Släpp inte taget om förändringsresan – experten varnar för felsteg i omorganisationer

Enligt Tobias Helj Nilsson är en ogenomtänkt och ostrukturerad omorganisation direkt skadligt för verksamheten, då medarbetarna riskerar att tappa förtroende för sin arbetsgivare. Detta bidrar i sin tur till att kvaliteten på arbetet blir sämre och produktiviteten minskar. 

– Problemet bottnar ofta i att ledningen hoppas på att organisationen bara ska sätta sig av sig självt. Det är olyckligt, för i praktiken innebär det att släppa kontrollen över utvecklingsarbetet. 

Han fortsätter:

– En annan förklaring till den här typen av beteende är att man faktiskt har en tydlig vision för hur omorganisering ska gå till men att man vill slippa ta obekväma beslut kring bemanningen. Det är ett förhållningssätt som snabbt genomskådas av medarbetarna.

I vissa fall rekryteras medarbetare om till nya tjänster som egentligen inte behövs, utan som skapas endast för att arbetsgivaren är rädd för att förlora dessa individer. Det riskerar att baktända, menar Tobias Helj Nilsson, eftersom man då lätt tappar bort det viktigaste fokuset; att utveckla kärnverksamheten.

Parallellt med diskussionen om skadlig internrekrytering pågår också en diskurs om att många företag sitter på outnyttjad kompetens. Står de här fenomenen i konflikt till varandra?

– Vid en omorganisation bör man i första hand fokusera på vilka funktioner och befattningar som kommer behövas för att föra verksamheten framåt. Självklart ska en arbetsgivare ha koll på vilka kompetenser som finns internt – men det gäller inte bara vid en omorganisation, utan hela tiden. Det är en hygienfaktor om du frågar mig.

Det finns flera vanliga missuppfattningar när det kommer till att försöka låta rekryteringsprocesser ske ”organiskt”, förklarar Tobias Helj Nilsson. En sådan är att de som är mest motiverade och bäst lämpade kommer söka de tjänster som ledningen utlyser internt under en omorganisering.

– Det kan ju tvärtom bli så att någon som är högmotiverad och kvalificerad tycker att det är märkligt att den förväntas söka om sin tjänst. Risken är att den personen istället tappar motivationen för att den inte känner sig sedd, säger han.

Att låta anställda söka om sina tjänster kan, om det uppfattas som en skenmanöver för att kringå olika regelverk, dessutom skada organisationens arbetsgivarvarumärke.. Det riskerar då att sprida sig till såväl de som är kvar som till personer som potentiellt hade tänkt söka sig till organisationen.

– Vissa tror också att man kan kringgå turordningsreglerna genom att arbeta såhär, men så fungerar det inte. Turordningen behöver ändå följas om det finns anställda kvar att hantera efter att vakanser har bemannats.

Den arbetsgivare som vill driva en transparent och trovärdig omorganisation bör börja med att undersöka hur förändringarna rent praktiskt ska gå till för att man ska komma så nära visionen som möjligt. Därefter ska ledningen driva fram en tydlig intern och extern kommunikation, förhandlingsunderlag, riskbedömningar, möjliga kompromisser, avtal, genomförande och uppföljning. 

– Tänk ut hur er drömorganisation ska se ut och skapa sedan en plan för det. Var aktiv och ta fram bra underlag och goda argument för er plan. Det här ökar legitimiteten för det man gör – för medarbetarna och facket ser hellre att arbetsgivaren är pålitlig och konsekvent än dessa missriktade försök till snällhet.