Så får du jobbet gjort – hitta dina strategier

Har du uppgifter som du ständigt skjuter framför dig? Blir dina kollegor irriterade för att du inte gjort det ni kommit överens om? Här är strategierna som hjälper dig undvika prokrastinering och få jobbet gjort.

Så får du jobbet gjort – hitta dina strategier
Får du inte saker ur händerna i tid? Dags att skaffa en strategi. FOTO: ADOBE STOCK

Att prokrastinera handlar om att medvetet skjuta upp saker trots att du vet att det kan vara negativt för dig och dina kollegor. Kanske ligger din deadline långt bort i tiden och du känner ingen motivation att komma igång, trots att du vet att du kan hamna i tidsnöd.

Eller så är uppgiften stor och komplicerad så att du inte vet i vilken ände du ska börja. Andra enklare saker pockar på, du surfar ut på webben eller kommer på att skrivbordet behöver rensas.

Vet att det blir problem

De allra flesta känner säkert igen sig i beteendet. Ett visst mått att uppskjutandebeteende kan också vara bra. Du kanske behöver mer information eller ser att andra saker har högre prioritet. Då kan ett strategiskt uppskjutandebeteende vara på sin plats.

FAKTA PROKASTINERING

FAKTA PROKASTINERING

Handlar om att mer eller mindre avsiktligt välja att förhala eller fördröja en handling, trots vetskapen om att detta kan leda till negativa konsekvenser. I stället ägnar man sig åt alternativa aktiviteter som kanske också måste göras, men som har lägre prioritet, eller som inte alls bidrar till att man uppnår sina mål.

Vad beror det på?

Delar av vår hjärna är utvecklade för att fatta snabba beslut baserat på känslor. Andra delar är utvecklade för självkontroll och långsiktigt planerande. När vi prokrastinerar låter vi känslohjärnan styra. Vi gör de saker som belönar oss just nu, istället för handlingar som kan ge oss fördelar i längden.

Men om det handlar om prokrastinering bör man se upp.

– Skillnaden är att du medveten fördröjer handlingen, trots insikten om att det kan leda till negativa konsekvenser. Du vet att det är dumt, att uppgiften måste göras, men skjuter ändå upp det, förklarar Alexander Rozental, psykolog och forskare vid Uppsala universitet.

Alexander Rozental har ägnat en stor del av sin forskning och undervisning åt prokrastinering och många av hans patienter har det här problemet. Han var också den som lyfte fram ordet i vårt svenska vokabulär i samband med att han skrev boken Dansa på deadline – uppskjutandets psykologi tillsammans med Lina Wennersten.

Intresset för ämnet väcktes när han gick psykologutbildningen och mötte en patient som hade stora problem med uppskjutandebeteende.

Men själv prokrastinerar han inte.

– Jag skjuter sällan saker på framtiden, jag är snarare motsatsen. Som person är jag väldigt strukturerad och noggrann och ser till att saker jag åtar mig blir gjorda i tid.

Söker snabb belöning

Prokrastinering är särskilt vanligt bland studenter, men förekommer även i både arbetslivet och i det privata. Det är ett irrationellt beteende som gör att du slipper obehaget inför en uppgift här och nu. Men uppgiften – och obehaget – finns ju kvar. Och det kan dessutom bli värre för att du skjuter det framför dig.

Men varför väljer vi ändå att skjuta saker framför oss när vi vet att de måste göras? Alexander Rozental berättar att det finns flera förklaringar och att det handlar om hur vår hjärna fungera.

– Vi söker ofta det som ger en omedelbar belöning, det som känns bättre för stunden, hellre än de belöningar som ligger långt fram i tiden, förklarar han.

Det innebär att vi kan vara extremt produktiva samtidigt som vi prokrastinerar. Vi svarar på kollegans mejl, tar fram siffrorna som någon efterfrågade och betar av att-göra-listans snabba uppgifter, medan den viktiga uppgiften ligger och väntar på att bli gjord.

Riskerar att bromsa andra

Men prokrastinering kan även handla om en osäkerhet kring uppgiften. Klarar jag verkligen av uppgiften? Har jag rätt kompetens och erfarenhet? Genom att skjuta upp och göra andra saker som känns bättre för stunden undviker man obehaget kring den svåra uppgiften.

