Hyllade direktörens framgångsrecept: Koka soppa på en spik

Mötet Region Jönköpings länsregiondirektör Jane Ydman är den före detta ekonomichefen som tycker att ekonomi är en ganska oviktig faktor när det kommer till förbättringsarbete. Hon vet att det framförallt handlar om kultur.
– Jag ser på den här regionen som ett system snarare än som en organisation, säger hon.

Hyllade direktörens framgångsrecept: Koka soppa på en spik
Jane Ydman, regiondirektör i Region Jönköpings län. Foto: Anna Hållams

Hon ber skämtsamt om ursäkt för röran inne på det välstädade kontoret i Regionens hus i Jönköping, innan hon slår sig ner i en inbjudande röd hörnsoffa. Utanför fönstret dallrar en idyllisk småländsk sommardag men Jane Ydman längtar inte ut eller bort. Hon stormtrivs där hon är. För tre år sedan antog hon uppdraget som regiondirektör i Region Jönköpings län. Dessförinnan arbetade hon som ekonomiansvarig i flera olika positioner och på flera olika orter, men nu leder hon alltså regionens kvalitetsarbete – och hon tycker att pengar är ganska irrelevant i sammanhanget.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.

– Det är en klassisk fälla att hela tiden prata om att man behöver mer resurser för att genomföra olika saker. Jag tror att en av Region Jönköpings läns största framgångsfaktorer är att vi är duktiga på att jobba effektivt med de medel vi har, säger hon.

Jane Ydman är tacksam över flera hushållsamma föregångare. Foto: Anna Hållams

Det är visserligen ett något motsägelsefullt motto då tjänstemännen ska arbeta nära politiken, och i den politiska logiken ingår att basunera ut hur man planerar att avsätta rejäla budgetar till olika typer av projekt. Men det är alltså inte ett självändamål om du frågar Jane Ydman.

Det blev tydligt inte minst under pandemiåren och nu under rådande lågkonjunktur. Kristider lär människor att koka soppa på en spik, och sedan spara de recepten i kokboken när krisen avtar. Det var så Jönköpings stabila grund skapades förklarar regiondirektören.

– Det var på 90-talet, mitt under det stålbad som den stora finanskrisen innebar, som ett antal väldigt klarsynta och modiga personer i vårt landsting lärde sig att hushålla med mycket små medel. Vi fick inte höja skatterna samtidigt som vi behövde säga upp folk på löpande band. Situationen ledde till ett vägval där vi bestämde oss för att aldrig investera i mer än vad vi har råd med. Det är en kultur som har suttit i väggarna sedan dess, säger hon.

Fakta

Region Jönköpings län

Jönköping är centralort i Jönköpings kommun och residensstad för Jönköpings län i Småland.

Region Jönköpings län är en svensk regionkommun som har ansvar för hälso- och sjukvård, kollektivtrafik samt kultur i Jönköpings län, samt för att samordna utvecklingsinsatser inom infrastruktur, näringsliv, arbetsmarknad och utbildning – på uppdrag av regeringen.

Region Jönköpings län bildades den 1 januari 2015 efter att riksdagen beslutat att ge landstinget utökade uppgifter och befogenheter.

Det handlar om långsiktighet och uthållighet, eller ”grit” – det relativt nya ordet som betyder lika delar passion som jävlar anamma. Och kulturen är rosad. Region Jönköping sticker ut i landet med sin totala avsaknad av tapp i ekonomi eller minskad kvalitet de senaste decennierna.

Farligt att bli självgod

Jane Ydman återkommer ständigt till den där kritiska perioden i början av 90-talet. När inga pengar fanns att tillgå började regionen snegla på andra branscher, för att hitta nya sätt att minimera utgifter men ändå tillgodose invånarnas behov. Ekonomistyrningen hade länge varit alltför dominerande förklarar Jane Ydman. Hon upplevde att invånare och patienter glömdes bort bland ekonomirapporterna. Det dåvarande styret plockade in hela kvalitetsmetodiken från bland annat industrin och började undersöka hur den – kombinerat med inspiration från andra länders vårdapparater – gick att applicera på Jönköping. Det visade sig vara effektivt. Resultaten steg trots att notan förblev hanterbar. Så har det fortsatt under de gångna 30 åren, oavsett vilken politik som styr.

