Inga produkter i varukorgen.
Experten om processkartläggning: Mycket mer än ett krav
Ledningssystem Är ledningssystemet dött? Då kan det vara dags för en processkartläggning. De här fördelarna ser Klara Westling i ett gediget kartläggningsarbete.
Att organisationen har svårt att sätta verksamhetsmål kan vara ettt tecken på att det är dags för en processkartläggning, menar Klara Westling. Foto: Adobe Stock/ Mika Gruppen
Processer – alla verksamheter har dem. De är nödvändiga för att uppfylla verksamhetens krav och mål, och de ändras kontinuerligt. Men hur ofta görs processkartläggningar? Alla som är certifierade mot ett ledningssystem har i alla fall gjort det i implementeringen av systemet, men sen då?
Någonting är fel
Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Kvalitetsmagasinet premium
Läs vidare – starta din prenumeration
Redan prenumerant? Logga in och läs vidare.
Enligt Klara Westling, KMA-konsult på Mika Gruppen, skulle många organisationer gynnas av att se över processerna lite oftare.
– Inte sällan händer det att kunder upplever att deras ledningssystem ligger vid sidan av verksamheten, att det inte är integrerat, säger hon.
Det kan vara ett tecken på att det är dags att använda sig av metoden processkartläggning.
Att skapa flödesscheman och kartor kan kännas tids- och resurskrävande, men Klara ser fyra återkommande fördelar med arbetet:
- Det ökar engagemanget bland alla inblandade. Med det menar Klara Westling att gapet som kan uppstå mellan processägare och deltagare minskar eftersom parterna får insikt i varandras rutiner och arbetssätt.
– Det kan vara engagerande för medarbetare att påminnas om att man är en del av något större, och att se hur allt hänger ihop, säger Klara Westling.
- Idéer och utvecklingsmöjligheter kommer fram. När deltagare och processägare djupdyker i en process och gör risk- och möjlighetsanalys kan sådant som annars inte lyfts till ytan, dyka upp.
– Det blir lättare att göra tydligare verksamhetsmål. Med en tydlig grund och nulägeskoll är det lättare att sätta mer utmanande och relevanta mål, menar Klara Westling.
- Att sätta mål utan en bra grund kan bli krystat. Det händer att jag ser kunder som sätter mål som inte skapar engagemang eller är tillräckligt utmanande. Ambitionsnivån ökar med en processkartläggning. Ribban hamnar på en annan nivå!
- Styrningen och riktningen för ledningssystemet förtydligas. När engagemanget ökar, idéerna blir fler och målen är tydligare blir ledningssystemet berättigat.
Kan vara användbar i hållbarhetsrapporteringen
Vidare har Klara Westling märkt att hennes kunder drar nytta av ”resan” mer än den slutgiltiga produkten – alltså processkartan – vid en processkartläggning.
– Arbetet med att få ihop alla dessa personer i ett och samma rum är guld värt. Arbetet skapar stort värde.
Underlaget som skapas ur kartläggningen har hon sett kunder använda på olika sätt. En kund till henne använde processkartläggningen som grund i sin hållbarhetsrapportering, för att nämna ett exempel.
Hur ofta tycker du att man ska göra en processkartläggning?
– Det är svårt att ange något specifikt intervall, för mycket beror på företagets storlek och komplexitet. Men det är särskilt viktigt vid stora förändringar. Det kan också vara bra att överväga om man märker att man har svårt att sätta verksamhetsmål eller om ledningssystemet hamnar vid sidan av, säger Klara Westling.
