Inga produkter i varukorgen.
Ledningssystem i kommunal teknik
Trelleborg har satsat på kvalitetsledningssystem för den tekniska förvaltningen. Det har säkrat kompetensförsörjningen, förbättrat avvikelsehanteringen och samtidigt visat sig vara en lönsam investering.
Verksamheten inom Kommunal Teknik Trelleborg berör stora delar av infrastrukturen i kommunen. Det gör att verksamheten ofta uppfattas som komplex. Trelleborg har under tio år arbetet med olika metoder för att utveckla verksamheten. Grunden för den förändringsprocessen är policydokumenten för arbetsmiljö, kvalitet och miljö.
– Vår uppgift är att se till att kundernas krav uppfylls. I början av 90-talet identifierade vi tre krav som kunderna ställer på oss. De tre kraven var leveranssäkerhet, ett lågt pris samt att alla kunder känner sig betydelsefulla, säger Mathias Lindsjö, logistikingenjör på Kommunal Teknik Trelleborg.
Förvaltningen står, i likhet med många andra kommunala förvaltningar i Sverige, inför en enorm utmaning. I framtiden väntar en situation som kan medföra ett allvarligt kompetensbortfall. Enligt Mathias Lindsjö fanns det i januari 2001 147 anställda. Dessa personer hade tillsammans arbetat inom kommunen i 3 088 år. 61 stycken var över 54 år, vilket innebär att de kommer att pensioneras senast 2012. De som pensioneras före utgången av 2012 har 1 621 år av den sammanlagda erfarenhet som finns i förvaltningen.
2001 kvalitetscertifierades förvaltningen, men att certifiera förvaltningen enligt ISO 9001 har aldrig varit något självändamål utan framförallt ett sätt att tillvarata den kompetens som finns i organisationen.
– Varje medarbetare har under den senaste tioårsperioden successivt blivit mer och mer involverad och förändringar av den här omfattning måste vara respekterade av personalen, säger Mathias Lindsjö.
Arbetet började med att man dokumenterade all arbetsrutiner. Ett arbete som utfördes av den personal som gjorde arbetsrutinerna.
– De fanns givetvis en del erfarna medarbetare som ifrågasatte varför de skulle göra det, men vi ser det som ett sätt att överföra och säkra kompetensen i organisationen, berättar Mathias Lindsjö.
För Trelleborg var det viktigt att det färdiga certifierade kvalitetsledningssystemet inte blev en pappersprodukt eller en pappersproducent.
– Vi var noga med att dokumentera vad vi gör, inte det vi vill göra eller hur vi egentligen borde göra, säger Mathias Lindsjö.
Dokumentationen av de återkommande rutinerna har inneburit att avdelningarna inom förvaltningen har öppnats upp för varandra. Genom interna revisioner har avdelningarnas verksamheter ifrågasatts av personal från andra avdelningar. Det har gjort att flera avdelningar tvingats tänka över varför de utför sina arbetsuppgifter som de gör. Eftersom de interna revisorerna även har fått möjlighet att se hur andra avdelningar arbetar har de fått idéer som är applicerbara på sina egna arbetsuppgifter.
Tidigare rapporterades kvalitetsbrister i verksamheten till en ansvarig som sedan korrigerade felet och därefter ansågs avvikelsen vara åtgärdad. I dag dokumenteras alla kvalitetsbrister systematiskt.
– En kvalitetsavvikelse skall omgående korrigeras, men vi skall även ta lärdom av det inträffade för att undvika liknande fel i framtiden. Avvikelser skall användas för att utveckla både den enskilde individen och verksamheten i stort. På så sätt kan vi utvecklas till att bli en självlärande organisation i större utsträckning än tidigare, förklarar Mathias Lindsjö.
Kombinationen av ISO 9001, ISO 14001 och systematiskt arbetsmiljöarbete har medfört att Trelleborg har integrerat lagstiftningens krav på förvaltning i ledningssystemet. De genomförde ingående undersökningar om vilka lagar, regler och andra krav som berörde deras verksamhet.
– Genom olika informationskanaler får vi numera kontinuerlig information om förändringar i den lagstiftning som kan påverka verksamheten inom förvaltningen, berättar Mathias Lindsjö.
Kommunal teknik i Trelleborg har valt att satsa på ISO 9001, ISO 14001 och systematiskt arbetsmiljöarbete för att utveckla verksamheten. Mathias Lindsjö menar att alla satsningar går att räkna hem.
– Jag tror många skulle bli förvånade om vi presenterade den summa som vi har sparat på att införa ledningssystem för kvalitet, miljö och systematiskt arbetsmiljöarbete, säger han. Men beräkningar av dessa slag brukar vara tämligen intetsägande och dessutom har vi ännu inte sett mer än början av de vinster vi förväntar oss.
Fakta:
Trelleborg är Sveriges sydligaste kommun med 39 000 invånare.
Kommunal Teknik Trelleborg är tekniska nämndens förvaltning. De ansvarar bland annat för allmänna platser, väghållning, småbåtshamnar, vattenförsörjning och avloppshantering, renhållning, energiförsörjning och det kommunala fiberkabelnätet, mät- och kartverksamhet. Dessutom ansvarar de för kommunens ny-, om- och tillbyggnadsverksamhet inom sina ansvarsområden.
Förvaltningen är indelad i åtta avdelningar. Avdelningarna Service, Projektering och Mät & Karta är resultatenheter, vilket innebär att de bedriver verksamheten genom att sälja tjänster och produkter. Avdelningarna Gata och Park finansieras med skattemedel medan Vatten & Avlopp, Energi samt Renhållning är taxefinansierade.
