Systemtänkare i Bromölla

Målstyrningen fungerade inte tipp topp och det fanns ingen helhetssyn på organisationen. Så såg det ut tidigare i Bromölla kommun. Idag har man dragit igång projektet BÄST, Bromölla är systemtänkare, lite på smyg i och med ett pilotprojekt på personalenheten. Men i vår ska varje avdelningen, en efter en, börja tillämpa systemtänkande enligt Vanguard-metoden.

Systemtänkande innebär att man ställer om traditionell ledning och styrning som ofta är mer hierarkisk till att låta medarbetarna komma med förbättringar och sätta kunden mer i fokus.

Vad kunden vill ha

Personalenheten började arbeta enligt systemtänkande i slutet på våren 2009 då personalchef Freddy Sörensen och hans tre medarbetare fick en introduktion av metoden av kommunens utvecklingsansvarige Patrik Öhman.

– Det kändes rätt direkt. Idag har vi ett bättre arbetsklimat, större arbetsglädje och levererar bättre kvalitet till våra kunder, förklarar Freddy Sörensen.

Personalenhetens kunder är kommunens chefer, politiker, fackliga representanter och medarbetare och enheten började arbetet med att kartlägga sitt arbete. De skrev ner alla förfrågningar de får för att hitta vad kunderna efterfrågar och vill ha ut av dem.

– Den största skillnaden är att vi tidigare har jobbat utifrån vad vi tror att kunden vill ha. Idag vet vi vad de vill ha och inte, och det de inte vill ha är en belastning för både oss och dem och det plockar vi bort. Det handlar om att leverera rätt saker.

Som ett exempel berättar Freddy Sörensen att de tidigare levererat mycket statistik om bland annat övertid, sjukdagar, LAS-dagar och semester. Efter att de börjat med systemtänkande har de istället gått ut och frågat cheferna vad de vill ha för statistik och hur de använder det material de får. Det visade sig att många chefer inte använde sig av det alls. Idag levererar de endast det material som cheferna efterfrågat och behöver.

Enheten har också haft i uppdrag att hitta på en julklapp till de anställda. Tidigare har de gissat sig fram, i år skickade de ut en förfrågan på intranätet om vad de anställda önskade sig.

Human människosyn

Freddy Sörensen anser att hans medarbetare reagerat positivt på det nya arbetssättet, mycket beroende på att de är förändringsbenägna och att enheten länge haft en känsla av att de kan bli bättre.

– Sen ger det positiva effekter så som att kvaliteten på det vi levererar bli bättre, vi levererar rätt saker och dessutom har vi en mer human människosyn, berättar han.

Med det menar Freddy Sörensen att man tidigare fokuserade på personen och att kanske en viss anställd inte passade för sitt jobb. Enligt systemtänkande är det istället medarbetarens förutsättningar som kanske inte är rätt. Det kan handla om allt från information till material eller kompetens.

– Istället för personen är det ofta systemet som brister.

”Kan verka flummigt”

Men att vara systemtänkare kräver mod. Freddy Sörensen förklarar att vi är vana vid en traditionell organisation och att det är svårt att ställa om sitt sätt att tänka och att få andra att förstå.

– Jag tror att det kan uppfattas som otydligt och lite flummigt ibland gentemot kunderna. Det blir ett annat slags bemötande som mer liknar en dialog där vi ber dem berätta vad de vill ha. Det är man inte van vid.

Exempelvis anordnar personalenheten chefsfrukostar för kommunens chefer några gånger om året. Tidigare satte man upp en dagordning som man följde. Istället började man med öppna möten där cheferna kan diskutera det som känns relevant just för dem. Men cheferna var vana vid dagordningen och kände att det var svårt att gå tillbaka till sina enheter och berätta för medarbetarna vad de egentligen pratat om, samtidigt som de tyckte att de öppna mötena öppnade kreativiteten och öppnade upp kopplingar till andra chefer. Och eftersom cheferna är kunderna har man idag ett tema som man utgår ifrån på varje möte.

– Förut kläckte vi idéer om vad vi trodde, nu lyssnar vi in mer. Vår avdelning har gått från att vara uppifrån och ner-styrd till nerifrån och upp.

Bakgrund Bromölla kommun:

För tre år sedan fick Patrik Öhman kontakt med systemtänkande. En metod som han såg som svaret på kommunens problem där målstyrningen inte fungerade och helhetssynen på organisationen inte fanns. Efter en introduktion av systemtänkande och Vanguard-metoden för ledningen, gav de tummen upp. Målet med BÄST-projektet är att bli effektivare, leverera bra kvalitet och få ökad medarbetareenergi, samt en större helhetssyn på organisationen. Efter pilotprojektet på personalenheten kommer man att dra igång projektet i stor skala där man börjar med kommunens avdelning för Individ och familjeomsorg, IFO. Viktigt att tänka på är enligt Patrik Öhman att tankesättet är väl förankrat hos cheferna.

Uppföljningen kommer man att sköta i verksamheten och i metoden ingår tydliga uppföljningsverktyg i form av mätetal.

Läs mer!

Vill du läsa om hur IFO-enheten jobbar med systemtänkande ska du ta dig en titt i Kvalitetsmagasinet 4 som kommer ut idag.