Så blev förbättringsarbetet en fråga för hela Österåker kommun

– Kommunledningen ville få till ett tydligare kvalitetsfokus i en specifik kvalitetsavdelning. Syftet var att ge de frågorna ett ännu större utrymme än tidigare, men också att få in hållbarhetsfrågorna i samma funktion. Det skulle kugga i den ordinarie styrningen på ett bättre sätt, säger hon.

Inte längre avhängigt eldsjälar

Och satsningen hade önskad effekt, det framgår av såväl interna som externa mätningar. Kommunkompassen är en årlig kvalitetsmätning som genomförs av Sveriges kommuner och regioner, SKR. Den utvärderar bland annat hur kommunen arbetar för att främja demokrati, samt hur stark samhällsaktör, välfärdsaktör och arbetsgivare den är.

Av totalt 800 möjliga poäng fick Österåkers kommun i år 613 poäng. Medelvärdet för kommunerna som genomfört Kommunkompassen ligger på 494 poäng. Kommunen har deltagit i Kommunpassen i tre år men kvalitetsfokuset har funnits bra mycket längre än så.

– År 2018 började vi med vår satsning Kvalitetsresan , där jag har varit projektledare – men där alla medarbetare uppmuntras till delaktighet. Vi har bland annat intervjuat kommuner som har blivit utnämnda till Sveriges Kvalitetskommun och som har delat med sig av sina framgångar, säger Ann Hallner.

Intervjuerna inspirerade Österåker kommun att fortsätta utveckla medarbetarengagemanget. Om man vill lyckas driva ständiga förbättringar behöver kvalitet vara en fråga för alla, det ska inte vara ett område som kräver eldsjälar.

– Förut var verksamhetsutvecklingen väldigt personbunden men nu har vi förbättrat vår styrmodell. Det finns en tydligare koppling mellan kommunens vision och det faktiska arbete som sker i kommunens verksamheter, säger hon och tillägger:

– De saker vi har bestämt att vi ska göra, de sakerna gör vi. Därför måste våra mål och visioner var enkla och överblickbara. Vissa saker behöver alla verksamheter göra lika – för att det är kopplat till kommunstyrningen – och andra saker kan vi göra olika, inom exempelvis skola och andra statligt styrda verksamheter.

Fem spår för alla

Den strategi som Hallner med kolleger har tagit fram för att driva verksamhetsutveckling utgår från Bergman och Klefsjös klassiska hörnstensmodell, och har mynnats ut i fem strategiska spår – med sikte på kommunens vision.

– Alla verksamheter ska utgå från de fem spåren när de utformar sina årliga verksamhetsplaner. En viktig del i arbetet med att skapa tydligare styrning för verksamhetsutveckling var att det inte ska kännas som merjobb utan tvärtom något som driver engagemang, säger hon.

Det räcker dock inte med att bjuda in till delaktighet, understryker Ann Hallner. Det är också viktigt att förbättringsidéerna inte bara blir skrivbordsprodukter.

– År 2022 skapades Utvecklingsslussen. Det är ett sätt att uppmuntra medarbetardriven innovation. Politiken har avsatt ett antal miljoner per år för att för att förverkliga ett antal projekt som handlar om ständiga förbättringar och innovation.

Kommunen har fyra ansökningsomgångar per år. Efter varje ansökningsperiod går en beredande grupp igenom de förslag som har kommit in, sedan hålls dialoger med de medarbetare som har skickat in förslagen, och slutligen görs en nyttoanalys med fokus på kvalitativ nytta, ekonomisk nytta, genomförbarhet och risker. Därefter fattar förvaltningscheferna tillsammans beslut om vilka projekt som ska genomföras.

De förslag som har sjösatts rör alltifrån digitaliseringsplaner till projekt som ska stärka barn och elevers delaktighet i samhället. Ann Hallner är övertygad om att Utvecklingsslussen har bidragit till en starkare kultur inom Österåker kommun.

– En sak som vi tidigt tog med oss när vi startade kvalitetresan var att vi måste arbeta med kultur och struktur parallellt. Det ena faller utan det andra.

Tävlingarna har inget egenvärde

Österåkers kommunslogan är ”Österåker – möjligheternas skärgårdskommun”. Det tog man fasta på när den interna kvalitetsmässan Möjlighetsdagen infördes för två år sedan. Under denna dag har verksamheterna fått agera utställare och visat upp sitt arbete för varandra, vilket har lett till såväl inspiration som nya forum för samverkan.

Förändringsåtgärder sker dock sällan utan visst motstånd. Detta gäller även förändringar som är kopplade till konkreta förbättringar.

– Eftersom vi har krokat upp vårt arbete på olika delmål, exempelvis att höja resultaten i Kommunkompassen, har vi ibland fått frågor som rör just tävlingsmomentet. ”Varför ska vi tävla i kvalitet, det är väl inget man tävlar i?”. Men huvudsyftet är ju inte att få en utmärkelse. Vi ser det mer som att den typen av deadlines blir en extra motor i det övergripande arbetet. Huvudsyftet är såklart att skapa kvalitet för våra invånare och brukare.

När Ann Hallner får frågan om vad hon är mest stolt över när det kommer till kommunens kvalitetsarbete sprider sig ett stort leende över hennes ansikte.

– Jag är väldigt stolt över att vi har gjort det här arbetet tillsammans, på alla nivåer. Vi har tillåtits gå till jobbet och fokusera på förbättringsarbete, varje dag i snart tio års tid. Framgången beror förmodligen på att vi har arbetat långsiktigt och haft tålamod. Det här är ingen quickfix.