5 förhållningssätt som bygger stark kvalitetskultur
Förbättringsarbete
För att bygga en stark kvalitetskultur räcker det inte med att införa några enkla kvalitetsverktyg. Först och främst måste det till ett perspektivskifte i organisationen, menar föreläsaren, författaren och utbildaren Joakim Ahlström som lyfter fram fem grundläggande förhållningssätt.
Inom allt fler delar av samhället används i dag akronymen VUCA, för att beskriva den snabbrörliga och oförutsägbara värld som organisationerna har att förhålla sig till. VUCA står för ”volatility, uncertainty, complexity och ambigiuity” – på svenska volatilitet, osäkerhet, komplexitet, tvetydighet.
Någonting är fel
Läs vidare – starta din prenumeration
De stigande kraven på ständiga förändringar kräver ett helt nytt ledarskap med förmåga att bygga en stark kvalitetskultur, betonar Joakim Ahlström, vd på Real8 Consulting Group AB och författare till böckerna ”How to Succeed With Continuous Improvement” (”Bäst i världen”) samt ”Success – Free from Fear, Full of Power”.
– Individen måste få större frihet och ledarskapet gå från detaljstyrning till tillitsstyrning. Det går inte längre att styra allt med standarder, rutiner och regelverk. Nu krävs att vi kan förlita oss på att individen i stunden kan anpassa sig till ständigt nya förutsättningar och kan fatta de rätta besluten utifrån ett helhetsperspektiv. Det ställer sin tur höga krav på gemensam värdegrund och stark kvalitetskultur, säger han.
Kreativiteten stimuleras
Med en högre grad av självledarskap frigörs också nya krafter inom organisationen. I en hierarkisk organisation där chefen pekar med hela handen och detaljstyr är det lätt att kompetens går förlorad och medarbetarna tappar engagemanget. I en tillitsstyrd organisation stimuleras däremot kreativiteten och medarbetarna uppmuntras att ta egna initiativ.
– Traditionellt ledarskap kan möjligen fungera om det handlar om monotona, upprepade arbetsuppgifter. Men i en modern organisation med processer som behöver klara ständiga variationer och förändringar krävs att man släpper loss individernas och gruppernas egen förmåga, understryker han.
Konversationen ger uttryck för kulturen
Hur bygger man då en stark kvalitetskultur?
Enligt Joakim Ahlström kan kulturen i en organisation definieras som ”vår rådande konversation om oss själva”. Vi har alla en individuell självbild som återspeglas i våra, oftast inre, konversationer i olika situationer, som blir tydliga när vi ställs inför nya utmaningar. Det kan dra igång en spontan inre konversation om att ”det här ska bli kul och lärorikt” eller att ”det här kommer aldrig att gå vägen”.
Läs även: Så bygger du en kvalitetskultur som militären.
Även i organisationer finns invanda konversationer som ger uttryck för kollektiva övertygelser och förutfattade meningar – ”vi har en riktig familjekänsla och tar hand om varandra” eller ”hos oss kör alla sitt eget race”.
– Problemen uppstår när vi glömmer bort att dessa konversationer är valbara perspektiv och att vi omedvetet börjar förhålla oss till dem som absoluta sanningar, säger Joakim Ahlström.
Grundläggande för att skapa en bra kvalitetskultur är därför att organisationen blir medveten om den konversation som pågår och kan skifta perspektiven till någonting mer konstruktivt. Att bli medveten om sina perspektiv blir för många en stark aha-upplevelse, konstaterar Joakim Ahlström:
– I många fall är de gängse perspektiven inte så produktiva. Att bli varse dem och inse att det finns möjlighet att välja nya kan kännas väldigt befriande.
Inventera käpphästarna
I sin roll som utbildare och konsult brukar Joakim Ahlström föredra att använda begreppet ”käpphästar” för att beskriva de förutfattade meningar och begränsande konversationer som finns i många organisationer.
– När organisationerna gör en inventering av sina käpphästar blir det som regel mindre laddat och lättare att ifrågasätta sig själv och andra, säger han.
Joakim Ahlström, som bland annat har Six Sigma Black Belt och examen från European Master´s Programme in Total Quality Management, menar att kvalitetsmodeller som till exempel Lean i grund och botten handlar om att utveckla kvalitetskulturer. Men en lyckad implementering förutsätter att organisationen först blir medveten om sina perspektiv.
– Misstaget många gör när man satsar på en kvalitetsmodell är att det blir ett mekaniskt införande av redskap – att man inte aktivt medvetandegör och skiftar begränsande perspektiv.
Läs även: 13 beteenden som stödjer kvalitetskulturen.
Skifta perspektiv
Innan Lean eller någon annan kvalitetsmodell tas i bruk gäller det att därför först att bereda marken genom att förstå och eventuellt skifta individuella och gemensamma perspektiv – precis som inom jordbruket där man först bereder marken med plog och harv innan det är dags att så.
– Det handlar om att utveckla ett klimat där alla känner sig trygga, där man kan uttrycka vad man tänker och känner utan rädsla att hånas, straffas eller stängas ute från gemenskapen. I ett sådant klimat kan hämmande ”sanningar” uttalas och likt vampyrer i solljus förlora sin kraft. I ett sådant klimat är också förutsättningarna för framgång de bästa, oavsett vilken kvalitetsmodell man väljer, understryker Joakim Ahlström.
Joakim Ahlströms fem förhållningssätt för framgångsrik kulturutveckling.
1. Fråga: När ni står inför en förändring, uppmana alla andra att sätta ord på sina farhågor. Visa vägen genom att uppriktigt uttrycka dina egna.
2. Lyssna: Ge alla möjlighet att prata lika mycket. Undvik helt kommentarer och argumentation.
3. Uppskatta: Värdera inte perspektiven som uttalas, men uppmuntra uppriktighet och modet att sätta ord på tvivel och rädslor.
4. Åtgärda: Ta vara på möjligheten att förebygga risker och undvika fallgropar som synliggjorts.
5. Stötta: I en miljö där alla perspektiv är okej är förutsättningarna att medvetet välja förhållningssätt i varje situation de bästa. Stötta varandra att göra det.
