Upphandlingsexperten: Kvalitet är sluteffekten – inte en kravlista

Juristen Magnus Josephsson har arbetat i över 30 år med upphandlingar inom offentlig sektor, och upplever att kvalitet i upphandling alltför länge har varit ett missförstått begrepp.

I början av sin karriär fick han ofta frågan ”vi vill få anbuden att fokusera på kvalitet – vad ska vi fråga efter?”. Magnus Josephsson visste först inte hur han skulle lösa utmaningen.

– Det enda som står angivet om kvalitet i Lou är att beställaren ska rangordna kriterierna för det man anser är kvalitet inom den egna verksamheten. Ofta blev det väldigt specifika kriterier som utbildning, material eller tidsåtgång – men det har ju inget med slutresultatet att göra, säger han.

Sedan gick han kursen ”De sju goda vanorna” där huvudbudskapet var ”börja med slutet i åtanke”. Alltså, ha klart för dig redan på förhand vad sluteffekten ska bli. Inför ett möte ska mötesledaren ha klart för sig vad mötet förhoppningsvis resulterar i. Annars riskerar man att ödsla både sin egen och andras tid och energi.

Magnus Josephsson beslutade sig för att testa om förhållningssättet gick att applicera på upphandling.

– Naturhistoriska riksmuseet ville att jag skulle upphandla reklamtjänster åt dem. Det första de började prata om var priset på en copywriter, men då frågade jag dem: ”vad är det för resultat ni vill uppnå?”. De svarade att de ville ha fler besökare. Det de skulle upphandla var alltså en längre kö utanför entrén, säger han.

Sållar agnar från vetet

När Josephsson började kravställa utifrån slutmålet för flera anbudsgivare bort. Många av reklambyråerna hade aldrig arbetat med besöksnäring, så kvar blev de som var absolut bäst lämpade för uppdraget. De som vann upphandlingen var inte de som var billigast per timme utan de som skulle leverera högst kvalitet.

– Skillnaden mellan att börja på ”input” istället för ”output” är att fokus på det förstnämnda riskerar att bli pengar i sjön. Om man istället kravställer utifrån slutmålet kan leverantören direkt se om de kommer kunna utföra uppdraget eller inte. Alla kan svara på om de har gått si eller så många utbildningar, det är svårare att beskriva exakt hur man ska göra för att öka besöksantalet, säger han.

Den kvalitetsdrivna upphandlingsmetoden är mycket mindre tidskrävande för beställaren än den som fokuserar på färdigformulerade kravlistor.Det är ju upp till leverantörerna att besvara vilken input som behövs för att lyckas med output. De är experter på sitt eget fält, men de har i uppgift att övertyga beställaren om att deras tillvägagångssätt är det bästa.

Inte bara quickfixes

Men att upphandla kvalitet kräver också att upphandlaren ser på köpet som en investering, förklarar Magnus Josephsson. Värdet av köpet ska stiga över tid, inte tvärtom. Antalet besökare ska till exempel inte bara öka tillfälligt utan man vill ha en långsiktig och hållbar ökning.

– Utfallet av kvalitetsarbete ser du inte förrän efter att det har gått en tid. Ta två olika kaffetermosar. Hur vet man vilken som har högst kvalitet? Det vet man inte förrän en viss tid efter att de har fyllts med varm dryck. Den termos som behåller värmen bäst har högst kvalitet. Köp av tjänster där leverantören ska leverera ett specifikt resultat kräver ett närmare samarbete med leverantören, förklarar han.

– Offentliga organisationer behöver generellt bli bättre på att se på leverantörer mer som partners.

Tre tumregler

Enligt Magnus Josephsson finns det tre minnesregler kring att upphandla kvalitet som varje beställare bör ha koll på: kvalitet är något som skapas över tid, det ska leda till ett faktiskt värde som frigör resurser, och det ska gärna ge ett mätbart resultat. För att lyckas med detta behöver affärsbesluten flyttas från inköps- och ekonomiavdelningen ut i verksamheten och beställarens egen nisch.

– Om man köper något som över tid kan skapa värde behöver man slå ihop budgeten för inköp och drift. Idag är de ofta separerade. Många ser tyvärr fortfarande kvalitetssatsningar som en kostnad snarare än en investering. Men man kan inte plantera en äppelkärna och räkna med ett äppelträd dagen efter, säger han.