Volvo it jammar fram innovationer

I september är det dags igen. Då går Innovation Jam, eller Jam It som det kallas hos Volvo It, av stapeln för fjärde året i rad. Alla deltagare som på något sätt jobbar med it inom Volvogruppen bjuds in till att utifrån några framtagna strategiska utmaningar skriva in idéer, kommentera och bygga vidare på andras samt rösta fram de bästa förslagen. Samtidigt finns möjlighet att ta del av innovationsföreläsningar och workshops.

– Vi mäter antalet unika besökare och antalet aktiva deltagare. Första året hade vi 1 876 besökare, förra året hade vi 2 730. Aktiviteten ökar vilket är roligt att se, säger Tommy Hansson, business innovation manager på Volvo It:s avdelning för innovation.

Flera vinster

Jam It pågår under en vecka då en särskild plattform där allt kretsar kring innovation öppnas upp för medarbetarna. Idén kommer ursprungligen från IBM och Volvo It började med konceptet efter att innovation utvärderats som en av företagets viktigaste utmaningar. Även på andra håll inom Volvogruppen innoverar man på detta sätt.

Men trots att plattformen endast är öppen en vecka om året berättar Tommy Hansson, som arbetar inom en global innovationsgrupp på nio personer, att sessionen är en årlig process. Första utvärderar hans team tillsammans med nyckelpersoner inom Volvo vilka strategiska områden som ska lyftas fram, sedan sker den så kallade injektionsfasen, att fylla dessa områden med inspirationsmaterial som bilder, filmer och dokument för att deltagarna ska få en känsla och ha något att utgå ifrån.

– Målet är självklart bra idéer men vi ser det också som en möjlighet att kommunicera ut våra utmaningar och öka hela organisationens förmåga att vara innovativa. Dessutom bygger deltagarna egna nätverk, ofta tvärfunktionella och geografiskt spridda. Det är otroligt mycket värt, berättar Tommy Hansson.

För att engagera så många medarbetare som möjligt är utmaningarna av lite bredare slag men inom en tydlig ram. Årets utmaningar är ännu inte bestämda men Tommy Hansson berättar att förra årets utmaningar var global urbanisering och hur it kan vara en del för att lösa de utmaningar det innebär. Den andra utmaningen var mobila applikationer och mobilitet och den tredje var operative excellence, alltså hur Volvos interna processer kan effektiviseras.

– Vi har alltså en affärsstrategisk utmaning, en om teknologi och en om våra mer interna processer. Att anpassa dem så att de passar globalt är en utmaning.

Investerar Volvo-pengar

Förra året föddes 351 idéer. Att vara med i Jam It är helt frivilligt och bygger enbart på intresse. Därför gäller det att få så många av de 7 000 medarbetarna intresserade.

– För att göra det mer spännande får alla deltagare får så kallade 25 000 ”Volvo-pengar” att investera i de idéer de tror på. Det blir en snackis vid kaffemaskinen, underlättar urvalsprocessen och bidrar till att medarbetarna känner sig delaktiga och involverade, vilket jag tror är grunden för att hålla idéarbetet levande, säger Tommy Hansson.

I realtid kan man följa investeringarna och ett globalt team sållar fram de allra bästa idéerna. Hela processen är transparent, ytterligare en faktor för att få engagemang menar Tommy Hansson. I fjol vaskades tre toppidéer fram. Tillsammans fick de finansiering på ungefär en miljon kronor. Idégivaren coachas och jobbar tillsammans med innovationsstaben för att utforska och vidareutveckla idén. Övriga idéer tappas ut i övriga forsknings- och utvecklingskanaler.

– Att kommunicera hur det går för projekten är en viktig del så vi jobbar nära kommunikationsstaben för att skapa rätt incitament. Medarbetarna måste känna att deras arbete ger ett värde tillbaka.

Hålla lågan uppe

För att moderera innovationssajten och lokala workshops arbetade 75 personer frivilligt under 2012. För att täcka upp alla tidszoner var två personer aktiva åt gången och deras uppdrag var att driva diskussioner framåt, svara på frågor och kommentera idéer.

De workshops och föreläsningar som erbjuds under veckan är allt från inbjudna talare till att medarbetare själva håller en mer intern workshops. Tanken är att blanda virtuell och fysisk miljö och bidra till hög energi.

– Vi har fått frågan om att hålla sajten uppe hela tiden, men vi har valt att ha det tidsbegränsat just för att få stort engagemang och hålla energin uppe. Är den öppen året runt finns risk att engagemanget minskar och att engagemanget sakta dör ut. Dessutom kostar det en slant att styra, förklarar Tommy Hansson.

En utmaning de nu arbetar med är att knyta Jam It till det mer traditionella och löpande forsknings- och utvecklingsarbetet. Att verkligen se till att de idéer som kommer fram och att den kunskap som byggs upp tas om hand till max. Idag finns en litet gap mellan de löpande processerna och innovationsveckan. Volvo It har också ett antal innovationsplattformar med ett snävare fokus som är öppna året runt och riktar sig mot en mer specifik process.

– Jam It står för de mer radikala innovationerna och en anledning är nog att medarbetare över gränserna träffas, det är inte samma människor som man diskuterar med runt fikabordet som man nu bollar med.