Vårdtyngden blev fakta – nu används datan på nya sätt: ”Man börjar tänka outside the box”

Några månader senare har användningen börjat breddas.

– Det används operativt varje dag i fördelningen på vårdavdelningarna. Nu när vi sitter med budgeten inför 2027 ser jag också att man vill använda verktyget för att bemanna på ett bättre sätt, säger Marita Sers.

Målet är att i större utsträckning kunna styra bemanningen efter det faktiska behovet.

– Inte kanske på ett traditionellt sätt, utan behovsstyrt. Och det kan man göra eftersom det här är fakta.

Gav stöd vid skolattacken i Fagersta

Ett annat användningsområde blev tydligt när regionen nyligen stod inför risken för ett större inflöde av skadade, i samband med skolattacken i Fagersta. Då avled en 17-årig flicka och tre andra elever skadades.

– Då vill man snabbt ha en kartbild över hur vår kapacitet ser ut. Där har vi ett verktyg för det, säger Marita Sers.

Det handlar samtidigt om mer än att veta hur många patienter som finns på respektive avdelning.

– Den fakta vi har haft tidigare har varit antal. Så här många patienter har vi. Men patienterna går inte att jämföra med varandra på det sättet. Det är den nyanseringen vi vill åt.

Data från verktyget har också börjat väcka nya frågor i andra delar av verksamheten. Ett exempel är läkemedelshanteringen, som är en av parametrarna som används för att mäta vårdtyngd.

– Man har velat se hur det ser ut på sjukhuset: Var ligger den läkemedelstunga delen? säger Christoffer Öberg.

Regionen har kliniska farmaceuter som stöttar verksamheten med läkemedelshantering. Med vårdtyngdsdata blir det möjligt att diskutera var deras insatser kan göra störst nytta.

– Det märks att man har börjat använda datan och sedan börjat tänka lite outside the box. Vad kan vi använda i kombination med annan data och vilka andra insikter kan vi få som kanske inte riktigt var tänkta från början?

Perspektivet ändrat – från detaljer till helhetsbild

Utvecklingen har också inneburit en lärprocess för användarna. Marita Sers beskriver hur diskussionerna till en början ofta kretsade kring detaljer och sådant som modellen ännu inte fångade.

– När man kommer igång, får upp sina siffror och börjar fundera på vad verktyget kan användas till blir man väldigt detaljorienterad. Man fokuserar på det som saknas.

Med tiden har perspektivet förändrats.

– I stället för att fokusera på de sista kanske tio procenten tittar man på det som finns och ser att det är good enough. När vi tittar på trender och mönster stämmer det.

Att försöka avgöra exakt om en enskild patient vid en viss tidpunkt är tyngre än en annan blir mindre viktigt.

– Då är vi nere på decimaler. Det släpper man efter en stund och går över till the bigger picture. Då får man också acceptans och tillit till datan.

Verktyget har samtidigt fortsatt att utvecklas när verksamheten identifierat luckor. Christoffer Öberg nämner omsorgstung vård som ett exempel.

– Där fångade vi inte riktigt hela bilden tidigare. När vi fick in ADL-dokumentationen blev det en viktig del för att få en bättre helhetsbild.

”Ett otroligt generöst samarbete”

Förvaltningen sker genom ett vårdtyngdsråd där olika delar av verksamheten finns representerade. Förändringar behöver fungera för helheten och inte gynna en avdelning på bekostnad av en annan.

Transparensen i verktyget har också varit viktig, enligt Christoffer Öberg. Användarna kan se vilka faktorer som ligger bakom det samlade värdet för vårdtyngden.

– Om man bara har en massa parametrar och får ut att ”det är tyngd 20”, då blir det en ”black box”. Här kan man spåra var tyngden ligger. Är det den medicinska delen eller någon annan del?

Marita Sers ser också hur avdelningarna i större utsträckning delar erfarenheter med varandra.

– Man pratar om fallgropar man gått i och framgångar man haft. ”Kom till oss så visar vi hur vi gör.” Det är ett otroligt generöst samarbete.

Den gemensamma bilden av belastningen har därmed fått betydelse både för arbetsmiljön och patientsäkerheten.

– Har vi en god arbetsmiljö är det lättare att ha en patientsäker vård, och vice versa. De går hand i hand, säger Marita Sers.