Så har Iso 9001 stöpts om efter samtidens behov

– År 2000 tog man in processinriktning och ledningsprinciper för kvalitet – för det fanns inte med från början. 2008 förtydligade man egentligen bara vissa delar av texten, så det var egentligen år 2000:s version vi skulle uppdatera, säger Tina Bohlin, som var projektledare för revideringen av Iso 9001 mellan 2012 och 2015.

Mer heltäckande innehåll

Inte nog med det, Iso hade också under denna period fattat ett beslut om att alla ledningssystemstandarder skulle ha samma struktur. Ny kapitelindelning, nya rubriker och vissa kravtexter behövde ändras under arbetets gång.

Det slipades och filades och pushades för att få igenom förslag i det stora myllret som var Iso 9001-revideringen 2012-2015, förklarar Tina Bohlin. Endast två personer från varje land fick medverka på plats i arbetsgruppen för att det skulle gå att få en överblick.

– Iso:s kvalitetsledningskommitté var den största Iso-kommittén vid den tiden, och varje gång vi i den svenska kommittén skickade iväg våra förslag möttes vi av en drös av andra länders kommentarer som vi behövde gå igenom. Det krävdes otroligt mycket samordning, säger hon och skrattar åt minnet.

Precis som inför rådande revidering skickade dåvarande Iso 9001-komittén ut en global användarundersökning för att få in åsikter om vad som behövde förbättras.

– Vi fick in cirka 11 000 svar i den undersökningen. Ett vanligt svar var att vi behövde förflytta oss bort från produktfokus. Flera tjänsteföretag använde redan standarden, trots att den inte var helt applicerbar för dem. Så vi lade till ”produkt och tjänster” överallt och tog bort en del krav för att den skulle bli bredare, säger Tina Bohlin.

Man lyfte också in att standarden skulle ”prata ledningens språk”. Det vill säga, istället för att prata Ständiga förbättringar kallade man det rätt och slätt Förbättringar. Istället för Förebyggande åtgärder kallade man det hantera risker och möjligheter. Det var många begrepp som förändrades.

– Dessutom beslutade vi att standarden skulle vara mer kopplad till affärsprocesser som bland annat att förstå organisationens förutsättningar och planering av förändring. Indirekt fanns det redan med innan revideringen, men det var otydligt och det fanns inga specifika krav på det.

Kundernas krav i fokus

Vid en revidering av en standard är huvudsyftet att öka värdet av denna. Vad skulle då kunna öka värdet av Iso 9001? Lennart Gidlöf är ordförande för den arbetsgrupp inom Sis som arbetar med Iso. Enligt honom borde kundernas krav på mer hållbara produkter och tjänster påverka innehållet i Iso 9001.

– Redan 1996 kom 14001-standarden. Det är en jättebra standard men miljö är ju inte ett separat område, för om konsumenterna vill ha produkter vill ha produkter som är energieffektiva och inte alstrar farligt avfall är ju det också kvalitetsfrågor, säger han.

Lennart Gidlöf var även involverad i förra revideringen av Iso 9001. Han minns precis som Tina Bohlin att mycket av arbetet då handlade om att få in befintliga krav i en ny Iso-struktur.

– Då tog man ett stort omtag på hur dokumentationen skulle se ut. Då 2015 sa man att allt skulle vara behovsstyrt, så den nya standarden påverkar inte dokumentationstätheten alls i praktiken.

När Lennart Gidlöf får frågan om hur det är att arbeta intensivt med en specifik standard väljer han att omformulera frågan.

– Jag skulle inte säga att jag jobbar med en standard. Jag är en praktiker och konsult som jobbar med olika verksamheter. Jag ber inledningsvis mina kunder förklara deras affärsmodeller på djupet så att vi tillsammans kan sålla fram vilka processer, intressenter och omvärldsfrågor som är viktiga att titta på. Iso 9001 är mer som en ”fusklapp” för att se till att man får med alla bitar, säger han.

Lobbade för större grepp

Lennart Gidlöf backar bandet till våren 2023, då den svenska Iso 9001-komittén fick frågan om hur omfattningen av revideringen skulle se ut.

– Det fanns en diskussion på global nivå om att bara göra en liten upputsning. I Sverige kom vi istället fram till att det skulle vara intressant att göra något mer. Efter ett möte i kommittén, som består av både konsulter och storbolag, kom fler inköparperspektiv in, säger han.

Därefter skickade Sverige in ett förslag om att göra ett större revidering, om så en snabbspolad sådan.

– Jag anser att det svenska initiativet var en av ”tungorna på vågen” för att det skulle bli en större revidering. Jag vill även passa på och lyfta Bengt Rydstedt på Sis som verkligen var en nyckelspelare, säger han.

Långsiktig plan avgörande

Enligt Tina Bohlin var omvärldsbevakningen inför revideringen år 2015 monstruös, och att det är precis som det ska vara.

– Då, 2015, var det 1,1 miljon certifierade organisationer i 187 länder. Det är så otroligt många personer som berörs. Ett certifikat kan ju vara för en hel koncern med hundra enheter som ska implementera detta, säger hon och tillägger:

– Sedan har vi alla revisorer, certifieringsorgan och ackrediteringsorgan på det. Det är därför vi har en omställningsperiod för alla certifierade organisationer på tre år och det är därför det är bra om standarden kan hålla i upp till 15 år.

De vanligaste kommentarerna inför revideringen av Iso 9001 år 2015 var att det var svårt att få med högsta ledningen i kvalitetsarbetet, och att kraven på den behövde bli avsevärt skarpare. Och det lyckades man driva igenom, berättar Tina Bohlin.

– Det blev många nya krav i det avsnittet, till exempel att högsta ledningen ska kommunicera och engagera personer i kvalitetsarbetet. Problemen med ledningens bristande engagemang ser man än idag – men att det kom med som skriftliga krav hjälpte förhoppningsvis flera kvalitetsansvariga att kunna peka på: ”det här är faktiskt ert ansvar!”