Så kan en enkel metod ge ny kraft i ledarskapet

I den här artikeln kommer jag beskriva hur en metod som jag började använda mig av för att nätverka och skapa kommunikationsytor i en stor nystartad offentlig förvaltning på drygt 6 200 medarbetare, visade sig vara ett sätt att utforska befintlig organisationskultur samtidigt som det också gav möjlighet att påverka den.

Den nya organisationen startades upp mitt under pandemin, vilket försvårade möjligheterna att träffas fysiskt.

Bygga över mellanrummen

Som direktör i ny förvaltning ställde jag frågan till en arbetsgrupp där vi jobbade med chefsutveckling hur vi kan arbeta med att nå hela vägen ut i organisationen. Jag fick då tips om lära-känna-samtal. Omgående när organisationen startade i januari 2021, startade jag upp lära-känna-samtal med chefer på olika nivåer. Alla uppmanades att kontakta någon chef de inte kände, prata om sitt ledarskap och vara nyfiken på den andras ledarskap. Det fanns också möjlighet att välja färdiga frågeformuleringar. Syftet är att chefer ska nätverka och känna att de inte är ensamma. I en förvaltning med ca 230 chefer finns det alltid nödvändiga relationer att skapa, antingen för att lyckas i sitt jobb och bygga över de mellanrum som organisationer skapar mellan olika enheters ansvarsområden, att lära sig mer om helheten eller att lära sig mer om sig själv.

Hög drivkraft att påverka

Jag har under dessa dryga 18 månader som organisationen funnits, nu haft lära-känna-samtal med ca 90 chefer. Mest chefer i första linjen. Varje samtal är max 30 minuter och i stort sett alla har kännetecknats av en stor stolthet att vara chef och ledare i förvaltningen, ett stort engagemang och en hög drivkraft att vilja påverka.

En del chefer har lite erfarenhet och en del har lång erfarenhet av ledarskap. Några tar kontakt genom lära-känna-samtal med någon annan chef där man har ett samarbete som är svårt, andra använder det för att lära sig mer om organisationen och få nya kontaktytor och några låter slumpen avgöra vem man kontaktar.

Många har sökt sig till chefsfunktioner efter det att någon på arbetsplatsen sagt till dem att de skulle passa bra som chef. Den kommentaren har gjort att de vågat söka chefstjänster. Vikten av att uppmuntra medarbetare där man ser att kapacitet finns att arbeta som chef blir tydlig.

Skilda förutsättningar

Något som skiljer cheferna åt som jag samtalat med, är de organisatoriska förutsättningarna. En del chefer träffar sina medarbetare dagligen och delar lokaler tillsammans. En del chefer har medarbetare på geografiskt olika ställen, en del har dessutom dygnet runt verksamheter och mycket begränsade möjligheter att träffa hela sin personalgrupp på en gång, en del har stora personalgrupper och en del har färre medarbetare.

Vad jag sett efter 18 månaders lära känna samtal är att själva samtalen med cheferna blir ett sätt att utforska den befintliga organisationskulturen. Jag hör både hur de beskriver sitt ledarskap, sin enhet men också hur de förhåller sig till sitt uppdrag och till organisationen.

Lyfter perspektiv

Genom mina frågor får jag möjlighet att lyfta perspektiv som exempelvis samarbete över enhetsgränser, vad som engagerar, hur de arbetar med delaktighet för dem vi är till för, vad som driver dem i sitt ledarskap etc. Lära känna samtalen blir så vis både en metod att lära känna befintlig organisationskultur men också genom frågorna som ställs ett sätt att påverka den.

Utöver enstaka chefers bilder av sitt ledarskap får jag också en samlad bild av ledarskapet i organisationen, dvs det kollektiva och samlade ledarskapet som har en mycket viktig roll i organisationskulturen, både att bygga den och att upprätthålla organisationskulturen. I organisationer med många medarbetare och med geografisk spridning kan lära känna samtal vara ett sätt att arbeta med organisationskultur. Det blir också ett sätt att knyta band mellan högsta ledning och chefer som är en bit ifrån högsta ledning.

Viktigt med tydlighet

Det är dock viktigt att organisationen känner till att lära-känna-samtalen är ett forum som finns så att det inte väcker oro när en högsta chefen plötsligt bokar in lära-känna-samtal. Det blir också viktigt att i samtalet med den man har lära-känna-samtal med, vara tydlig med vart saker tar vägen om det framkommer frågor som jag som övergripande chef behöver agera på. Det kan handla om brist på stöd, om missnöje eller har förslag på förändringar etc. Vid dessa tillfällen har jag sagt att jag kommer lämna informationen vidare till ansvariga chefer.

Alltid för mycket att göra

Ledarskap är beroende av god förmåga att kommunicera, skapa och behålla relationer samt förmågan till hög samarbetskapacitet internt och externt. Det är återkommande hård belastning och påfrestning både i ledarskapet och i organisationer. Det framkommer inte minst i lära-känna-samtalen.

Det är en del av ledarskapet och i chefsfunktionen att chefer alltid har för mycket att göra och att det är en påfrestning i positionen. Det blir viktigt att leda så att påfrestningen leder till utveckling så att vi inte stannar upp med fokus på hur belastade vi är. Det gör vi genom att prioritera och delegera men lika mycket genom att återkommande jobba med att ha fokus på rätt saker, tydligt fokus på hur vi kommunicerar, hur vi jobbar med våra relationer och ha en lösningsfokuserad ingång i vårt uppdrag. Vad förväntar sig organisationen och omvärlden av oss och vad behöver vi då göra? När vi tar oss vidare utvecklar vi också vår förmåga att leda.

Inte lätt med lösningsfokus

Det är inte alltid lätt att ha lösningsfokus som chef. De frågor som kommer till chefer, kommer just dit för att de behöver det. Antingen har de inte lyckats lösas längre ned i organisationen eller så ska frågan hanteras på chefsnivå utifrån gällande delegationsordning. Det är oftast avvägningsfrågor som inte har ett enda rätt svar utan flera möjliga rätta svar. När svaren är oklara och vi inte vet hur vi ska gå vidare i utmaningar finns en risk att låta problematiserandet ta över och att vi börjar leta efter svaret, som om det fanns en enda lösning.

Det finns chefer som jag pratat med som beskriver att de klarar av att ändra mindset, förstår innebörden i att det är avvägningsfrågor och börjar prova lösningar. Dessa chefer pratar också om sitt ledarskap som mer aktivt och medvetet och här uttalas intresset av att påverka i kombination med att vilja ta ansvar och att det då finns mod att prova olika lösningar för att se hur utmaningen kan hanteras.

Lära-känna-samtal ger dig en bild av befintlig organisationskultur och samtidigt genom dialog och frågor, möjlighet att påverka den. Det är bara att börja!

Camilla Blomqvist

Förvaltningsdirektör Göteborgs stad och fil dr