Kommuner kan spara miljoner på allmänna handlingar med nytt verktyg

Sambruk är en ideell, icke vinstdrivande förening som förvaltar digitala lösningar som deras cirka 150 medlemmar – alltså kommuner, kommunalförbund och regioner – har kommit på. En medlem utvecklar ett verktyg som kan vara bra för andra, men som de inte har tid eller ork att sprida själva, och då kommer Sambruk in i bilden.

Sambruk förvaltar bland annat ett verktyg som heter Multifråga XL. Verktyget är ett slags register som är uppkopplat mot olika myndigheters informationskällor. En användare kan slå på exempelvis namn, adress, personnummer eller chassinummer för att få koll på en person eller ett företag, vilket i sin tur gör det lättare för handläggare och andra att ta välgrundade beslut.

– Det är ett rollstyrt program, så man måste ha viss behörighet för att få tillgång till viss info. Men säg att någon ansöker om ekonomiskt bistånd. Då kan man kolla upp personen i Multifråga XL för att få en översikt, säger Thomas Wennersten på Sambruk.

50 öre per invånare och år

Han är en av fem anställda. Wennersten säger att det är svårt för en liten förening som Sambruk att få spridning på verktyget i fråga, och att det är därför som så få medlemmar har fått nys om det. I dagsläget är Södertälje, Östra Göinge och Borlänge med på banan, men fler borde bli intresserade, tycker han.

– Det är billigt. Många kommuner betalar miljoner per år för liknande tjänster. Det här verktyget kostar 50 öre per invånare och år. Och ju fler som använder det, desto mindre kommer det att kosta, säger Thomas Wennersten.

Dessutom behöver inte medlemmar upphandla tjänsterna som Sambruk tillhandahåller.

Södertälje räknar med miljonbesparingar

Just nu är det enbart Södertälje som betalar för verktyget. Kommunen har dessutom gått in med en knapp miljon för att utveckla det. Målet är att kunna koppla ihop ett ekonomisystem med Multifrågor XL, så att betalningspåminnelser som skickas ut på årsbasis för parkeringsböter går till rätt person och rätt adress.

– Vi vill få in det i parkeringsvakters dagliga verksamhet också, men än så länge är verktyget inte anpassat efter mobil, säger Johan Nordh, projektledare i Södertälje.

– Och de pengar som vi investerar tjänar vi in på en månad, eftersom vi slipper betala för andra tjänster. Vi skulle egentligen göra en ny upphandling för att pressa ned priserna, men nu styrdes upphandlingsunderlaget om till ett utvecklingsarbete.

Idag betalar Södertälje 65 000 kronor per år för att vara medlem i Sambruk, utöver en medlemsinsats och investeringen på den knappa miljonen. Kommunen räknar med att spara miljoner på det val som gjorts.

– Vi har spenderat runt 10 miljoner kronor per år för en snarlik tjänst.

Men varför är ni i stort sett ensamma med att använda detta?

– Kommunerna är vana vid sina arbetssätt och verktyg. Men det finns en stor kvalitetshöjning och stora besparingar i det här, det är vi övertygade om, säger Johan Nordh.

Myndigheter svåra att få med

Multifråga är kopplat mot Skatteverket, kreditupplysningsinstitut, Lantmäteriet, Försäkringskassan och Transportstyrelsen. Fast den sistnämnda har varit svår att koppla på eftersom Transportstyrelsen klassar Sambruk som informationsförmedlare, säger Thomas Wennersten. Sambruk använder sig därför av en tredje part för att få tillgång till myndighetens data.

– Vi har haft kontakt med dem i två år och inte kommit någonvart. Men vi vill i alla fall koppla på dem och fler informationskällor, säger Thomas Wennersten.

Och i den bästa av världar kommer intelligens kunna byggas ovanpå datamängden, för att sammanfatta informationen åt handläggare. Det hoppas Sambruk på.

– Hela poängen är att göra det lättare och billigare för det offentliga att ta bättre och snabbare beslut, säger Wennersten.