Att förverkliga ledningsidéer är svårt. Trots goda intentioner och rigörös planering är det långt ifrån alla gånger man lyckas omsätta de tankar som ligger bakom den ursprungliga idén. Vad som ger goda resultat i en organisation kan i en annan organisation te sig helt verkningslöst. Det här väcker naturligtvis frågan om vad som händer i en organisation när en ledningsidé ska implementeras och omsättas till lokal praktik.
Ökad spridning av ledningsidéer
Under de senaste decennierna kan man se en tydlig ökning av spridandet och kommersialiseringen av ledningsidéer. Med ledningsidéer menas i detta sammanhang koncept förknippade med föreskrivna metoder och angreppssätt för att bättre leda och styra organisationer. Välkända exempel på detta kan vara Total Quality Management, balanserade styrkort, processledning eller Six Sigma. Alla dessa är exempel på ledningsidéer som skapats i en del av världen, förpackats retoriskt, blivit populära och spridits över stora delar av världen via diverse kommunikationskanaler som affärspress, konsulter och konferensen. Genom åren har kvalitetsrörelsen bidragit med många av dessa globalt spridda ledningsidéer. Men hur dessa spridningsförlopp ser ut och vilka konsekvenser de får har kvalitetsforskningen mer sällan studerat.
Motiven är många
I forskningen kring spridning av ledningsidéer liknas ofta idéerna med handelsvaror där ”leverantörer”, exempelvis konsulter och författare, försöker sälja förpackade idéer till ”konsumenter”, alltså de mottagande organisationerna. Men så enkelriktad är relationen förmodligen sällan. En central del i att förstå varför idéer sprids innebär att även förstå vad det är som motiverar de mottagande organisationerna att anamma dem. Tidigare forskning ger ett flertal centrala motiv:
– ger effektiv och rationell hjälp för organisationer att bli bättre
– legitimitetsskäl, att organisationer blir utsätta för ett institutionellt tryck som genom lagar, normer och gällande praxis mer eller mindre tvingar organisationer in i ett arbete med vissa givna ledningsidéer. Typexemplet kan vara ”kravet” på ISO-certifiering inom vissa marknader.
– ledningsidéer är som mode och organisationer tar till sig ledningsidéer för att upprätthålla en image av att vara moderna
– personliga motiv hos individer i organisationen som ser det som ett sätt att få status och som ett led i den personliga karriären.
I praktiken kan vi, mer eller mindre, finna alla dessa motiv samtidigt till varför vi i våra organisationer börjar arbeta med en viss ledningsidé.
Fel perspektiv
Ett vanligt förekommande antagande är att det finns ett bästa sätt att förändra på – oberoende kontext. Detta perspektiv syns speciellt tydligt i de fall man talar om implementering av en ny arbetsmetod eller teknik. Många gånger ligger fokus primärt på teknikerna och metoderna och det kan tyckas att tekniken i sig fått ett självändamål. Detta förhållningssätt beskrivs bäst som teknologiskt imperativ, det vill säga ”finns tekniken så ska man använda den”. Man tenderar då att alltför ofta vända på steken och leta efter problem utifrån den lösning man förfogar över istället för att göra tvärtom.
Och helt plötsligt märker vi att vi sitter och slösar bort värdefull mötestid på absurda diskussioner om huruvida det är fel på exempelvis ISO 9000:2000 eller vår egen organisation. En sådan diskussion leder oftast ingenvart i och med att frågan är felställd. Att ta en karbonkopia ur en bok eller ur det anlitade konsultbolagets lösningsportfölj blir sällan det generalrecept man hoppats på. Det leder snarare till orealistiska förväntningar och att konsekvenserna av implementeringen förringas, eller också är vi helt omedvetna om dem.
En alltför stark fokusering på procedurer och tekniker riskerar att leda uppmärksamheten bort från grundläggande problem som olikheter i uppfattningar och tolkningar. Man underskattar därmed behovet av reflektion.
