”Vi har inte råd att bara lära oss av våra egna misstag” – de gör avvikelser till kollektivt lärande

– Jag är förvisso ensam om att jobba aktivt med det. Men det finns en stor förståelse för kvalitetsarbete både hos medarbetare och ledning, säger Peter Ström, kvalitetschef på Antidoping Sverige.

I praktiken handlar arbetet bland annat om interna revisioner, avvikelsehantering och uppföljning av kvalitetsmål.

Antidoping Sverige består av omkring 20 personer centralt, men har också föreläsare och dopingkontrollfunktionärer runt om i landet.

Peter Ström arbetar själv fortfarande ute på fältet.

– För att hålla mig i kontakt med verkligheten är jag både dopingkontrollfunktionär och internrevisor.

Ett par gånger i månaden genomför han dopingkontroller. Den operativa erfarenheten är viktig även i kvalitetsrollen – och förbättringsarbetet.

– Det är inte ni som ska göra det och jag ska titta på, utan vi ska alla göra det när vi inför en ny förändring, säger han.

Avvikelser som kollektivt lärande: ”Det kan väcka en annan process”

En stor del av Peter Ströms löpande kvalitetsarbete handlar om att följa upp sådant som inte har gått som planerat.

Antidoping Sverige skiljer mellan avvikelser i administrationen och sådant som händer ute på fältet. På kansliet kan det handla om att en instruktion behöver ändras eller att ett arbetssätt bör förtydligas.

– Det där kan ju bli ett problem när man har erfarna medarbetare. Då glider man gärna längre och längre från den skriftliga instruktionen och är kanske inte lika benägna att anamma när det kommer något nytt. Då är det liksom ”avvikelsedags”.

På fältet kan en avvikelse i stället leda till individuell återkoppling eller gemensam fortbildning.

– Vi har inte råd att bara lära oss av våra egna misstag, utan vi måste också lära oss av varandras misstag. Det ligger till grund för både individuell och kollektiv fortbildning. Avvikelsen kan väcka en annan process att vi inser ett behov.

Därför sprids erfarenheter från inträffade händelser vidare internt, utan att den enskilda kontrollanten pekas ut.

– Även den som har varit dopingkontrollfunktionär i 30 år behöver ju en påminnelse.

Organisationen har också utvecklat ett system där brister vid dopingkontroller klassificeras som gröna, gula eller röda beroende på vilken påverkan felet kan ha haft.

– Det är utifrån vilken inverkan felet har på provets integritet, säkerhet och kvalitet.

Därför blir det samtidigt viktigt att kontrollfunktionärerna själva vågar rapportera när något blivit fel.

– Det är mycket värre om jag via en utövare, via labbet eller via kontrollutläggaren indirekt får in en rapport.

Eftersom han själv är dopingkontrollsfunktionär menar han att han med trovärdighet kommer kunna ge feedback. Han vill hellre att den som upptäckt ett fel säger:

– Jag tror att jag gjorde ett fel. Ge mig verktygen så att det inte ska upprepas.

Kvalitet som rättssäkerhetsprincip – när karriärer står på spel

I antidopingarbetet kan kvaliteten också få mycket konkreta konsekvenser.

Ett dopingprov kan i förlängningen ligga till grund för en process som påverkar en idrottares karriär, inkomster och anseende. Därför blir frågor om provets integritet och kvalitet också en rättssäkerhetsfråga.

– När ett positivt prov har blivit kopplat till en viss person, då är vi åklagare i nästa steg.

Samtidigt ser Peter Ström inte Antidoping Sveriges uppdrag som att enbart hitta dem som fuskar.

– Å andra sidan kan vi se att vårt uppdrag är att göra det lätt för idrottsutövarna att göra rätt.

Utbildning blir därför lika viktig som kontrollfunktionen i sig. Antidoping Sverige utbildar utövare, inte minst i samarbete med olika idrottsförbund i Sverige. Han beskriver att den viktigaste delen i arbetet är just att sprida kunskapen om doping till den stora massan.

– Man kan ju göra sig skyldig till en dopingförseelse i brist på kunskap. Många tänker ofta att ”det här händer inte mig” och känner att utbildningen inte känts så aktuell för just dem.

Därför handlar kvalitetsarbetet i slutänden om att skapa strukturer som både fångar upp fel och gör organisationen bättre nästa gång.

– Vi försöker alltid förbättra oss. Men vi vet att man kommer att göra misstag.

ISO 9001 kompletterar Wadas krav: ”De har inte kvalitetsperspektivet”

Antidoping Sverige har regeringens uppdrag att ansvara för det svenska antidopingprogrammet och arbetar enligt World Anti-Doping Agencys, Wadas, kod och internationella standarder.

Samtidigt är organisationen certifierad enligt Iso 9001 sedan 2002.

Från början fanns en tanke om att Iso-certifiering skulle bli ett krav för alla nationella antidopingorganisationer. Kravet försvann senare, men Antidoping Sverige valde att behålla certifieringen.

– I stället för att det bara skulle omfatta dopingkontroller omfattar den i dag samtliga internationella standarder som vi lyder under hos Wada.

I verksamheten fyller systemen helt olika funktioner.

– Wada berättar vad vi ska göra och i princip också hur det ska göras. Men de har inte det här kvalitetsperspektivet.

ISO 9001 ger bland annat stöd för interna revisioner, avvikelsehantering och ständiga förbättringar.

– Wada kräver till exempel inte att vi har interna revisioner. De kommer med externa revisioner. Men interna revisioner och ständiga förbättringar är ingenting Wada pratar om.

Svårt att mäta framgång i dopingkontroller

En annan del av kvalitetsarbetet handlar om verksamhetens mål.

Det mest uppenbara resultatmåttet skulle kunna vara hur många dopade idrottare som upptäcks. Men det fungerar dåligt som mått, menar Peter Ström.

Ett mästerskap utan positiva dopingprov kan betyda att det förebyggande arbetet har fungerat.

Men samma resultat kan också betyda att fel personer testades eller att analysmetoderna inte lyckades upptäcka de substanser som användes.

– Det är jättesvårt att mäta framgång i antalet förövare.

I stället arbetar organisationen bland annat med mål kopplade till utbildningar, svarstider och andra delar av verksamhetens processer. Ibland sätter Antidoping Sverige högre krav på sig självt än Wada gör, inte minst vad gäller hantering av ärenden om medicinsk dispens.

– Om Wada säger att det här måste man göra inom 21 dagar, då säger vi att det här måste vi göra inom 14 dagar.

Ambitionen är tydlig:

– Vi vill inte vara okej. Vi vill ge superbra service.

Två gånger om året genomför Antidoping Sverige ledningens genomgång.

Då deltar hela den centrala personalstyrkan och går igenom bland annat kvalitetsmålen och vilka åtgärder som behöver genomföras.

– Hur ligger vi till? Vilka åtgärder krävs för att vi ska snäppa upp arbetet ännu mer? Vad måste vi modifiera? Måste vi allokera budgetmedel kanske?

Peter Ström lyfter särskilt halvårsuppföljningen, där alla medarbetare är inbjudna.

– Det är egentligen den mest konstruktiva ledningens genomgång vi har. Då fokuserar vi inte bara på vad som har varit, utan på vad vi måste göra det halvår som är kvar.

På så sätt blir genomgången mer än en rapportering bakåt.

– Vi går verkligen igenom det här innan det är för sent.