Masaaki Imai om Kaizen: En överlevnadsfråga för företagen

1984 skrev Masaaki Imai boken Kaizen, the Key to Japan’s Competitive Success som öppnade världens ögon för Kaizen-metoden. Kaizen är japanska där Kai betyder förändring och zen betyder ständigt till det bättre och det Masaaki Imai menar när han talar om ständiga förbättringar är framför allt de små, till synes obetydliga förbättringar som sammantaget gör att arbetet flyter bättre. Det kan handla om att ha ett skrivbord som kan anpassas till rätt arbetshöjd eller att sortera papper så att man inte behöver ägna tid och möda åt att leta dem när man behöver dem.

Lever på apstadiet

Att jobba med ständiga förbättringar är något som han tycker borde vara självklart för alla företag.

– Idag, när vi mer än någonsin tidigare lever i en global ekonomi, är konkurrensen mellan företagen stenhård. Vilka företag kommer att överleva? Jag tror att de företag som klarar sig är de som medvetet strävar efter att bli bäst, säger Masaaki Imai.

En strategi för att nå världsklass är att satsa på att ständigt förbättra sig. En av de centrala frågorna är kunden och att ge kunden det kunden vill ha. Masaaki Imai använder sig av bilden av människans utveckling från apa till intelligent människa och menar att majoriteten av världens företag fortfarande lever på apstadiet. I stället för att bygga upp sin verksamhet kring vad kunden verkligen vill ha och producera i takt med efterfrågan bygger de allra flesta företagen idag sin verksamhet på förväntningar.

– Det är ytterst sällan som prognoser och förväntningar visar sig stämma med verkligheten, konstaterar han. Att basera sin produktion på förväntingar är samma sak som att spela på lotteri. Du ska ha tur om du lyckas pricka rätt.

Värde för produkten

Ett centralt begrepp i Kaizen är muda. Muda är allt i verksamheten som inte är värdeskapande. Genom att eliminera allt arbete som i sig inte ger något värde till slutprodukten kan man lära sig att använda sina resurser på ett mer effektivt sätt. Det kan handla om att ha saker på rätt ställe så att de finns tillhanda när man behöver dem.

– I ett genomsnittsligt företag är 99,9 procent av allt man gör muda, säger Masaaki Imai. Det finns så mycket muda och det är därför det finns så stort utrymme för förbättringar. De tar aldrig slut.

Ett annat begrepp som Masaaki Imai återkommer till är gemba, verkligheten där produktionen sker. För att förstå sin verksamhet och kunna lösa de problem som uppstår måste chefer och ledare spendera tid på golvet och leva i verksamheten, i gemba. Det är i gemba allting händer och den måste vara den viktigaste platsen för ledningen.

– När Colombo ska lösa ett mordfall, sätter han sig då vid skrivbordet? Nej han går direkt till gemba, platsen där brottet har skett. Det är där han hittar de ledtrådar han behöver för att lösa fallet.

På samma sätt är det viktigt för ledningen att gå till gemba. Det är bara där de kan hitta förklaringar till problem i produktionen. En timme per dag i gemba, är vad Masaaki Imai rekommenderar.

Finns i företagets gener

När Masaaki Imai talar om Kaizen är det inte i första hand ett verktyg eller en metod han talar om. För honom är Kaizen en anda som präglar företaget, en livsstil, en kultur.

– Toyota är ett utmärkt exempel på ett företag som allt sedan 50-talet jobbat med ständiga förbättringar utan att någonsin tappa fokus. När du kommer in på Toyota känner du Kaizen i atmosfären, du kan andas Kaizen, det finns så att säga i företagets DNA.

Idag har Toyota ett marknadsvärde som är större än sina tre största konkurrenter och detta är ingen slump, menar Masaaki Imai. En medveten kvalitetssatsning gör att företaget kan spara pengar i minskad produktionstid, bättre utnyttjande av resurser och minskade lagerkostnader samtidigt som de tjänar pengar på nöjdare kunder som vill fortsätta att köpa deras produkter.

Kräver hårt arbete

Trots att potentialen i att arbeta med ständiga förbättringar är stor är det fortfarande få företag som jobbar med det. Masaaki Imai ser flera orsaker till detta. En är att många företag helt enkelt är okunniga om de möjligheter som Kaizen har att erbjuda, både när det gäller de ekonomiska fördelarna och kvalitetsförbättringarna. En annan är ledarskapet.

– Kaizen kräver nycket hårt arbete av cheferna. Ledarnas engagemang är också förutsättningen för att det ska gå att hålla ett förbättringsarbete vid liv.

För 20 år sedan kallade Masaaki Imai Kaizen för nyckeln till framgång. Idag vill han inte kalla Kaizen den enda vägen att nå framgång, men han är övertygad om att det är en bra väg att gå för att utveckla sitt företag till framgång.

– Kaizen är en viktig strategi för de företag som vill nå världsklass, konstaterar han.