I längden kan prokrastinering leda till stress och oro, men även skapa problem på jobb och relationer. Risken finns att du blir en bromskloss för dina kollegor.

– Om du har riktigt stora problem med prokrastinering kan det i värsta fall leda till att du förlorar jobbet eller att du hamnar hos kronofogden. Men även om det inte är så illa är det viktigt att inse hur ditt beteende påverkar andra, i samarbetet med kollegor eller för att verksamheten ska nå sina mål.

Belöna dig själv

Det finns också en hel del du själv kan göra om du märker att du har en tendens att prokrastinera. Alexander Rozental förklarar att man kan bryta ned prokrastinering i fyra olika delar; belöning, förväntan, tid och impulskontroll. Det hjälper dig att hitta dina strategier för att komma loss.

Det handlar kortfattat om hitta sätt att belöna det som ger dig mest incitament att utföra uppgiften, att skapa en förväntan om att du kan nå målet, att du jobbar med rimliga tidsperspektiv och att du hittar strategier för att hantera din impulskontroll.

Det kan exempelvis vara att dela upp uppgiften i mindre delar som känns lättare att klara av, men även att ta bort sådant som distraherar dig från att göra det du ska. Stäng av mejlen, lägg bort telefonen eller byt miljö så att du kan jobba ostört.

– En viktig strategi för att komma igång är att identifiera värdet av att slutföra uppgiften. Om det är otydligt så kan du införa egna belöningar som du ger dig själv när du slutfört uppgiften, förklarar Alexander Rozental.

Se upp med effektiviteten

Alexander Rozental poängterar dock att det är viktigt att hitta balans i sin arbetsvardag och att de metoder han förespråkar inte handlar om att bli effektiv. Syftet med att hantera prokrastinering är att hitta strategier för att lättare ta sig an uppgifter, inte att maxa ut sin arbetstid.

– Om syftet är att bli mer effektiv är inte prokrastinering problemet. Visst kan beteendeförändringen leda till att du får mer tid över, men se upp så att du inte bara fyller den med fler uppgifter som leder till mer stress.

Men även om det är problematiskt att skjuta upp saker så kan motsatsen, prekrastinering, vara lika illa. Det beteendet innebär att du agerar på allt – varje mejl, varje möte och varje beslut blir en startsignal som du hugger tag i på en gång.

– Prekrastringering handla om att du gör saker på förhand. Det är också ett beteende som kan leda till stress och ohälsa, att inte kunna prioritera och se vad som är viktigast just nu.

Ibland kan det dessutom vara smart att inte dra igång allt på en gång, utan att avvakta och se om det är något annat som påverkar hur du ska utföra din uppgift.

Blir du klar för tidigt med en uppgift kan det till och med innebära att du senare behöver arbeta om den eller att det visar sig att du gjort den helt i onödan.

– Det gäller att hitta balansen och vara någonstans mitt emellan, konstaterar Alexander Rozental.

4 strategier för att undvika prokrastinering

  1. Belöna dig själv. Vi väljer gärna att göra det som ger störst incitament till belöning. Försök identifiera värdet av att slutföra uppgiften som du skjuter framför dig. Om det är otydligt vad belöningen är, se då till att införa en egen belöning när du är klar. Att ta en kopp kaffe eller gå på bio.
  2. Utmana dig själv. En anledning till att inte ta tag i uppgiften kan vara att din förväntan att klara av den inte är tillräckligt stark. Kanske har du dålig tilltro till dig själv eller känner att du saknar kunskap eller förmåga att utföra uppgiften. Försök att utmana dig själv. Bryt ned uppgiften i mindre delar och ta dig an den bit för bit.
  3. Skapa tätare deadlines. Ju längre bort din deadline är, desto mindre bråttom kan det kännas att börja med uppgiften. Risken är att du skjuter uppgiften framför dig tills du hamnar i tidsnöd. Skapa istället tätare deadlines som gör att du kommer loss med arbetet – vad ska du bli klar med innan lunch, idag eller denna vecka?
  4. Se upp med din impulsivitet. Rensa undan allt som kan distrahera dig. Stäng av mejl och andra program som kan bryta din koncentration. Undvik miljöer där du kan bli störd och lägg bort telefonen om du vet att du inte kan låta bli att kolla på den när den plingar till.

Kunskapsmaterial

Bloggar

Böcker

Karriär

Ledare

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.