Så får du upphandlingen att fokusera på kvalitet istället för prisdumpning

Man jobbar som sjutton med ett anbud och har pressat priserna i botten, men så i slutändan vinner ändå ett annat företag upphandlingen – ett företag som har pressat ner priset på tjänsten eller produkten på ett sätt som inte borde var möjligt.

Situationen som målas upp av Magnus Josephson är inte alls ovanlig, trots att prisdumpningar inom offentliga upphandlingar i förlängningen kan innebära allvarliga risker för medborgarna.

– Två frågor som jag alltid möts av när jag håller kurser är ett: hur kan vi vinna på kvalitet istället för att konkurrera på lägsta pris? Och två: hur kan vi slippa upphandla helt och hållet – det finns ju bara en som kan göra det här jobbet bäst? De frågorna kommer från både köpare och leverantörer, säger Magnus Josephsson.

Omkastning av ord blev nyckeln

Han har arbetat i snart 30 år med upphandlingar inom offentlig sektor, och ibland upplevt det som att hans uppdragsgivare tycker att ”Magnus vinner ju aldrig någon upphandling”. Den känslan höll i sig tills han efter en hel del grävande i lagtexten hittade ett sätt att säkra kvaliteten utan att bryta mot LoU. Nyckeln blev klausulen om tillåtande diskriminering.

Lagtexten lyder ”konkurrensen får inte begränsas i onödan”. Som jurist lär man sig att läsa text bakvänt för att få fram fler tolkningar, vilket Magnus Josephsson gjorde i detta fall. ”Konkurrensen får inte begränsas i onödan” går också att läsa som ”konkurrensen får begränsas i det fall det är absolut nödvändigt”.

Tillåtande diskriminering handlar alltså om att den leverantör som kan erbjuda något helt unikt ska kunna favoriseras i en upphandling där en väldigt specifik vara eller tjänst efterfrågas. För att en köpare eller leverantör ska lyckas driva igenom en kvalitativ upphandling behöver man därför hitta en tydlig formulering som berättigar tillåtande diskriminering.

– Från beställarens håll kan det exempelvis vara ”vi vill ha fler besökare till vårt museum och den leverantör som bäst kan bevisa att vi kommer att få det vinner upphandlingen”. Det är inte ett otillbörligt beteende att vilja ha positiva resultat. Det går knappast att överklaga att beställaren strävar efter det, säger han.

Formulera unik lösning

På samma sätt behöver leverantören hitta ett par tydliga nyckelord som ringar in dennes unika förmåga att tillgodose kundens behov.

– Och de här orden ska handla om framtida resultat. Två-tre år framåt i tiden, vilka problem har din tjänst eller produkt löst åt kunden?

– Besvara det och du är genast mer trovärdig än den som bara pratar om priset. Du får också större kontroll över tjänstens utformning och kostnad om du redan från början har en tydlig problemformulering och beskrivning av förmågan att lösa problemet.

En ny form av tillåtande diskriminering inom upphandling är så kallad reserverad upphandling, vilket innebär att en upphandling reserveras till en idéburen verksamhet. Diskriminerande fördelar strider alltså inte med LoU om de är intressanta för köparens investering, sammanfattar Magnus Josephson.

– Men resultatet ska gå att bevisa. Det ska vara mätbart och effektbaserat, vilket ofta leder till längre avtal med kunderna.