Ett ledningssystem – räcker det?

De olika ledningssystemen för miljö, kvalitet och arbetsmiljö har utvecklats inom olika kulturer och någon patentlösning för hur man förenar dem till ett enda finns inte. Fördelarna är många, men det finns också risker.

Ett ledningssystem är ett sätt att organisera sina system och arbetssätt för att leda en organisation. Historiskt sett har det utvecklats olika typer av ledningssystem inom olika dicipliner. Inom kvalitet har ledningssystemet standardiserats i ISO 9001 och i miljö i ISO 14001. Men även om de har utvecklats inom olika kulturer och med olika fokus, har de egentligen samma syfte; att vara ett stöd för att leda verksamheten.

Konstruerat begrepp

Många företag har idag kommit till insikt om att det behövs en helhetssyn i företaget för att man ska kunna jobba effektivt. Därmed har också behovet av att integrera verksamhetens olika delsystem med varandra uppstått.

– Termen integrerade ledningssystem är egentligen ett konstruerat begrepp. I ett litet företag är det naturligt att att man har ett integrerat synsätt, berättar Sara Ellström som jobbar med frågor som rör integrerade lednngssystem på SIS, Swedish Standards Institute.

– Genom att sätta separat ljus på olika frågor som miljö, kvalitet och arbetsmiljö lär man sig otroligt mycket om de olika diciplinerna, men ju högre mognad ett företag når desto mer ser man fördelarna med ett gemensamt ledningssystem, fortsätter hon och konstaterar att i alla beslut man fattar, oavsett om det handlar om beslut på företagsnivå eller på det personliga planet, så måste man väga ihop olika aspekter för att komma fram till de bästa besluten. Har man ett ledningssystem som omfattar hela verksamheten får man med andra ord bättre beslutsunderlag.

Underlättar det dagliga arbetet

Förutom de rent administrativa fördelarna med att samla allt i ett ledningssystem blir det också lättare för medarbetarna. I stället för tre olika rutiner, en för miljö, en för kvalitet och en för arbetsmiljö, så har man bara en enda rutin som omfattar alla olika aspekter.

– Ledningssystemen ska ju beskriva det som sker i verkligheten och vara ett stöd i personalens arbete, förklarar Sara Ellström. Man ska inte behöva tänka på om det är ledningssystemet för miljö eller informationssäkerhet som gäller.

Sara Ellström berättar att det idag finns en klar trend i att integrera sina ledningssystem. Det vanligaste är att man kopplar ihop systemen för miljö och kvalitet. SIS får också många samtal där man frågar efter integrering av ledningssystem.

– Det blir mer och mer självklart att samla allt i ett system och många efterlyser att vi utvecklar standarder som är mer och mer kompatibla, säger hon.

Det finns en del olika modeller för hur man går till väga för att integrera ledningssystemen, om man har flera separata, men någon standard för integrerade ledningssystem finns det ännu inte. Däremot finns det handböcker som kan ge konkret vägledning. I grunden handlar det dock om att bygga systemen utifrån sin egen verksamhet och hitta en struktur som man sedan stegvis kan bygga vidare på.

Fler ska bli ett

Men det finns också risker. Att integrera flera ledningssystem innebär att det är olika skolor, baserade på olika kulturer, som ska smälta samman till ett. När man går från expertfokus till helhetssyn finns det en risk att systemen blir alltför generella och utslätade. Dessutom kan någon del blir för dominerande så att andra delar hamnar i skymundan.

Sara Ellström ser dock mest fördelar med ett integrationsarbete.

– De olika systemen bygger på olika filosofier där man har olika syn på hur man leder verksamheten och dessa konflikter kommer att komma upp till ytan. Men jag ser det mest som nyttigt. Man tvingas lära sig av varandra och i slutänden vinner verksamheten på att det finns en gemensam helhetssyn.

Plus och minus med integrerade ledningssystem

+ Bättre helhetssyn

+ Underlättar arbetet med ledningssystemen både administrativt och praktiskt

+ Lättare att kommunicera de gemensamma verktygen

+ Färre rutiner att hålla reda på

Ger bättre beslutsunderlag

– Kan bli alltför utslätat

– Risk att någon av delarna kan hamna i skymundan

– Risk att tappa skärpa både organisatoriskt och kompetensmässigt

Vanligaste ledningssystmen som går att integrera:

ISO 9001 Ledningssystem för kvalitet – krav

ISO 14001 Miljöledningssystem – krav och vägledning

OHSAS 18001 Ledningssystem för arbetsmiljö – specifikation

SS 627799-2 Ledningssystem för informationssäkerhet – specifikation med vägledning för användning

SS 624070 Ledningssystem för kompetensförsörjning – krav

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.