Fem varför: Metoden som avslöjar problemens dolda orsaker

Fem varför, även kallat Five Whys, är en problemlösningsteknik som hjälper organisationer att gå bortom ytliga symptom och avslöja de underliggande faktorerna bakom utmaningar. Metoden används ofta i problemlösnings- och beslutsprocesser för att genomföra en grundlig analys av problem. Tillvägagångssättet är hyfsat enkelt, först identifieras ett specifikt problem. Sedan frågar man varför problemet uppstod. Svaret på den frågan leder i sin tur vidare till nästa varför, och så vidare. Vanligtvis upprepas processen fem gånger, eller tills grundorsaken är nådd och organisationen har en lösning.

Flera myndigheter, kommuner, företag och experter förespråkar Fem varför, bland annat forskaren Magdalena Smeds som hänvisar till metoden i ett projekt om överstyrning. Metoden är enkel, kostnadseffektiv och tillgänglig för alla medarbetare på olika nivåer att använda. Den beskrivs också kunna leda till mer hållbara lösningar, samt att främja en kultur av ständig förbättring.

I Region Värmland har Fem varför använts för att förbättra arbetsmiljön. Även Region Blekinge har inkluderat metoden i sitt förbättringsarbete och kommer med tre tips för att metoden ska bidra till rätt problemlösningar:

1. Se till att svaren är tillräckligt specifika och relevanta för problemet och inte diffusa och svepande som exempelvis ”för lite resurser”.
2. Se till att bara fråga så länge svaren är relevanta. När svaren inte längre ger någon ny information är det klokt att backa ett svar, eftersom det föregående svaret ofta är grundorsaken.
3. Testa att använda verktyget i vardagen för att se under ytan.

Vissa begränsningar

Men det finns vissa begränsningar med metoden som är viktiga att ta hänsyn till innan man börjar använda sig av den.

Fem varför kan till exempel inte avslöja orsaker som ligger utanför användarens befintliga kunskapsområde, vilket kan leda till ofullständiga analyser. Dessutom kan olika personer analysera samma problem och komma fram till olika orsaker. Ett problem kan också ha flera grundorsaker, eller så kan ett problem vara för ”enkelt” för Fem varför.

Alla dessa begränsningar kräver en flexibel tillämpning av metoden, öppen kommunikation och noggrann återkoppling.

När använder din organisation Fem varför, och vilka är resultaten? Skriv gärna till raphaelle.s@kvalitetsmagasinet.se och berätta om din erfarenhet av metoden.