Ledarskap nyckeln när roboten Doris tog över jobbet

KM Live Att digitalisera är som vilken förändringsresa som helst. Det menar Pernilla Gustavsson, Axfood Shared Service Center, som blev utnämnd till året digitala ledare. Här ger hon tre ledarskapstips vid digitalisering.

Ledarskap nyckeln när roboten Doris tog över jobbet

Pernilla Gustavsson blev utnämnd till Årets Digitala ledare 2018 av Poolia för arbetet med att introducera roboten Doris i arbetslaget. Hon är chef för Axfood Shared Service Center, SSC, i Jönköping. Här jobbar cirka 100 medarbetare med ekonomi och HR-frågor som stödjer hela Axfoodkoncernen. 2017 började arbetet med att gå igenom vissa arbetsprocesser utifrån automatisering med hjälp av robot. De såg att delar av arbetet skulle kunna göras både snabbare och mer korrekt med hjälp av roboten.

– När vi såg att arbetsuppgifter skulle försvinna så inledde vi en dialog med facket. Visst fanns det en del skepsis inför att roboten skulle ta över vissa arbetsuppgifter, men det var ganska lätt att förklara fördelarna, menar Pernilla Gustavsson.

Tydliggör syftet
Det handlade om att förklara varför och förtydliga syftet: roboten, som numera är döpt till Doris, skulle ta över tråkiga monotona arbetsuppgifter som medarbetarna skulle slippa göra. För att tydliggöra hur det såg ut i vardagen så filmades medarbetarna när de gjorde uppgiften. Vad de fick se var att de ofta blev störda, telefonen ringde och de var lätt att tappa tråden i det man höll på med.

– Viss fanns det en viss skepsis. Men när vi såg filmen blev det så tydligt att roboten gjorde arbetet så otroligt snabbt och utan fel, säger Pernilla Gustavsson.

Skepsis kvar
Trots fördelarna för medarbetarna med att tråkiga, monotona arbetsuppgifter försvinner och fler nya, mer värdeskapande uppgifter, tillkommer finns fortfarande en del skepsis över att Doris ska ta över.

– Ja, det finns medarbetare som inte vill förändra sitt arbete. För dem är det jobbigt med förändring. Vi människor är så väldigt olika varandra, vilket är bra. Men i ett förändringsarbete handlar det om att få med sig alla typer av människor.

Läs även: Delaktighet nyckel till framgång vid digitalisering. 

Pernilla Gustavssons erfarenhet är att det är bra att ha tydlig och kontinuerlig dialog under förändringsarbetet. Dessutom är det bra att vara väl förberedd innan man startar processen.

– Vi förklarade, lyssnade och tog hand om deras oro. Mina teamchefer mötte medarbetarna individuellt om behov fanns. Vi pratade också mycket med facket, det är bra att vi kan hjälpas åt.

Digitalisering är förändring
Hon tycker inte att det är någon skillnad på en förändring på grund av robotisering eller som görs på andra grunder.

– Vid alla förändringar måste man vara beredd på att alla reagerar olika. Även saker som jag tycker är väldigt små kan orsaka reaktioner har jag lärt mig genom åren.

Är en utvecklingsresa
Robotiseringen har skapat en intressant utvecklingsresa där avdelningen hela tiden lär sig och blir smartare hur man ska jobba med roboten. Och nu är Doris klonad till fem nya varianter. Vad de inte riktigt förutsåg var att det skapade många nya arbetsuppgifter och roller på jobbet. Det behövs ny kompetens som ”föder” och bygger upp robotarna.

– Vi har gått från att vara en transaktionsfabrik till att vara en mer utvecklande arbetsplats där det finns nya karriärvägar, ett kompetenscenter. Förr hade alla samma titel här, så är det inte längre.

Pernillas digitaliseringstips:

  1. Var transparent och inbjud alla att komma med idéer och lösningar. Delaktighet får gör det lättare för personalen att ta tills sig förändringen på ett bättre sätt.
  2. Ha koll på processerna och se över dem innan. Sedan måste du kunna exakt varje steg för att kunna programmera en robot. Även det som ibland avviker i en process.
  3. Det tar tid. Även om alla säger att digitaliseringen går snabbt så tar det tid att implementera. Det kan skapa frustration.

Vårt nyhetsbrev

De viktigaste nyheterna direkt i mejlen. Helt kostnadsfritt!
Jag godkänner att Kvalitetsmagasinet sparar mina uppgifter
Läs mer om vår integritetspolicy här
Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.