Så kvalitetssäkras en inköpsprocess – och så undviks röda flaggor

Benita Öqvist är strategisk inköpare i Region Östergötland. Hon vet att för att säkerställa en högkvalitativ inköpsprocess är det avgörande att alltid följa de riktlinjer och policys som fastställts av arbetsgivaren.

– Lika viktigt är det att kontinuerligt hålla sig uppdaterad om lagändringar, nya föreskrifter och relevanta dokument.

Inom upphandling är det särskilt viktigt att säkerställa att upphandlingsunderlaget är både aktuellt och relevant, tillägger hon. De krav som ställs måste stå i proportion till det aktuella upphandlingsföremålet, och det ska framgå tydligt hur anbuden kommer att utvärderas och tilldelas.

– En välfungerande inköpsprocess bygger på samarbete. Jag arbetar nära andra professioner och stödfunktioner inom organisationen för att kvalitetssäkra varje steg. Kravställare definierar krav, granskar och ger värdefull återkoppling innan upphandlingen annonseras. Dessutom har vi som inköpare ett nära samarbete där vi hjälper varandra med korrekturläsning och granskning av upphandlingsdokument, vilket ytterligare stärker processen, säger Benita Öqvist.

Hon förklarar att betydelsen av kommunikativa förmågor är avgörande för den som arbetar som inköpare.

– Som inköpare behöver man kommunicera med väldigt många olika professioner och roller, både med andra verksamheter inom organisationen men också med leverantörsmarknaden. Detta gör att jag alltid behöver anpassa min kommunikation så informationen som förmedlas är korrekt, tydligt och anpassat efter mottagaren.

Vad finns det för ”röda flaggor” som en inköpare ska se till att undvika under en inköpsprocess?

– De leverantörer som vår organisation tecknar avtal med genomgår alltid en kvalificeringsfas i våra upphandlingar. I kvalificeringsfasen kan det exempelvis vara krav avseende registrerings- skatte- och avgiftsskyldigheter, ekonomisk ställning och teknisk och yrkesmässig kapacitet.

– Genom att arbeta med upphandling så ser vi till att undvika de röda flaggorna till största del. Det finns givetvis alltid mycket att arbeta med men det är viktigt att alltid göra en kontroll av leverantören innan man genomför eventuella inköp samt att man följer upp att leverantören levererar och fakturerar enligt den överenskommelse som är beslutad.

Hur mycket handlar om relationsbyggande med leverantörer?

– Jag försöker alltid i den mån det finns tid och relevans att träffa leverantörer digitalt eller på plats. Det är alltid viktigt med en god relation till leverantören och relationerna kan se olika ut beroende på vilken inköpskategori man arbetar inom.

– Vid komplexare beställningsuppdrag kan exempelvis kontinuerliga uppföljningsmöten och dialoger vara aktuellt i jämförelsevis med mindre eller enklare beställningsuppdrag. Att bygga relationer behöver inte vara heller genom att ha ett möte. För mig är det minst lika relationsbyggande att båda parter vid uppkomna – och ibland tuffa – situationer tillsammans kan hitta lösningar på ett samarbetsvilligt och professionellt sätt.

Vad är det mest stimulerande med rollen?

– Det mest stimulerande för mig är att få träffa så otroligt många fantastiska människor inom så olika professioner och kompetensområden. Det är också väldigt stimulerande att se att en upphandling man genomfört ger ett ekonomiskt, hållbart resultat och där det nya avtalet sedan löper på och fungerar som vi satte strategier för i upphandlingsarbetet.

Som vi har förstått det har många verksamheter på grund av kriser de senaste åren gått åt ”just in case”-hållet. Hur påverkar det förhållningssättet inköpsprocessen på regionnivå skulle du säga?

– Vi påverkas ju jättemycket av den rådande situation som världen befinner sig i avseende kris- och beredskap, framförallt när det kommer till sjukvårdsrelaterade produkter. Pandemin för Covid-19 gav oss tillfälle att se över alla våra processer kring försörjning, leveransbevakningar, och lagernivåer vilket gör att vi på inköp nu arbetar mer proaktivt och rutinmässigt med vår varuförsörjning.

– Vi ser till att vi har korrekta lagernivåer för de definierade kritiska produkterna som används inom vår organisation. Vi arbetar också med att fånga upp produkter som inte ännu har avtalats, och säkerställer att strategier och avtal kommer på plats för en optimal varuförsörjning.