5 vanliga misstag vid negativ feedback – och så kan du undvika dem

Ledarskap Det finns samtal som många chefer helst skulle slippa – de där kritik av något slag ska framföras. Det kan gå någorlunda smärtfritt eller så kan samtalet förvärra en redan känslig situation. Här är fem vanliga fallgropar och fem sätt att undvika dem.

5 vanliga misstag vid negativ feedback – och så kan du undvika dem
Foto: Stockadobe

I sin senaste bok Through Shifts and Shocks: Lessons from the Front Line of Technology and Change beskriver tech-experten Steve Vamos våndorna en chef kan känna inför ett medarbetarsamtal där negativ feedback ska presenteras. Han har själv lång erfarenhet av chefskap inom företag som Apple, Midrosoft och IBM, och han tror att en av de största orsakerna till att samtalen ibland går fel är den inbyggda önskan om att bli omtyckta som de allra flesta människor har. En chefs önskan att bli omtyckt kan paradoxalt nog leda till att omgivningen blir missnöjd – till följd av exempelvis luddig feedback eller otydliga direktiv.

Steve Vamos har i sin bok därför listat fem vanliga fallgropar och fem sätt att undvika dem.

Fallgrop ett: Samtalet hölls för sent

Att undvika ett svårt samtal är inte bra för någon. För medarbetaren kan det vara djupt negativt, särskilt om det innebär att den förlorar möjligheten att rätta till sina misstag.Problem blir sällan bättre med tiden – de behöver hanteras på ett genomtänkt sätt för att man ska nå en lösning. Den bästa metoden är därför att konstruktiv kritik så snabbt som möjligt när problemet inträffar.

Du kan hjälpa din teammedlem att lyckas genom att ge dem en förvarning om diskussionen, till exempel: ”Jag märkte att du missade den senaste deadlinen på projektet. Jag skulle vilja träffas senare i veckan för att prata om vad som hände och hur vi kan undvika det i framtiden.” På så sätt blir de inte överraskade av samtalsämnet, och ni kan båda förbereda er i förväg.

Fallgrop två: Samtalet var inte tillräckligt förberett

Många nya chefer misslyckas med att förbereda sig ordentligt inför medarbetarsamtal. Men förberedelse är avgörande för en konstruktiv konversation, särskilt om det handlar om negativ feedback.

Du bör gå in i samtalet med en förståelse för din medarbetares ansvarsområden samt de egna förväntningarna på hur och när medarbetaren ska uppnå sina mål. Du bör kunna nämna både deras styrkor och områden för förbättring. Om det finns konkreta uppgifter som har brustit bör du också kunna ge en tydlig förklaring till varför de inte har uppfyllt förväntningarna.

Innan mötet, ställ dig själv frågor som:

  • Är mina förväntningar rimliga och har de kommunicerats?
  • Kan jag ge dem exempel på vad som inte fungerar?
  • Vilken vägledning kan hjälpa dem att komma tillbaka på rätt spår?

Misstag 3: Fel typ av frågor ställs

Samtalet ska präglas av en tvåvägskommunikation, särskilt när det rör sig om negativ feedback. Att ställa rätt frågor hjälper dig med detta.

Istället för att börja samtalet med påståenden som, ”Du är inte riktigt fokuserad på ditt arbete just nu,” kan du ställa öppna frågor som, ”Hur känner du inför jobbet?” eller ”Hur tycker du att det går i din roll?” Sådana frågor kan hjälpa dig att förstå den andra personens perspektiv, inklusive eventuella bekymmer eller utmaningar de brottas med. Att veta var de kommer ifrån gör att du kan ge råd som adresserar det faktiska problemet – snarare än det du tror är problemet.

När din medarbetare pratar, pausa din bedömning och lyssna aktivt. Det finns många möjliga orsaker till dålig prestation, och de kräver helt olika åtgärdsplaner. Vanliga orsaker kan vara:

  • Privata problem, som sjukdom eller familjeproblem
  • Brist på den kunskap eller erfarenhet som krävs för jobbet
  • Otydliga förväntningar på vad som ska göras
  • Dålig attityd eller brist på motivation

Kom också ihåg att öppna frågor kan hjälpa dig bygga förtroende med medarbetaren. Och om relationen är relativt ny – var tålmodig. Det kan ta flera samtal att komma överens och arbeta fram nästa steg.

Fallgrop nummer 4: Samtalet blir för känsloladdat

En chef som går in i diskussionen med en konfrontativ ton – till exempel genom att säga, ”Du uppfyller inte mina förväntningar,” eller ”Ditt misstag gör att hela projektet blir lidanade” – skapar polemik.

Fokusera därför på själva arbetet snarare än personen. Du kan göra detta genom att använda ett objektivt och ärligt förhållningssätt. Till exempel kan du säga: ”Teamet behöver göra framsteg i detta projekt, och dina färdigheter är viktiga för att vi ska lyckas. Men jag har också märkt att du har haft vissa utmaningar med att nå dina mål inom den tidsram vi diskuterade.” Följ sedan upp med en öppen fråga: ”Kan du berätta hur det har gått ur ditt perspektiv?”

Om du visar äkta omtanke för den andres utveckling, kommer de oftast att uppfatta det och förstå att du försöker hjälpa dem att bli bättre.

Fallgrop nummer 5: Det saknas en förbättringsplan

Negativ feedback handlar inte bara om att ge instruktioner. Efter att ha identifierat vilka faktorer som påverkar en medarbetares prestation behöver man tillsammans arbeta med dem för att skapa en förbättringsplan. Om du hoppar över det här steget lämnar du din medarbetare utan en konkret plan för förbättring och utan något att mäta sin framgång med.

Börja med att dokumentera de problemområden som finns och de åtgärder som krävs för att förbättra situationen. Detta ska göras tillsammans med medarbetaren så att de förstår vad som förväntas av dem, och det kan ta några möten att få det på plats. Inkludera milstolpar och uppföljningsdatum där ni kan träffas igen för att lyfta upp framsteg och fråga medarbetaren om hur de upplever processen.

Kvalitetsprofilen

Kunskapsmaterial

Utbildnings-tv

Hämtar fler artiklar
Till startsidan
Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.

Det senaste