Så hittar kommuner pengarna för hållbarhetsprojekten

Koppla projekten till målen

Ett återkommande råd från kommuner som har kommit långt är att se finansierade projekt som ett sätt att genomföra befintliga politiska beslut, inte som tillfälliga sidospår. Då går det snabbare att fatta beslut och enklare att prioritera rätt.

– Vi ser projekten som utförande av politiska mål. Det gör oss snabbfotade och minskar behovet av nya beslut för varje ansökan, säger Tommy Bengtsson på Lunds kommun.

I Lund har kommunen byggt upp portföljer av projekt som samlas under större teman, som ”Klimatneutrala Lund” och ”Inkluderande Lund”. På så sätt blir resultaten mer långsiktiga och lärdomar kan spridas vidare i organisationen.

Ett av problemen är att resultat fastnar i enskilda spår. Portföljer och systematiskt lärande gör att resultaten lever vidare, fortsätter Tommy Bengtsson.

Olika vägar framåt

Hur organisationer väljer att arbeta med finansiering beror på resurserna. Vissa kommuner har en central projektutvecklare som stöttar alla förvaltningar, andra bygger kunskap hos enskilda projektledare. En tredje modell är att ingå allianser med universitet och forskningsinstitut för att klara de mer komplexa EU-programmen.

I nordöstra Skåne delar åtta kommuner på tre projektutvecklare – en modell som visar att även små aktörer kan bygga kapacitet. ”Alla har möjligheter”, säger Tommy Bengtsson, som själv har varit projektutvecklare åt två kommuner samtidigt.

Från idé till ansökan

En annan avgörande del är att skapa ett hanterbart flöde för idéer. I Region Sörmland bedöms varje förslag av en tvärgrupp där strategier och handläggare deltar. På så sätt avgörs tidigt om projektet ligger i linje med de regionala målen och om det är värt att gå vidare.

– Budgeten är inte en formsak i slutet. Säkra medfinansiering, personalkostnader och indirekta kostnader från start, säger Tim Lux vid Region Sörmland.

Att ta in ekonomer tidigt i processen minskar risken för att ett i övrigt bra projekt faller på praktiska hinder.

Välj dina strider

Antalet utlysningar är stort, men den som försöker bevaka allt riskerar att gå vilse. Här gäller det att prioritera.

– Det finns pengar till det mesta – frågan är hur hårt ni vill jobba och vad som är mest prioriterat just nu, säger Love Sjöberg på Region Gävleborg.

Många kommuner fördelar bevakningen mellan olika personer och enheter, antingen utifrån tema eller finansiär. Det gör att fler möjligheter fångas upp utan att någon behöver bära hela bördan.

Minska sårbarheten

En utmaning, särskilt för små kommuner, är att arbetet blir alltför personberoende. Där är enkla rutiner ett viktigt skydd.

– Inför checklistor för ansökan, beviljande och avslut. Fråga er: ’Vad händer om alla dokument är borta?’ Då blir det tydligt varför rutinerna behövs, säger Tommy Bengtsson.

Från bidrag till strategi

Sammanfattningsvis visar erfarenheterna att extern finansiering inte bara är ett sätt att få in mer pengar. När den används rätt blir den ett strategiskt verktyg för att bygga kapacitet, sprida kunskap och påskynda omställningen. Projekten blir då inte tillfälliga satsningar, utan delar av en långsiktig förändring.

Checklista: Åtta steg mot extern finansiering

• Förankra varför ni ska arbeta med extern finansiering.
• Analysera mål och utmaningar.
• Organisera arbetet – funktioner och roller.
• Skapa rutiner för idéhantering.
• Bygg portföljer för lärande och samordning.
• Håll koll på finansieringslandskapet.
• Planera för medfinansiering.
• Förbered själva ansökan.