Så tog kvinnokliniken i Västernorrland grepp om vårdköerna

– Vi insåg att vi behövde jobba tillsammans för att få kontroll över väntelistorna och skapa långsiktigt fungerande rutiner för att effektivisera patientflödet, berättar Heléne Taflin, barnmorska och verksamhetsutvecklare i Region Västernorrland.

Storstädning av listorna

Första steget blev att få kontroll över väntelistorna. Här satsade de mycket tid och resurser på att “städa” listorna och gå igenom alla 1022 journaler. Vilka behov har de patienter som står i kö? Har de fortfarande problem eller har de fått hjälp av annan vårdgivare? Finns det dubletter?

– Det här var ett tidsödande arbete, men viktigt, och vi valde att sätta överläkare på det jobbet för att de är de som bäst kan göra bra bedömningar. Det gjorde att vi snabbt fick bättre kontroll över köerna och kunde börja jobba på ett mer effektivt sätt – och se resultat av vårt arbete, säger Heléne Taflin.

Konkreta förändringar

Med en bättre koll på väntelistorna har de också kunnat genomföra en rad andra förbättringar:

• Bättre prioriteringsstöd till barnmorskorna. För att stötta barnmorskorna i sin rådgivningsroll har man omarbetat de prioriteringsstöd som finns för telefonrådgivning.
• Teamsmöten. Man har också infört något som kallas för TeleQ-möten där barnmorskor från hela länet träffas en gång per månad. Där diskuterar de olika svårigheter, går igenom patientfall och kan utbyta erfarenhet och stötta varandra.
• Ansvarsområden. Team i form av en barnmorska och en läkare ansvarar för att ha koll på olika delar av väntelistan. Detta gör det lättare att i tid upptäcka om en pateintkategori börjar växa och omfördela resurserna för att hantera det.

– Vi har även fått ett bättre samarbete mellan de olika städerna i regionen. Det innebär att vi kan stötta varandra och erbjuda vård på någon av de andra sjukhusen där kön inte är lika lång.

• Produktionsfil. Med hjälp av en gemensam produktionsfil i Teams, som uppdateras varje månad, kan alla anställda inom kvinnokliniken se det antal som inte kallats i rätt tid, alltså där man inte uppnått och kallat patienten inom medicinskt måldatum.

– Det gör att alla blir mer involverade och engagerade i att tillsammans hela tiden försöka optimera patientflöden och hjälpas åt att uppnå målen, förklarar hon.

Positiva effekter i arbetsgruppen

Resultaten av insatserna talar sitt tydliga språk. Redan vid årsskiftet hade väntelistan minskat till 183 patienter. Men satsningen har också gett andra effekter.

– Vi har en helt annan tillgänglighet, men vi har även ökat kunskapen hos barnmorskorna på mottagningarna och fått ett bättre samarbete mellan klinikerna. Tidigare var det mycket ångest kring väntelistorna, men nu vill alla vara med och bidra.

Bättre koll på avbokningar

Heléne Taflin poängterar dock att arbetet är långt ifrån färdigt. Ett förbättringsområde som de kommer att börja jobba med i höst är sena avbokningar och uteblivna besök. Närmare 20 procent av läkartiderna utnyttjas inte på grund av patienten av olika anledningar uteblir.

För att lösa detta har de nu beslutat att anställa undersköterskor som har i uppdrag att ha koll på avbokningar och ringa in patienter på kort varsel.

– En viktig erfarenhet som vi tar med oss är hur viktigt det är att dels ha ledningens fulla stöd i arbetet och en tydlig målbild, men även att välja ut personer som har mycket förtroende i arbetsgruppen att vara med i arbetet. Det gör att det blir lättare att få med sig resten också, säger Heléne Taflin.