De stoppar negativ möteskultur med nytt verktyg – avslöjar kostnaden i kronor

– Vi tog fram metoder som skulle säkerställa att alla möten hade en tydlig agenda och ett syfte, och att varje deltagare ska veta varför de kommer dit. De höll bara fyra-fem veckor, sedan dog det ut, säger han.

Parallellt med försöken till mötesminimering hade flera medarbetare satt i system att visualisera budgetfrågor och slöseri med kostnaden för ett visst antal skolmåltider, exempelvis: ”Oj det här kommer att kosta 200 skolmåltider, det känns inte rimligt”. Idén om att visualisera kostnaden för möten väcktes, men då – för tio år sedan, var den typen av experiment för utmanande rent tekniskt. Det är det inte idag.

– Med hjälp av AI började jag bygga ett Outlook-tillägg som räknar ut kostnaden redan vid mötesbokningen. Det tog ungefär en vecka att ta fram en prototyp, säger Viktor Lindström.

Niklas Bergqvist och Marcus Danielsson, studenter vid Södertörn Högskolas program IT, Medier och design, gjorde under denna period sitt examensjobb på Huddinge kommun. De började i samråd med Viktor Lindström och verksamhetsutvecklarna Sara Tunheden och Andrej Kravljaca att fila fram ett pilotprojekt. Snart hade åtta personer i olika positioner och från olika förvaltningar rekryterats för att testa på möteskalkylatorn. Innan piloten sjösattes fick deltagarna svara på vad de tyckte var mest problematiskt med den rådande mötesstrukturen samt hur de skulle vilja ha det istället.

– Sju av åtta deltagare uppgav att det här väckte nya tankar kring mötesvanor. Fyra av dem har ändrat mötesbeteenden och har nu kortare möten med färre inbjudna. Någon ställde helt in ett möte efter att testat verktyget, säger Sara Tunheden.

Syftet med experimentet var dock inte att tvinga fram fler avbokade möten, utan snarare att väcka en diskussion om hur och när man har bör ha möten.

– Att belysa kostnaden för möten är framförallt ett sätt att driva reflektion kring hur en vettig mötesstruktur ser ut, säger Sara Tunheden.

När Huddinge kommun la ut ett inlägg på Linkedin om det nya verktyget lät responsen inte vänta på sig. Representanter från flera andra kommuner kommenterade och ville veta mer.

– Bekanta till mig som arbetar på väldigt stora företag har sagt att de har ett stort behov av det här outlook-tillägget. På små företag blir det oftare ett tydligare fokus på leveransen, medan storföretag kan få problem med att rikta möten rätt, säger Viktor Lindström.

Att möteskultur tenderar att gå överstyr handlar i grund och botten om goda intentioner tror de två kollegerna. Av rädsla för att exkludera någon bjuder man hellre in några för många än några för få. Men risken är stor att otydligheten skapar frustration.

– Om vare sig den som bjuder in eller de som är inbjudna förstår vilken roll mötesdeltagarna har blir det också väldigt svårt att förstå vad man ska bidra med – eller om det finns förväntningar på att ta något vidare från mötet, säger Sara Tunheden.

Möteskalkylatorn är inte permanentad utan har drivits som just ett experiment, men då både den interna och externa responsen har varit odelat positiv diskuterar Viktor Lindström och Sara Tunheden med kolleger kring hur de kan fortsätta projektet.

– Bland annat pratar vi om hur den ska presenteras. Ska den ligga synlig i outlook hela tiden – då kanske den tappar aktualitet och blir en default efter ett tag – eller ska den köras i form av en kampanj med jämna mellanrum, för att man ska bli påmind om att skapa mer effektiva möten, säger Sara Tunheden.

Vidare väcktes tankar om att skapa ett verktyg som också kan visa på hur prioriterat mötet bör vara för mötesdeltagaren.

– Det var något som kom fram i utvärderingen – just att det hade varit skönt att veta hur pass viktigt ett möte är för den som är inbjuden. Det hade nog varit intressant för vidare reflektion, säger Sara Tunheden.

Viktor Lindström instämmer:

– Ja det hade varit kul att ta undersöka mötesdeltagarnas självskattning kring hur nyttigt varje möte är. Då skulle man också kunna ha en mötespott där exempelvis en projektledare får 500 mötestimmar att förvalta – men det arbetet kräver att man bygger ett system med databas, avslutar han.