Standarden är ett recept – kockarna kan sabba maträtten

– Hur bra ett kvalitetsledningssystem är beror bara till viss del på standardens krav. Man kan se dem som en samling goda råd eller ett recept. En dålig kock kan förstöra fina råvaror även om receptet följs. Detsamma gäller när man inför ett formellt kvalitetsledningssystem, säger han.

Det finns olika krafter och aktörer som påverkar resultat, menar Lennart Gidlöf. Kunden är en viktig aktör, för om kunderna tydligare specificerar sina förväntningar på sina leverantörer kommer också synen på vad ett gott kvalitetsarbete är förändras hos de som ska använda Iso 9001. Den viktigaste aktören är givetvis ledningen, eftersom den måste ha insikt i vilka av standardens ledningsprinciper som är relevanta för den specifika verksamheten – oavsett om det handlar om att lägga mer krut på att utöka kompetens eller att bygga en större kundförståelse.

Den tredje viktigaste aktören är certifieringsorganen som behöver ha en bra coachande attityd gentemot de som certifierar sig – men utan att för den sakens skull sänka kraven och därmed dela ut certifikat lättvindigt. ”Iso-konsulter” är de fjärde aktören som ofta kan ha stor påverkan på hur bra det införda kvalitetsarbetet blir.

– Alla de här aktörerna påverkar tillämpningen av standaren och hur bra systemet blir. Jag skulle säga att det som har minst betydelse i den här ekvationen är standarden i sig, den kommer på femte plats i ordningen. Standarder ger fibrer till maträtten men smaken handlar om andra omständigheter, säger Lennart Gidlöf och tillägger med eftertryck:

– Ansvaret för vilken nytta standarden faktiskt har ligger främst på ledningen, och de som behöver utnyttja sin makt med mer omsorg – det är kunderna.

Tankevurpan uppstår alltså när man tror att man är klar om man checkar i alla boxar, förklarar han.

– Det är lite som att säga: ”nu har vi köpt en träningscykel så nu kommer vi att komma i bra form” och så ställer man den i källaren utan att använda den. Det väldigt många olika situationer där misstag kan uppstå, man kan ha en insikt i högsta ledningen och så kan det tunnas ut i resten av organisationen – eller precis tvärtom, säger han.

Hur kommer det sig att den här diskussionen väcker så mycket känslor?

– Man kan arbeta med kvalitet och verksamhetsutveckling på många olika sätt, exempelvis via Iso 9001, SIQ och Lean. Företrädarna konkurrerar om vad som är det rätt sättet. Oavsett om man vill försvåra eller förenkla vad kvalitetsarbete är kan detta vara olika sätt att attrahera kunder. Det är så marknadsekonomi fungerar.

Hur ska man då göra för att använda standarder på ett smartare sätt?

– Det finns två definitioner av smarthet här. Den ena är att man vill göra det så enkelt som möjligt, det andra är att beakta standardens krav så att man får maximal nytta. Det som alltid måste fungera är ledningsgruppen, och att ledningsgruppen kan använda standarden till att hantera alla frågor som uppstår under hela året.

– Om man läser standarden på ett fyrkantigt sätt tror man kanske att det måste skapas en rutin för varje arbetssätt – men om den används på rätt sätt är det tvärtom så att alla arbetssätt och rutiner vävs ihop, och blir en hjälp i stället för något betungande.