Gemensam process gav kommunen krisberedskap för snabb omställning

Många frågor kom upp till ytan och krävde snabba och tydliga svar i form av så kallade omfallsplaner, som ger rätt beredskap för olika scenarier.

Nina Bergsten, som på den tiden var biträdande stabschef på Skellefteå kommun och numera är KMA-samordnare (kvalitet, miljö och arbetsmiljö) på kommunägda Skellefteå Buss, fick en nyckelroll i arbetet med att utveckla omfallsplanerna.

– Vi såg behovet av omfallsplaner på alla nivåer – från kommunövergripande ända ned till enhetsnivå, säger hon.

Några timmars arbete

Snabbt insåg stabsledningen att det inte fanns någon anledning att var och en satt på sitt håll för att utveckla verktyg för sin egen omfallsplan. För att effektivisera arbetet krävdes en standardiserad process med gemensamma mallar och strukturer.

Nina Bergsten tillsatte en grupp med bland annat antal erfarna verksamhetsutvecklare från olika delar av kommunen. Efter bara några timmar hade de enats om en processbeskrivning som därefter spreds till de kommunala verksamheterna.

– I normala fall är det viktigt att skapa delaktighet och involvera användarna av en process. Men den här gången var det bråttom. Hemligheten till att det gick så snabbt var att vi tog in människor som vet vad processer är och som kan hantverket, förklarar Nina Bergsten.

Stöd i utvecklingsarbetet

Syftet var alltså inte att utarbeta själva omfallsplanerna, utan endast den process med tillhörande stödmaterial som verksamhetsutvecklarna på förvaltningar och enheter sedan kunde använda som stöd i sitt eget utvecklingsarbete.

Enda undantagen utgjordes av de omfallsplaner som togs fram på kommunövergripande nivå och som byggde på fem scenarier: 40 procents personalbortfall, kraftigt begränsad social samvaro, många sjuka, många avlidna och storm i sociala medier.

Gemensamma nyckelpunkter

Totalt har ett 50-tal omfallsplaner tagits fram på olika nivåer i Skellefteå kommun med information om hur man kan agera förebyggande och vilka åtgärder som kan vidtas om någon ändå händer. Ett antal nyckelpunkter är gemensamma i samtliga processer:

• Indikatorer
• Sannolikhet
• Konsekvenser
• Prioriterade åtgärder
• Resurser
• Beslutsplan

– I processmetodiken ingår också att utvärdera omfallsplanerna med jämna mellanrum. Vilka aktiviteter har genomförts? Vad är på gång? Det är alltså ingen skrivbordsprodukt utan följer en konkret PDCA-metodik (Plan-Do-Check-Act), säger Nina Bergsten.

Stor nytta framledes

Hon är övertygad om att processen för omfallsplaner kan komma till stor nytta framledes. Även om pandemin klingat av kan andra kriser stå för dörren som kräver planering och beredskap.

Ett sådant exempel är de extremväder som kommit att bli allt vanligare till följd av klimatförändringarna.

– Styrkan med processen är att samma metodik kan användas oavsett vilken kris det handlar om. Nu kan vi snabbt sätta den i verket för att visa på konsekvenserna och skaffa oss beredskap, förklarar hon.

Process för utveckling av omfallsplan

1. Prioriterat omfall definieras.
2. Operativa staben skickar information till resurssamordnare om workshop.
3. Resurssamordnare på digitala kontoret bokar resurser och genomför möte med kontaktperson.
4. Workshopledare genomför workshop för att ta fram och dokumentera omfallsplan.
5. Resurssamordnare på digitala kontoret distribuerar noteringar och omfallsplan.
6. Noteringar och omfallsplan skickas till stabsledning, kontaktperson och workshop-grupp.
7. Omfallsplanen lagras även i Teams.