Så kommunicerar du i förändringskurvans fyra steg

Hon utbildar både chefer, ledare, processledare, projektledare och förändringsledare. Det handlar både om målgrupps- och situationsanpassad kommunikation som följer förändringens olika faser.

– När man kommunicerar förändring är det mottagarperspektivet som är det allra viktigaste. Det kan verka självklart att möta medarbetarna på deras villkor men alltför ofta fokuserar man istället på sändarens perspektiv. Många förstår inte ens att det sker och ännu mindre vad det innebär, säger Cath Blomkvist.

Respektera reaktionen

Hon menar att kärnan handlar om att människor reagerar på förändring och det behöver vi ha respekt för. Annars kan vi inte kommunicera vettigt.

– Kommunikation är ett hantverk som man behöver jobba med varje dag. Och det är inte bara kommunikationsavdelningen som ska göra det. Cheferna har en viktig roll och de behöver förstå vad det innebär att leda förändring, säger Cath Blomkvist.

Hennes metod är att anpassa kommunikationen efter var människorna befinner sig i den så kallade förändringskurvan. Det är enkelt men glöms ofta bort då man fokuserar mer på förändringen än på människorna.

Kommunicera i förändringskurvan

– Det fungerar till exempel inte bra att kommunicera vissa saker för tidigt. Framgångshistorier vill man ofta kommunicera tidigt. Men vänta gärna med det, för om medarbetar är i en motståndsfas är det meningslöst. Historien kommer att skjutas i sank av medarbetarna och kan inte användas igen.

Cath Blomkvist stöter ofta på begreppet transparens. Men hon tycker att det kan vara otydligt vad man faktiskt menar med det.

– Gör det tydligt vad ni menar med transparens och delaktighet och vad det betyder i er aktuella förändring. Om medarbetarna tror att de ska få veta allt och inte får det skapar det bara motstånd. Var oerhört tydlig med vad man får vara med och påverka och vad man inte kan påverka, säger Cath Blomkvist som vid upprepade tillfällen återkommer till hur viktigt det är med tydlighet.

Använd frågorna

Ett annat fundament Cath Blomkvist återkommer till är frågorna. Hon menar att frågor från medarbetarna är det bästa man kan få i en förändring.

– Då vet man att processen är igång. Tystnad är inget att eftersträva. Här är det viktigt att ge svar på frågorna för att medarbetaren ska kunna gå vidare. Får man inte svar står man kvar på samma ställe.

Ingen fråga är för liten eller oväsentlig och mycket vilar på att närmaste chefen är väldigt närvarande och kan ge svar när frågorna kommer.

– Det handlar i första hand inte om att ge fakta utan om ett samspel som bygger förtroende. Men exempelvis i ett globalt företag kan det vara svårt att få svar på olika frågor. Då finns risk att chefen får sitta emellan och blir gisslan. Där är det tufft att vara förändringsledare.

Fel etikettera människor

Ett vanligt misstag när man målgruppsanpassar sin kommunikation är att man har ”fel” utgångspunkt.

– Ofta gör man fortfarande misstaget att målgruppsanpassa utifrån etiketter av människor till exempel kvinnor 50-år eller ingenjörer 28 år. Jag menar att det är reaktionerna som är det intressanta, inte ålder eller yrkeskategori.

Cath Blomkvist har skrivit boken ”Mango i huvet? – strategisk förändringskommunikation i praktiken” som innehåller en rad konkreta tips på hur du som förändringsledare kan kommunicera i en förändring.

Här får du ett par tips per fas i förändringskurvan:

Blockering – målet med kommunikationen är att nå igenom.
Se till att upprepa förändringsbudskapen och använda många olika kanaler. Det är nästan omöjligt att kommunicera ”för mycket” i den här fasen.

Motstånd – det kan vara tufft att vara budbärare i en förändring.
Stötta därför budbärarna så mycket du kan, till exempel genom bra faktaunderlag och budskapsträning.

Bearbetning – nu är de förändringsutsatta på god väg och behöver uppmuntran/bekräftelse.
Varför inte sprida budskap om dem i organisationen? – de är ju framgångshistorier!
Det är i den här fasen delaktighet kan bli verklighet, så skapa så mycket dialog som möjligt.

Acceptans – kommunikationsinsatserna riktar framåt.
För alla vet ju att det kommer nya förändringar. Men – se till att göra ett ordentligt och tydligt avslut på den aktuella förändringen och – fira måluppfyllelsen!