– Balansgången består i att inte försöka laga något som inte är trasigt, men att inte heller bli för självgod och kär i det som har varit. Ibland när vi får studiebesök till oss blir vi självkritiska och tänker: är vi verkligen så bra som det påstås? Den osäkerheten är nog en grundförutsättning för att fortsätta hålla en hög nivå, säger Jane Ydman.

I Region Jönköpings län huserar 550 chefer. Varje nyrekryterad chef får genomgå ett ledarskapsrogram som har tagits fram inom regionen, och som fokuserar på den gemensamma kulturen snarare än en ledarskapsstil som ska få anställda att lyda blint.

Region Jönköpings läns ledarskapsprogram utgår från ständiga förbättringar.

”Balansgången består i att inte försöka laga något som inte är trasigt, men att inte heller bli för självgod” säger Jane Ydman. Foto: Anna Hållams

– Det börjar med mig. Hur jag prioriterar och hur jag pratar med medarbetarna för att bygga och bibehålla den befintliga kulturen. Den stora utmaningen ligger i att alla chefer samtidigt är i mitt i vardagsbestyren: hur ska vi lösa den här rekryteringen eller schemaläggningen, hur ska vi lyckas bemanna den här enheten, och en mängd andra konkurrerande frågor. I pressade situationer är det lätt att hemfalla till att allt skulle lösa sig om det fanns mer resurser, säger hon.

Möten ska ge kunskap

Tack vare en utpräglad samsyn hos regioncheferna handlar lösningarna ändå sällan om pengar. Hur upprättar man då den typen av samsyn? Enligt Jane Ydman är stabilitet den viktigaste nyckeln. Den högsta regionledningen utgörs till största del av veteraner. Flera av de styrande har varit med hela sina yrkesliv. När regionens ledningsgrupp träffas och har sammanträden sitter man inte i en klassisk u-formation med en formell dagordning. Visst finns det en agenda, men ledningen har märkt att produktiviteten ökar om de har diskussioner i små öar som de varvar med större diskussioner. Det ska kännas som workshops där grundfilosofin är ett ständigt lärande.

En annan mötesplats är Storgrupp sjukvård där regioncheferna träffar alla verksamhetschefer inom hälso- och sjukvård och utbyter erfarenheter. Också dessa möten bygger på ett gemensamt lärande inom alltifrån förbättringsledning till chefernas individuella förutsättningar och utmaningar.

– Jag tror att det här skapar ringar på vattnet, för när de olika sjukvårdsområdena sedan har sina interna ledningsgrupper sker också det i små öar. Att lära genom varandra blir en del av vardagen.

Fakta

De tio största regionerna efter antalet anställda

Västra Götalandsregionen: 50925 anställda
Region Skåne: 34225 anställda
Region Stockholm: 30525 anställda
Region Östergötland: 16275 anställda
Region Uppsala: 13075 anställda
Region Jönköping: 12925 anställda
Region Örebro: 12225 anställda
Region Värmland: 9875 anställda
Region Västerbotten: 9725 anställda

På flera håll i landet upphörde de organisatoriska gränserna nästan helt och hållet under pandemin. I Region Jönköpings län var det synsättet etablerat sedan länge. Jane Ydman ser på regionen som ett system snarare än en organisation. Det enda man behöver hålla reda på är att ta ansvar för sitt eget steg, vem som är i steget före, och vem som är i steget efter.

– Idag andas ju allting kris, men vi gör som vi alltid har gjort. Invånarnas behov må ha förändrats men för att möta dem sätter vi inte in sparpaket utan vi försöker hitta sätt att skruva situationen till det bättre. I vissa fall kanske en verksamhet inte klarar av att hitta ytterligare förbättringar eller så har man kommit till vägs ände. Det är inte så att man aldrig någonsin ska kunna skjuta till resurser, men det ska inte vara den första utvägen – snarare den sista.

När ledningen tar del av de olika verksamheternas resultatrapporter märker de i många fall att lösningen redan finns där. De har lyckats med själva definitionen av kvalitetsarbete: att bygga in förbättringsprocesser i befintliga system.

