Stadsplanerarna visar vägen till bra intressentdialog

För att uppfylla kraven har certifierade organisationer därför att kartlägga sina intressenter och analysera deras prioriteringar. Vilka är intressenterna? Hur påverkas vi av dem? Hur påverkar vi dem? Hur förs dialogen med dem?

Stor utmaning

Men kraven på intressentanalys och -dialog upplevs också som en av de stora utmaningarna i det systematiska kvalitets- och hållbarhetsarbetet. Det visade bland annat KvalitetsMagasinets egen enkät bland certifierade företag och organisationer som genomfördes för något år sedan, där deltagarna lyfte fram intressentkartläggning som ett av de svåraste kraven att uppfylla.

Många nöjer sig med att uppfylla minimikraven för att klara revisionen och använder befintligt material från till exempel kundmöten och enkäter, konstaterar Annika Ekengren, hållbarhetskonsult och projektledare på Tyréns AB, ett teknikkonsultföretag inom samhällsbyggnad.

Missar chansen

– Resultatet blir en pappersprodukt istället för en konstruktiv dialog som på ett genomtänkt sätt skapar förtroende, delaktighet, samarbete och utveckling tillsammans med intressenterna. Det är synd eftersom man då missar chansen att dyka ner i djupet på en specifik intressentgrupp för att prata kvalitet och hållbarhet, säger hon.

Bristen på systematik kan leda till stora problem, menar Annika Ekengren.

– Det finns större risker än man kan tro med en dåligt genomförd analys och dialog. Om syftet är oklart kan det uppstå förvirring bland intressenterna om det handlar om dialog, konsultation eller information. Ett ogenomtänkt urval kan leda till att resultatet ifrågasätts och diskussioner om representativitet uppkommer. Dessutom kan dialog utan återkoppling leda till minskat förtroende och minskad benägenhet hos intressenterna att samarbeta i framtiden.

Enkla metoder

Sedan förra året leder Annika Ekengren ett projekt vars syfte är att ta reda på hur intressentanalysen och -dialogen kan utvecklas och genomföras på ett effektivare sätt med hjälp av några enkla, praktiska metoder. Tyngdpunkten ligger på hållbarhetsfrågorna, men de verktyg som utvecklas ska även vara möjliga att applicera inom andra områden.

– De flesta organisationer använder numera integrerade ledningssystem för bland annat Iso 9001 och 14001. Det gör att erfarenheterna från projektet kan komma till nytta i det systematiska förbättringsarbetet inom både kvalitet och miljö, förklarar hon.

Kreativa medborgardialoger

Projektet, som kommer att pågå i två år, har ett tvärvetenskapligt angreppssätt där erfarenheter kombineras från ledningssystem, hållbarhetsredovisningar och inte minst medborgardialoger.

Annika Ekengren var den som kom med idén till projektet.

– Jag upptäckte att vi gjorde väldigt mycket samma sak – men med utgångspunkt från olika håll, säger hon.

Medborgardialog är ett begrepp som används inom bland annat stadsplanering och samhällsutveckling, där man låter berörda medborgare komma till tals och föra fram sina synpunkter i planeringsprocessen.

– Medborgardialogens olika sätt att föra dialog är väldigt inspirerande. Det är visserligen ingen standardiserad process på samma sätt som i ledningssystemstandarderna. Men medborgardialogen innehåller ofta ett stort mått av kreativitet och annorlunda sätt att prata med intressenterna – allt från stadsvandringar till fokusgrupper. Det visar att det finns så otroligt många fler möjligheter att använda än bara intervjuer och enkäter, konstaterar hon.

Bred representation

Projektgruppen på Tyréns består av fem personer med representation från både verksamhetsutveckling och medborgardialog. Under 2019 genomfördes kartläggning och metodutveckling och under det här året kommer metoderna att testas hos både certifierade organisationer och i planprocesser.

– I slutet av året räknar vi med att ha en färdig version som förtydligar kraven i Iso-standarderna. Tanken är att det inte ska behöva ta längre tid att genomföra en bra intressentdialog än en dålig. När man inte behöver diskutera metod varje gång kan man istället fokusera på resultatet, sammanfattar Annika Ekengren.

Tyréns är ett av Sveriges ledande konsultföretag inom samhällsbyggnad med cirka 2 700 medarbetare och verksamhet i Sverige, Danmark, England, Estland och Litauen. Företaget drivs av en stiftelse vars vinster används för finansiering av olika forskningsprojekt.