Sweco slängde ut systemen

Swecos ursprungliga system pratade inte med varandra och gjorde det svårt att samarbeta.

– Det var ett enormt skickande av dokument, berättar kvalitetschefen Marie Gelhaar under KM Live.

Utgångspunkten var en enda fråga: Hur vill vi jobba?

– Vi sket i standarden. Det är för mig ganska viktigt. Jag är inte en slav under standarden. Det är tolkningen av standarden som ger oss framgång. Vi pratar inte om våra system, utan om vår arbetsmetodik, om hur vi genomför våra uppdrag.

2003 började arbetet med att ta fram ett ledningssystem för Sweco i hela världen med samma utgångspunkt: enkelhet.

Samarbete var ett annat ledord under förändringsresan.

– För det krävs det att fokusera på det som är bra. Jag jobbar mycket med inställning och attityd. Jag jobbar 10 procent med förädling och 90 procent med inställning och attityd. Det är mitt jobb som kvalitetschef.

Tre processer valdes ut och Marie Gelhaar beskriver det som att de var ”extremt noggranna med rutintexten”. Idag är Sweco certifierade i 9001, 14001 och OHSAS 18001 och de har medvetet sökt upp en revisor som vet vad företaget vill åstadkomma. Nu arbetar alla i Sweco efter samma bas. Alla rutiner ser likadana ut i hela världen. Men det finns möjlighet att lägga till delar beroende på vad man arbetar med.

– Till exempel så är granskning en del av kravet. Men hur det ska göras skiljer sig åt. Det är skillnad på att granska en planritning från en arkitekt och en bro. Enkelhet är en framgångsfaktor. En kvalitetschef som står och visar ett jättesystem har inte gjort sitt jobb, säger Marie Gelhaar.

Kvalitetschefens framgångsfaktorer vid förändring:

• Se till att kunna affären för att kunna påverka den.

• Ledningsgruppen måste vara med.

• Skaffa mandat till kvalitetsorganisationen. Ni måste få agera och ta initiativ.

• Var tydlig med syftet med förändringen.

• När det blåser bygger vissa väderkvarnar, andra vindskydd. Du måste samarbeta med båda typerna.

• Kommunikation är a och o. Bemöt de tuffa frågorna och oron.

• Förbättringsarbete är som kondition. Du kan inte leva på gamla meriter.

• Kulturskillnader är en utmaning men har man kommit igenom ”det kulturella molnet”, då är vi extremt lika. Lär om varandra innan ni kommer till kärnan.

• Genom att ha samma arbetsmetodik blir samarbetet enklare.

• Prata om förbättringsarbetet i alla sammanhang – i uppdraget, under månadsmöten och i företaget i stort.

• Ibland måste du vara en papegoja. Du behöver säga samma sak sju gånger innan de andra förstår ditt budskap.

• Var envis. Jag fick en idé för sju år sedan. Förra året implementerade vi det systemet i Sweco.