Flexibilitet i tolkningen
Det är tydligt att många ledningsidéer omgärdas av en stor portion tolkningsflexiblitet. Konceptens begreppsmässiga otydlighet gör det svårt att precisera den exakta innebörden. I organisationen kan det därför uppstå olika subjektiva uppfattningar om vad konceptet egentligen innebär. Den faktiska innebörden av konceptet blir snarare till genom lokala anpassningar och ”förhandlingar” mellan olika intressegrupper inom organisationer och i samband med att konceptet förverkligas. Förenklat kan det ses som ett spänningsförhållande mellan förändrande och bevarande krafter.
Det finns med andra ord en stor grad av mänsklig påverkan i den process där idén blir verklighet. Rent språkligt bör denna process beskrivas med en mer socialt orienterad terminologi som belyser de aktiva handlingarna bland de inblandade personerna. Tolkningar, kontroverser, förhandlingar och ömsesidig anpassning är därför ett bättre vokabulär för vad som egentligen sker i en förändringsprocess än ett avsocialiserat passivt vokabulär som beskriver ett logiskt och rationellt implementerande enligt en förutbestämd plan.
I processen där idé blir verklighet blir också olika maktelement i organisationen synliga. Stabiliteten i organisationen rubbas och den sociala och politiska dynamiken blir påtaglig. Detta kan leda till att oförutsedda och oönskade konsekvenser av idén visar sig. Meningsskiljaktigheter kommer upp till ytan och latenta konflikter kan bryta ut.
En social handling
En alltför deterministisk och ”teknisk” syn på dessa förlopp blir oftast missvisande. I en stor del av tidigare forskning inom kvalitetsfältet tenderar man att ofta förringa den sociala naturen av förändringsarbete och kan ibland vara rent av politisk naiv.
För praktiker är det inte bara mer korrekt, utan också mycket mer fruktbart att använda ett vokabulär och synsätt som belyser den höga graden av mänsklig påverkan i förändringsarbete. Genom att förtydliga att förverkligandet av ledningsidéer främst handlar om sociala handlingar ger man också ökade frihet att agera utanför de metoder och angreppssätt som föreskrivna av den ursprungliga idén.
Att använda ordet implementering för de handlingar som de individer som arbetar med dessa frågor utför kan ses som passiviserande. Dessa individer är i stor grad uttolkare, översättare, designers och kreatörer – benämningar som belyser handling, men som också ställer också krav på organisatorisk och individuell kompetens och ansvarstagande.
Våga tänka själv
Det gäller att inte gömma sig bakom begrepp och metoder utan att tala om idéerna bakom begreppen istället – att våga göra idéerna till sina egna och att våga göra egna tolkningar och översättningar av dem.
Inom managementvärlden talar man ofta om vikten av ”know how”, kunskapen att utföra en viss manöver. Att också börja prata om ”know why” skulle inte bara minska risken för att tekniken för ett självändamål utan också med största sannolikhet leda till konstruktiva diskussioner med de medarbetare som ofta ska genomföra förändringen. Diskussioner om att ”know why” kanske är olika i olika delar av organisationen är säkerligen en fruktbar väg i strävan mot att minska förändringsmotstånd. Säkerligen leder det även till ett mer lyckat förändringsarbete.
Det är därför viktigt att sträva mot ett reflekterande förhållningssätt i vår verksamhetsutveckling där man vågar tänka själv och göra lokala anpassningar som passar den specifika situationen. Misslyckas man blir lärdomarna åtskilligt djupare. Lyckas man dock blir både glädjen och stoltheten över resultaten flerfaldigt större.
Om Andreas Hellström
Andreas Hellström är i grunden maskingenjör och sociolog. Forskar idag vid Avdelningen för Industriell kvalitetsutveckling vid Chalmers tekniska högskola där han bland annat håller i utbildningar i verksamhetsutveckling inom hälso och sjukvården. Disputerade i höstas med avhandlingen ”On the Diffusion and Adoption of Management Ideas: Findings from six empirical studies in the quality field”. Avhandling innefattar sex olika studier kring spridning och förverkligande av ledningsidéer utförda inom både privat och offentlig sektor. Speciellt fokus har inriktats på processledning som ledningsidé där han studerat olika faser och aspekter av processen från generell idé till lokalt anpassad praktik ur ett perspektiv där teknikvetenskapen förenas med beteendevetenskapen.