Vanligaste felen som sumpar ditt avstämningsmöte

Samtidigt kan det kännas svårt att prioritera bort ytterligare av sin tid till möten.

– Har vi tidsbrist har vi stoppat in för mycket. Däremot, stoppar vi in tid i början kan vi spara tid sen, han fortsätter:

– Det finns en restaurang här i Malmö, King Long, som alltid har fullt. För de har otrolig service. De lär upp sina medarbetare under en månads tid. Vilket de ha råd att göra i och med att de alltid har fullt – eller – har de alltid fullt för att de tar sig tiden? De lägger tid på att lära upp i början och sparar sen tid, för det blir bra på en gång.

Går det att prata om effektivitet i sammanhanget?
– Jag är allergisk mot det ordet. Organisationer har inte gjort annat än att effektivisera senaste 40 åren. Ändå stiger stressrelaterade sjukdomar för varje år samtidigt som engagemang sjunker i våra organisationer. Har vi då effektiviserat? Tänk i stället på vad syftet ska vara och vilken effekt mötet ska ha.

Regel nummer ett för ett bra möte

Enligt Micke Darmells erfarenhet saknar ungefär 90 procent av svenska möten ett tydligt syfte.

– Väldigt viktigt att alla som går in i mötet har samma förväntningar och att det finns ett tydligt syfte och mål med mötet.

Syftet med ett avstämningsmöte skulle kunna formuleras som den anställdes utveckling medan ett mål skulle kunna vara att planera hur det ska gå till.

– Ett tydligt syfte och mål är grunden för ett bra möte, oavsett om det är en kickoff för tusen personer på Nou Camp i Barcelona eller ifall vi har ett möte med fyra personer på Kvalitetsmagasinet så är grunden exakt den samma. Det skiljer sig inte.

Skrota ”avstämningsmötet”

Allt för ofta blir möten baktunga med för lite framtidsfokus, enligt Darmell. Det resulterar i möten som främst är reaktiva och inte är så nyttiga som de skulle kunna vara. Därför föreslår han att sätta tonen redan i mötesnamnet, skrota ”avstämningsmöte” och ersätt det med exempelvis ”framtidssamtal”.

– Självklart kan vi prata om det som varit men fokuset bör vara på vad vi ska göra för att komma vidare och hur det bör genomföras. Prata i termer som ”är det något du vill se mer av?” eller ”har du någon insikt om hur vi blir mer framgångsrika tillsammans?”.

Hur mötet är designat spelar också roll. Hur är mötesrummet möblerat? Är det ett tungt mötesbord emellan er med hårda stolar eller kan ni sitta avslappnade? Mötet behöver heller inte ta plats på kontoret utan kan pågå under en promenad eller på ett café.

– Platsen för mötet sätter tonen, det blir ett helt annat samtal på en promenad än med ett mötesbord emellan. Finns företag som har som regel att ta gående one on one möten.

”Alla tolkar in saker som inte sagts högt”

Både medarbetare och chef bär ansvar för resultatet av mötet men för att skapa möjlighet för en öppen diskussion behöver chefen vara fullständigt närvarande och intresserad.

– Det är otroligt viktigt att få känna sig sedd och lyssnad på. Vi alla är människor, efter ett möte kommer vi ha tolkat in saker som inte ens sagts högt. Om en chef till exempel skulle sitta med mobilen eller mejlen uppe signalerar det ointresse varav det kan kännas meningslöst för en medarbetare att öppna upp sig.

Micke Darmells sista medskick är att våga ta tag i de mjuka frågorna och se avstämningsmötet som det ”relationsmöte” det enligt honom är.

– I slutändan är det också ett relationsmöte. Ju bättre relation jag som medarbetare har till chefen, desto bättre kommer det gå för oss. Då blir det också en framdrift i one on one mötet och inte bara en slot i kalendern som tagit upp 15 minuter av bådas tid.