– Då vet man att det fungerar. Att tänka ”Här jobbar vi med kvalitet som strategi och det är den här lilla gruppen som gör det och de gör det på måndagar” blir inte hållbart. Det ska ju vara en del av allas vardagliga arbete, säger Jane Ydman.

Orättvis kritik mot tjänstemän

I kristider är det lätt att börja se om sitt eget hus och gå upp i stuprörsprocesser. Det finns ingenting positivt med den typen av strategi menar Jane Ydman, mer än att en enskild verksamhet eventuellt klarar sin budget bättre. Men den lilla vinsten är inte tung nog anser regiondirektören, som hoppas att landets kommuner och regioner ska börja ha en större nytta av varandra.

– Kommunerna har väldigt olika förutsättningar och det har gjort det svårt att hitta en likvärdighet och en systematik. Nu är jag och min regionledning ihop med de 13 kommundirektörerna, rektorn på Jönköping University, och länsrådet på Länsstyrelsen mitt uppe i ett gemensamt utvecklingsprogram för att vi tillsammans alltid ska kunna leda med invånarnas bästa för ögonen, säger hon.

Invånarnas bästa för ögonen handlar till stor del om att inte skapa besvikelse. De vanligt förekommande kängorna mot offentlig sektor gällande utvecklingstakten handlar helt enkelt om en rädsla för att vara ”för” innovativ eller experimentell, menar Jane Ydman.

– Det är så otroligt många som påverkas om det går snett. Förr, runt 80- och 90-talet, var det lite fränt att säga att offentlig sektor är långsam, slösig och lat. Jag tycker inte det att det är försvarbart för alla sliter hårt, säger hon innan vi förflyttar oss ut i fastighetens ljusa korridorer.

Möten har inget egenvärde utan ska vara ett forum för att lära och dela erfarenheter anser Jane Ydman. Foto: Anna Hållams

Offentlig sektor har precis lika svåra komplexa uppdrag som privat sektor men den drivs av en annan logik förklarar hon. Den är inte styrd av aktieägare som vill se en snabb vinst, utan enbart av invånarnas intressen.

Också här finns det utrymme för ett större samarbete, förklarar hon. Ständiga förbättringar och mer avancerade kvalitetstekniker och mätningsmetoder som har anammats i många kommuner och regioner kommer från industrin. Samtidigt vill allt fler inom privat sektor arbeta mer värderingsdrivet så som offentlig sektor gör. Att våga inspireras och ta godbitarna sektorer emellan – det tror Jane Ydman är ett framgångsrecept. Själv är hon på en ständig resa i sin roll som regiondirektör. Åren som ekonomichef och ekonomidirektör har gett henne en närapå filosofisk syn på verksamhetsutveckling.

– Vi har länge haft en bra tillväxt och vi har fler medarbetare nu än tidigare. Men ändå finns där en evig känsla att det inte räcker. Det vilar en förbannelse över offentlig sektor, just för att vi alltid tror att vi har för små resurser. Vi tillskriver ekonomin en felaktig frälsande roll. På något plan kanske det blir själva drivkraften – att kunna motbevisa det.

Fakta

Fakta Jane Ydman

Gör: Regiondirektör, Region Jönköping

Bakgrund: Ekonom, Ekonomichef i flera kommuner, Ekonomidirektör i Region Jönköpings län.

Familj: Maken Pelle, hans barn och barnbarn, mina föräldrar, syskon och syskonbarn som är nära mig.

Vad är kvalitet för mig: Att hela tiden göra det bästa möjliga.

Så vet jag som chef att jag fokuserar på rätt saker: Jag vet att vi prioriterar rätt dels när vi levererar på politikens inriktning, men också för att jag ser våra positiva resultat. Fortsätt på en inslagen väg som har fungerat, men var vidöppen för att den ska följa tidens gång. Var inte så kär i historien att det inte finns utrymme för omprövningar och anpassningar.

Kvalitetsprofilen

Kunskapsmaterial

Utbildnings-tv

Hämtar fler artiklar
Till startsidan
Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.