Experten: Sluta se medarbetare som hot under förändringsprocessen – förändringar måste ske stegvis

Negativ spiral efter inkludering

Den viktigaste faktorn i att skapa delaktighet är att inte överdriva förändringsoviljan, menar Inger Aspåker.

– När medarbetare kommer med invändningar tolkas det ofta som en förändringsovilja. Det är väldigt få medarbetare som vill ställa till det och krångla – tvärtom vill de allra flesta förbättra verksamheten, säger hon.

Ett återkommande problem som Aspåker har identifierat är att inom många modeller för förändringsprocesser finns medarbetarengagemang som ett sista steg i processen.

– Det borde vara ett första steg. Det här bottnar i förhållningssättet att ledningsgruppen ska sitta och bestämma vad som ska göras och hur det ska gå till, eventuellt med hjälp av feedback från kunder. Men att ta med de som ska utföra förändringarna prioriteras väldigt lågt, säger hon.

Hon tror att ibland det saknas handgripliga metoder för att inkludera medarbetarna på ett klokt sätt, men framför allt att många i ledningsposition har dåliga erfarenheter av att inkludera medarbetarna i planeringsskedet. Dessa dåliga erfarenheter riskerar att leda till förutfattade meningar.

– Man kan ha fattat ett stort förändringsbeslut i ledningsgruppen, och så presenterar man det för hela företaget och får en dålig respons. Kanske för att praktikerna vet att förändringen inte kommer att fungera. Detta känns jobbigt för ledningen som har lagt tid och resurser på satsningen – vilket i sin tur riskerar till att leda till en negativ spiral, alltså att man nästa gång inte vill bolla förändringen alls, säger hon.

Om man istället initialt lyssnar på medarbetarna kan man undvika uppenbara fallgropar, menar Inger Aspåker.

– Det kan ske i små steg. Först kan man kanske fråga om förhoppningar och farhågor – och ta det på allvar. Sedan kan man kolla närmare på om farhågorna har någon substans. Ofta har de det. Framförallt måste vi bort från ”vi-och-dem”, och börja se medarbetarna som en tillgång under förändringsprocessen istället för ett hot.

Maktens sötma svår att släppa

Det finns många exempel på organisationer där kritiska röster har omplacerats eller inte längre får vara med i arbetsgrupper.

– Det är ett allvarligt problem. De här personerna vill ju verksamheten väl. Det rimligaste är att ta in kunniga medarbetare under hela processen, och när det gäller system både under inköpsprocessen och testprocesserna, säger hon och tillägger:

– Tyvärr handlar den här problematiken en hel del om makt. Många har kämpat för att komma in i ledningsgruppen, och då vill man inte dela med sig av den så hett efterlängtade makten när den väl har infunnit sig. Vi behöver tänka om kring maktbegreppet och börja prata mer om vilken typ av ledarskap verksamheten behöver, säger hon.

När ledningen spikar en stor och dyr förändring – exempelvis byte av ett bärande system – bildas det snabbt prestige runt satsningen. Men om man inte driver förändringsprocesser stegvis utan lägger alla ägg i samma korg – och utan att stämma av med den som ska bära korgen – då kommer det med största sannolikhet att fallera, konstaterar Aspåker.

– Ju fler personer som kan dela med sig av sina erfarenheter redan från början, desto större chans att vi kan åtgärda felen i tid.