Bristande mejlkvalitet retar svenskarna – Här är experternas tips

Arbetsmiljö Nio av tio svenskar retar sig på något sätt på innehållet i mejlen de får. Samtidigt tycker också nästan 70 procent att det är svårt att själva använda lämpliga formuleringar i mejl, det visar en ny undersökning. Kvalitetsmagasinet har – på mejl och i telefon – bett två kommunikationsexperter om råd i frågan.

Bristande mejlkvalitet retar svenskarna – Här är experternas tips
Bodil Tingsby och Antoni Lacinai kan allt om missförstånd.

91 procent av svenskarna kan störa sig på andra personers mejlstil, det visar en ny undersökning från webbhotellspecialisten Strato. Och trots att en stor andel besväras av andras språkmissar eller tonfall anger en majoritet att de själva kämpar med att skriva mejl: hela 69 procent säger att de tycker att det är svårt att använda lämpliga formuleringar i mejl.

Bodil Tingsby är författare och kommunikationsexpert. Hon anser att det är viktigt att separera de olika kommunikationsverktygens syften och endast använda dem i rätt sorts sammanhang. Korta raka budskap eller enkla frågor fungerar bra i mejl och sms, medan långa utläggningar eller komplicerade frågeställningar kräver att man ser eller åtminstone hör den man pratar med.

Effektivt i teorin

Under ett fysiskt möte kodar mötesdeltagarna varandras kroppsspråk. Under ett telefonsamtal fungerar rösten som en indikator på stämning och intressenivå. I textform finns nästan ingenting kvar att avkoda, vilket enligt Bodil Tingsby kan ha förödande konsekvenser om den typen av kommunikation får för stort utrymme. 

– Det finns arbetsplatser där nästan all kommunikation sker via meddelanden, trots att man sitter i samma hus. Det handlar oftast om att man vill vara effektiv, men om det uppstår irritation och återkommande missförstånd blir den kontakten på sikt väldigt ineffektiv, säger hon.

Dessutom får man ofta bara svar på det första stycket i ett mejl, tillägger Bodil Tingsby. Då blir kontakten inte alls så effektiv som det var tänkt, eftersom man måste skicka ytterligare ett mejl för att få svar på återstående frågor. 

– Vissa verksamheter hanterar nästan bara ettor och nollor. Där är det inte lika allvarligt att endast ha skriftlig kontakt. Men inom många moderna organisationer hänger hela affärsidén på välfungerande samarbeten – då krävs det att man upprätthåller en kvalitativ kommunikation.

Trots nackdelarna är mejlen idag det mest uppskattade kommunikationsverktyget bland svenskarna. 66 procent rankar mejlen högst, före både fysiska möten (55 procent) och telefonsamtal (40 procent).

Paradigmskifte för kontakt

Antoni Lacinai, också han författare och kommunikationsexpert, tror som Bodil Tingsby att mejlfixeringen kan bero på en upplevd känsla av effektivitet. Det kan också vara ett skydd för en kollega som känner sig i vägen och som är rädd för att störa sin omgivning. Men oavsett skäl blir det svårt att komma runt det digitala paradigmskifte vi befinner oss i, med en växande invånargrupp som nästan uteslutande kommunicerar via chatmeddelanden. 

Hur ska man då gå till väga för att så långt det går undvika missförstånd i skriftlig kommunikation?

– Det är bra att snabbt komma in på ämnet. Visst kan du säga ”Hej hur är läget” men sedan är det dags att vara kort och koncis. Jämför med en artikel. Rubrik, ingress, brödtext. Utmaningen kan bli att inte upplevas som oempatisk när tydligheten ökar. Det är därför många använder smileys, säger Antoni Lacini.

Det finns ingen tydlig manual för hur man ska hålla rätt tonalitet i mejl, men väl generella riktlinjer om man ska skriva till någon som man inte känner särskilt bra, menar Antoni Lacinai.

– Generellt är det bra att undvika för privata detaljer. I Sverige har vi länge haft en norm att inte prata om politik och religion så det kan man gärna utelämna. Håll dig till sakfrågan så är du på säker mark.

Kvalitetsprofilen

Kunskapsmaterial

Utbildnings-tv

Hämtar fler artiklar
Till startsidan
Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.

Det senaste