finns en otrolig frihet och självständighet i att de mindre arbetsgrupperna får formulera prioteringsordningen, säger Elin Hirschfeldt.

Klas Westholm nickar instämmande. Att inte erbjuda den typen av frihet hade varit resursslöseri förklarar han.

– Det är otroligt kompetenta personer som arbetar här. Det är många lärare som har ett inre driv redan från början när de kommer hit, vilket skapar en enorm utvecklingskraft i hela organisationen, säger han.

Att kulturen präglas av frihet och eget ansvar möjliggör ett helikopterperspektiv menar Elin Hirschfeldt.

– Tilliten öppnar upp för olika former av samverkan inom verksamheten, eftersom det blir lättare att se helheten. Det skapar verkligen helt otroliga synergieffekter, vilket i sin tur ger mervärde för eleverna och lärarna, säger hon.

Framgångsrik tillitsbaserad styrning utgår alltid från en mycket tydlig struktur- och uppföljningsmodell. Det är strukturen som skapar trygghet, förklarar de två kollegerna.

– Min erfarenhet är att den upplevda friheten blir mycket större om man på förhand vet var rågångarna för uppdraget går. Det blir också mycket enklare att samarbeta om man vet vad som förväntas av en, säger Klas Westholm.

Internt och externt fokus

Den största tillitsutmaningen under de senaste åren är att det kan ta längre tid att sätta sig in i och hantera eventuella konflikter som uppstår i arbetslagen – efter som cheferna inte följer de självgående medarbetarna i allt de gör. Det är en pågående utmaning som de tillsammans försöker hitta en lösning på. Tillgänglighet är ett bra botemedel förklarar Westholm och Hirschfeldt. När många medarbetare sitter på olika ställen går telefonerna lite extra varma. Det handlar också om att kunna vara anpassningsbar och ha en tydlig fingertoppskänsla i hur mycket stöd en arbetsgrupp behöver.

Under våren kommer Medioteket att gå igenom en HBTQ-certifiering. Ett mer stående projekt är att nå ut till skolor och personal som kanske inte alltid självmant söker sig till Medioteket.

– Man pendlar mycket mellan att blicka inåt på sina egna processer och att rikta strålkastaren utåt. Från pandemin och framåt har vi haft ett internt förbättringsfokus men nu börjar vi återigen få ett större externt fokus – för att hitta de målgrupper som behöver oss som allra mest, säger Elin Hirschfeldt.