5 nyckelfaktorer som gör era möten mer effektiva

Diffusa syften, bristfälliga underlag, splittrade deltagare och otydliga slutsatser kan vara några av problemen kring möten i företag och organisationer.

– För att ett möte ska vara effektivt och att alla ska få en chans att komma till tals behöver det förberedas. Många möten skulle bli mycket bättre om fler planerade varför, vad och hur de ska göra på sina möten mer noggrant, säger Fredrik Bauer på konsultföretaget Mötesutveckling, som menar att mötestiden för ett företag med 50 anställda kostar minst 3,7 miljoner kronor per år.

Läs även: 5 steg till ett bra digitalt kundmöte

Mötesutveckling har genomfört en egen undersökning bland 500 svenskar. Enligt denna undersökning vet drygt hälften av alla mötesdeltagare inte vet vad som bestämts på möten de varit med på. Studien visar också att i stort sett alla svenska möten hålls i konferensrum.

Fem nyckelfaktorer för effektiva möten

1. Struktur – Varför ska vi ses? Vad ska vi uppnå? Vad ska vi prata om?
2. Underlag – För att alla ska kunna förbereda sig krävs besluts- eller förberedelsematerial.
3. Rätt personer – Bjud in de som berörs av frågorna. Andra kollegor kan göra annat.
4. Fokus – Se till att alla blir involverade i diskussioner. Släpp telefonen.
5. Avslut – Vilka är slutsatserna av mötet? Vem ska göra vad till när?

Läs även: Så löser du 5 vanliga mötesproblem