Stor biblioteksupphandling måste göras om – efter tre års arbete

Efter flera års arbete med referensgrupper och rapportskrivning ihop med bibliotekarier och andra sakkunniga presenterades ett ramavtal för upphandling av e-tjänst för utlåning, av Sveriges kommuner och regioners inköpsbolag Adda.

Men trots att flera viktiga krav hade framförts av biblioteken under dessa år togs de inte med i upphandlingskravslistan. Slutresultatet blev så pass oanvändbart att upphandlingen nu ska göras om.

Under tiden har de 290 kommunerna tillgång till ett ramavtal som bara ett tiotal kommuner använder, enligt Adda.

Komplex upphandling

När Kvalitetsmagasinet når Marita Lohmander, kategorichef på Adda, svarar hon att det avtal som finns att tillgå idag trots allt är bra, och att flertalet av kunderna är nöjda med detta.

– Vi har sett att vi inte har tillgodosett alla de behov som finns, bland annat att det är svårt att göra avropen, och har därför tillsatt extra resurser för att hjälpa våra kunder med avropen på detta avtal, säger hon. 

Varför fanns referensgruppernas krav inte med?

– Det är en komplex upphandling med många behov och önskemål som kom fram under den cirka nio månader långa upphandlingsperioden, däribland önskemål från referensgruppen. Allt kom inte med varför vi nu valt att göra om upphandlingen samtidigt som det tidigare avtalet löper vidare. 

Hur kan man förhindra att liknande problem inte uppstår igen?

– Vi arbetar ständigt med att förbättra oss och att följa med i utvecklingen. Genom att ta in olika kompetenser i våra referensgrupper hoppas vi att därmed fånga upp så många behov och önskemål som möjligt. 

Behov av bättre kravställan

Björn Waller är bibliotekarie på Hallunda bibliotek och en av de som var med och tog fram rapporter och krav i arbetet med den upphandling som nu ska göras om. Trots att mycket av hans arbete inte syns i slutresultatet är han positiv till att Adda var snabba med att vilja revidera det som brast. Men han anser ändå att rådande situation är olycklig.

– Ur folkbiblioteksperspektiv är det min erfarenhet att vi ofta behöver bli bättre på att ställa krav; just vad gäller e-medier har ofta varje enskild kommun tecknat avtal med en distributör och fått det denne velat eller kunnat erbjuda, hellre än att först ta ett gemensamt grepp på vad vi behöver och kravställa utifrån det.

– Naturligtvis känns det då frustrerande att vi i det här fallet faktiskt var många kommuner som jobbade gemensamt på behovsbeskrivning och kravställning, och att det inte togs med i upphandlingen. I och med att Addas kravställning inte ens räcker upp till nuvarande standard riskerar vi ju till och med att under existerande avtal få en sämre tjänst än vi haft tidigare.

Vad krävs enligt dig för att säkra att så pass omfattande arbete som ni lade ned inte görs förgäves fortsättningsvis?

– Det behövs en förståelse från båda sidor, men naturligtvis inte minst från dem som faktiskt gör upphandlingen, av vad det är som upphandlas och vilka krav som är nödvändiga respektive realistiska. Vi behöver till exempel kunna skilja på innehållet i tjänsten och själva tjänsten. Det vill säga infrastruktur, administration, prismodeller, tillgängliggörande, användarvänlighet, med mera.

– I den bästa av alla tänkbara världar skulle det finnas en part som kunde driva sådana här frågor ur bibliotekens synvinkel på fortlöpande basis – hålla dialog med distributörer, förhandla med förlag, med mera. Men just nu fokuserar vi på att komma framåt tillsammans med Adda.