Minska frustrationen – rensa tidstjuvarna i mötesrummet

– Jag jobbade med ett företag med hundra anställda som hade räknat ut vad deras internmöten kostade: 15 miljoner om året. De var egentligen inte så irriterade över summan, men undrade om de fick avkastning på investeringen, säger han.

För mycket information

Kort sagt – vilket värde skapar mötena? Klart är att många medarbetare ifrågasätter det. När Michael Alphov frågar sina kursdeltagare om tidstjuvar är svaren alltid desamma: för många, för långa och för ostrukturerade möten. Och för mycket information på mejl och chatt.

– Baksidan med att vi vill få information är att vi får för mycket. Effekten blir att vi får sitta i fler möten, hinner inte förbereda oss och sitter därför och jobbar med annat under möten. Det blir en ond spiral, säger han.

Man blir inbjuden, alltså tackar man ja. Men Michael Alphov tror stenhårt på att alla inte behöver vara med på allting. Den som eventuellt måste sitta i alla möten, bör i stället ta bort andra uppgifter. Annars blir det att man tvingas multitaska och hamnar i den onda spiralen.

Möteskulturen viktig

Egentligen är det så enkelt, menar han och delar med sig av en rad konkreta – och egentligen ganska självklara råd. (Se rutan intill.)

– Problemet är att vi inte pratar om att det är så här det borde vara. Vi måste skapa en möteskultur där vi ser att möten är en form av samarbeten. Hur ska vi jobba tillsammans? Rätt personer ska göra rätt saker. Det viktigaste är att lägga tid och kraft där man kan tillföra något. Men folk kanske känner sig utanför om de inte blir inbjudna på möten och att bli inbjudan kan göra att man känner sig lite viktig, man är med i ett sammanhang.

Så prata med alla om hur ni ser på era möten och strukturen – och varför det är viktigt att hålla på den. För ett bra möte är värt varenda krona. Det leder arbetet framåt och stärker oss som team.

Diskutera även mötesetikett – är det okej att äta under mötet eller att ta med sig/svara i mobilen? Och kom överens om hur ni bokar möten så att deltagare med många möten alltid har en paus emellan så att de faktiskt hinner komma i tid.

– Förutom slöserifaktorn finns också energifaktorn. Man ska gå ut ur ett möte och känna sig stark, att man gjort något vettigt. Inte bara känna att ”snart är det nästa möte”. Vi kan hjälpa varandra att bli bra, säger Michael Alphov.

Michaels 9 steg till en bra möteskultur

Före mötet

1. Klargör syftet. Varför i hela världen ska det här mötet äga rum? Redan där kan man ofta identifiera saker som kan redas ut i ett telefonsamtal eller rentav summeras i ett mejl i stället för att bokas som möte.

2. Sätt tydliga mål. Mål hänger ihop med syfte men är mer tydligt. Vad är det vi ska uppnå? Det kan vara ett eller flera mål. Kanske handlar det om beslut som ska fattas. Även om mål finns kanske det inte måste vara ett möte. Ifrågasätt.

3. Skriv agenda. Alla punkter som ska avhandlas ska upp på agendan och de ska alla driva mot målet. Stryk punkten Övriga frågor! Där dyker det ofta upp saker som är irrelevanta för pågående möte. Sätt upp sluttid för mötet.

4. Ta ut laguppställningen. Nu är det dags att bjuda in. När du har syfte, mål och agenda är det lättare att bjuda in rätt personer – och att välja bort dem som inte är rätt just nu. Annars är det lätt att man bjuder in fler ”bara för att”.

5. Skicka inbjudan. Använd gärna färdiga mallar för kallelser så att de är lika för varje möte. Sätt upp följande punkter: syfte, mål, agenda (med tidsangivelser för varje punkt om man så vill), underlag och förberedelser. Bifoga/länka till underlag som deltagarna ska ha läst igenom före mötet. Var tydlig med om någon deltagare ska framföra något, så att den personen kan förbereda sig i tid. Tänk att du hjälper dina kollegor att förbereda sig väl inför mötet. Då kommer det att bli mycket bättre.

Under/efter mötet

6. Starta i tid. Det är ett sätt att visa respekt för allas tid.

7. Pulsera mötet. Se det som ett träningspass med uppvärmning, hårdträning och nedvarvning. Uppvärmning: Hälsa välkommen, gå igenom agendan – och fråga om något tillkommit sedan agendan skickades ut. Det är absolut ok att vara social – men under begränsad tid. Hårdträning: Börja med dagens tuffaste frågor så att ni vet att de hinns med. Se till att beslut verkligen blir beslut. Om något ska göras – vem ska göra det och när? Varva ner: Runda av med punkter som mest är information och som vid tidsbrist kanske kan mejlas ut. Avsluta med att utvärdera mötet i 2–3 minuter. Vad gjorde ni bra, nådde ni fram till målen, vad ska justeras? Då jobbar ni med ständiga förbättringar och alla tar ansvar för kvaliteten. Är mötet längre än en timma så lägg in paus för att orka hålla fokus.

8. Sluta i tid – eller för tidigt! Följ agendan, boka nya möten för sådant som är viktigt men inte hör till just det här mötet. Om ni måste dra över ändå så fråga om det är okej.9. Anteckna. Se till att någon för mötesanteckningar som snabbt mejlas ut till deltagarna efter mötets slut. Där ska framgå vilka beslut som togs, vem som ska göra vad och så vidare.