Handbok för första linjens chefer (ladda ner!)

– Jag har forskat på produktion och produktionssystem ur ett arbetsmiljöperspektiv i 25–30 år. Idén kom upp under ett studiebesök på Scania för tio år sedan. Där pratade de mycket om hur viktigt det är att första linjens chefer jobbar på ett bra sätt och de hade långa listor på hur det skulle gå till, minns Johan Karltun.

Vill dela med sig av kunskap

Att få tag i företag som ville bidra med sin kunskap var det minsta problemet. Värre var det med finansieringen. Men så småningom kunde projektet dra igång. Och nu är handboken klar: 70 sidor om chefens plats i företaget, tekniken, en vanlig dag, förväntningar, ledarrollen, daglig styrning, att få det att flyta på, att prioritera, arbetsmiljöansvar, relationer, svåra situationer, rekrytering, hållbarhet och balans i livet, utveckling av resiliens…

Ja, du hör själv. Rollen som första linjens chef är komplex. Då tar handboken ändå upp ännu fler punkter. Just därför är det lite märkligt att rollen är så lite studerad. Särskilt som mellanchefen generellt är den som ofta kläms hårdast mellan medarbetare och högre chefer.

Svårt få med allt på introduktion

Borde inte den här kunskapen föras över under en onboardingprocess?

– Jag håller delvis med dig. Men vi vill också kunna undervisa andra än de som redan är chefer. Sedan är onboardingprocessen inte så lätt. Det är inte lätt att göra en personalintroduktion som är bra och som är anpassad till de olika rollerna, säger Johan Karltun.

Anette Karltun flikar in att de bakat in ny forskning och därigenom tillför något nytt som de ute på fältet kanske inte hunnit ta till sig ännu, medan Karin Havemose menar att det unika här är att cheferna själva varit med i processen:

– I vanliga fall är det kanske någon från hr som tar fram information till nya chefer. Men det här är interaktionsforskning; första linjens chefer har själva varit med och utformat vilka delar de tycker är viktiga och ska vara med. ”Det här är arbetet!” Det är många konkreta tips och vi har försökt vidga perspektivet till hur man manövrerar i organisationen också.

Olika, men lika

Även om Fagerhult och Scania skiljer sig mycket åt, finns det tydliga likheter menar forskarna.

– Båda jobbar mycket med ständiga förbättringar och daglig styrning. De har bra underliggande strukturer, även om de skiljer sig åt. Scania har en otroligt väl utformad styrning av sin verksamhet. Vi har till stor del använt oss av sådant som man inte kan förutse, det vill säga störningar. Första linjens chefer hanterar mycket störningar, säger Johan Karltun.

I boken introduceras begreppet resiliens och hur man kan bygga robusthet i organisationen för att kunna hantera just störningar på bästa sätt – och lära sig av dessa för att kunna utvecklas på vägen.

Förutom rena beskrivningar finns också reflektionsrutor med frågor till läsaren om hur det ser ut på den egna arbetsplatsen.

Underlag för studiecirklar

Förhoppningen är att handboken ska kunna användas som underlag för studiecirklar på företagen, där grupperna kan diskutera tillsammans. Det finns en styrka i att lära sig tillsammans på jobbet där jobbet ändå ska göras.

– Om man är ett litet företag kanske man kan slå sig ihop med andra småföretagare i bygden, tipsar Sofia Kjellström och menar att det nog inte är helt fel att högre chefer också läser handboken för att förstå första linjens chefers utsatta situation.

– Styrkan med handboken är översikten, att man får ett systemperspektiv. Man får en karta över det man behöver ta tag i. Särskilt när vi pratar om att många chefer blir utbrända är det bra att få hjälp med det, säger hon.

Påverkar allas hälsa

Johan Karltun instämmer. För honom ligger arbetsmiljöfrågorna varmt om hjärtat:

– Om första linjens chefer inte mår bra så vet vi att deras medarbetare inte heller kommer att må bra. Om chefen däremot mår bra är chansen större att medarbetarna mår bra också.

Ladda ner handboken här.

Dessa står bakom handboken och forskningen: Docent Anette Karltun, filesofie doktor Karin Havemose, professor Sofia Kjellström, docent Denis Coelho samt projektledare och docent Johan Karltun.